1、 整理客户资料、建立客户档案
客户送车进厂维修养护或来公司咨询、商洽有关汽车技术服务,在办完有关手续或商谈完后,业务部应于二日内将客户有关情况整理制表并建立档案,装入档案袋。客户有关情况包括:客户名称、地址、电话、送修或来访日期,送修车辆的车型、车号、车种、维修养护项目,保养周期、下一次保养期,客户希望得到的服务,在本公司维修、保养记录(详见“客户档案基本资料表”)。
2、 根据客户档案资料,研究客户的需求
业务人员根据客户档案资料,研究客户对汽车维修保养及其相关方面的服务的需求,找出“下一次”服务的内容,如通知客户按期保养、通知客户参与本公司联谊活动、告之本公司优惠活动、通知客户按时进厂维修或免费检测等等。
3、与客户进行电话、信函联系,开展跟踪服务
业务人员通过电话联系,让客户得到以下服务:
(1)询问客户用车情况和对本公司服务有何意见;
(2)询问客户近期有无新的服务需求需我公司效劳;
(3)告之相关的汽车运用知识和注意事项;
(4)介绍本公司近期为客户提供的各种服务、特别是新的服务内容;
(5)介绍本公司近期为客户安排的各类优惠联谊活动,如免费检测周,优惠服务月,汽车运用新知识晚会等,内容、日期、地址要告之清楚;
(6)咨询服务;
(7)走访客户
售后服务工作规定:
1、售后服务工作由业务部主管指定专门业务人员——跟踪业务员负责完成。
2、跟踪业务员在客户车辆送修进场手续办完后,或客户到公司访谈咨询业务完后,两日内建立相应的客户档案。客户档案内容见本规定第二条第一款。
3、跟踪业务员在建立客户档案的同时,研究客户的潜在需求,设计拟定“下一次”服务的针对性通话内容、通信时间。
4、跟踪业务员在客户接车出厂或业务访谈、咨询后三天至一周内,应主动电话联系客户,作售后第一次跟踪服务,并就客户感兴趣的话题与之交流。电话交谈时、业务员要主动询问曾到我公司保养维修的客户车辆运用情况,并征求客户对本公司服务的意见,以示本公司对客户的真诚关心,与在服务上追求尽善尽美的态度。对客户谈话要点要作记录,特别是对客户的要求,或希望或投诉,一定要记录清楚,并及时予以处理。能当面或当时答复的应尽量答复;不能当面或当时答复的,
xx年3月6日下午, “06年售后质量报告暨xx年工作计划”会议在集团三楼报告厅隆重召开,制造公司320余名干部员工参加了会议。会议由制造公司副总莫长山主持。
在会上,技术工艺部范强就06年售后反馈的质量问题,尤其是出口机组的质量问题以图片的形式进行了汇编,并向大会作了通报,让全体员工能够更加清晰地感受和了解销往国外的机组所发生的质量问题,以便在今后的生产中加以避免和改进。
陈总在制造公司xx年的工作规划中,首先对06年的工作进行了简单的`总结,一方面肯定了06年取得的成绩,同时也指出了工作中存在的不足。同时,围绕吴总“提高质量、降低成本”的目标,明确xx年制造公司要重点做好的两项工作,一是从细处着手,采取综合措施,进一步提升产品质量。二是全方位开展降耗活动,降低产品制造成本,特别是要作好板材、铜管、铝箔、制冷剂、气体、电线等物资的控制。
质量是企业生存之本,为使xx年产品质量再上新高,陈总要求作好如下工作: 一是紧密跟踪售后和检验,确保产品质量问题得到有效、持续的改进,重点是老问题的跟踪和新问题的改进落实;二是进一步完善和细化工艺,更好的保证产品质量;三是车间严格首件检验和“三检”制度,严把制造过程质量关;四是持续进行员工培训,不断提高其技能,以技能保证产品质量。对出问题和易出问题的环节进行重点培训;新员工和老员工培训要有区别;出问题点与不出问题点培训有区别;特殊工种、关键工种与一般工种培训有区别;五是细化质量责任制,加大考核力度,根除因责任心不强导致的质量问题;六是严格按体系文件要求执行,确保体系有效运行;七是学习国内外同行业名牌企业先进产品质量管理方法,提升出口产品质量。按照自找问题,自我否定的方法,提升水平。
优秀的干部员工队伍是企业发展的重要保证。在人员培训和梯队建设方面,陈总也作了具体的安排和布署,要求各部门要发现人、培养人,用好人,做好员工的职业生涯规划。
陈总最后号召全体干部员工要养成认真负责、兢兢业业的工作态度,不论何种工作、不论事情大小,都要认真去做并且都要做好、做漂亮、做精致,使我们公司产品质量和基础管理在06年的基础上百尺竿头,更进一步。
最后贝莱特执行总经理康总对会议的召开给以了高度的评价,并对xx年市场环境和贝莱特空调的销路作了简单的介绍,同时要求大家只有紧密团结在以吴总为核心的集团领导班子周围,按照我们制定的计划扎实开展工作,我们的目标就一定能够实现。
这次会议的召开不仅使全体干部员工明确了工作重点和方向,同时也增强了大家为实现xx年公司总目标的信心和决心。
xx年3月6日下午, “XX年售后质量报告暨xx年工作计划”会议在集团三楼报告厅隆重召开,制造公司320余名干部员工参加了会议。会议由制造公司副总莫长山主持。
在会上,技术工艺部就XX年售后反馈的质量问题,尤其是出口机组的质量问题以图片的形式进行了汇编,并向大会作了通报,让全体员工能够更加清晰地感受和了解销往国外的机组所发生的质量问题,以便在今后的生产中加以避免和改进。
陈总在制造公司xx年的工作规划中,首先对XX年的工作进行了简单的总结,一方面肯定了XX年取得的成绩,同时也指出了工作中存在的不足。同时,围绕吴总“提高质量、降低成本”的目标,明确xx年制造公司要重点做好的两项工作,一是从细处着手,采取综合措施,进一步提升产品质量。二是全方位开展降耗活动,降低产品制造成本,特别是要作好板材、铜管、铝箔、制冷剂、气体、电线等物资的控制。
质量是企业生存之本,为使xx年产品质量再上新高,陈总要求作好如下工作: 一是紧密跟踪售后和检验,确保产品质量问题得到有效、持续的改进,重点是老问题的跟踪和新问题的改进落实;二是进一步完善和细化工艺,更好的保证产品质量;三是车间严格首件检验和“三检”制度,严把制造过程质量关;四是持续进行员工培训,不断提高其技能,以技能保证产品质量。对出问题和易出问题的环节进行重点培训;新员工和老员工培训要有区别;出问题点与不出问题点培训有区别;特殊工种、关键工种与一般工种培训有区别;五是细化质量责任制,加大考核力度,根除因责任心不强导致的质量问题;六是严格按体系文件要求执行,确保体系有效运行;七是学习国内外同行业名牌企业先进产品质量管理方法,提升出口产品质量。按照自找问题,自我否定的方法,提升水平。
xx年是管理提升年,为提升管理水平,陈总要求制造公司要建立和完善以下工作制度:
1、车间调度会制度;
2、车间质量分析会制度;
3、车间技术准备会制度;
4、车间成本费用分析会制度;
5、管路现场评审会制度;
6、车间考评制度;
7、车间专检制度;
8、车间合理化建议奖励制度。
优秀的干部员工队伍是企业发展的重要保证。在人员培训和梯队建设方面,陈总也作了具体的安排和布署,要求各部门要发现人、培养人,用好人,做好员工的职业生涯规划。
陈总最后号召全体干部员工要养成认真负责、兢兢业业的工作态度,不论何种工作、不论事情大小,都要认真去做并且都要做好、做漂亮、做精致,使我们公司产品质量和基础管理在06年的基础上百尺竿头,更进一步。
最后贝莱特执行总经理康总对会议的召开给以了高度的评价,并对xx年市场环境和贝莱特空调的销路作了简单的介绍,同时要求大家只有紧密团结在以吴总为核心的集团领导班子周围,按照我们制定的计划扎实开展工作,我们的目标就一定能够实现。
这次会议的召开不仅使全体干部员工明确了工作重点和方向,同时也增强了大家为实现xx年公司总目标的信心和决心。
1、售后服务工作由业务部主管指定专门业务人员——跟踪业务员负责完成。
2、跟踪业务员在客户车辆送修进场手续办完后,或客户到公司访谈咨询业务完后,两日内建立相应的客户档案。客户档案内容见本规定售后工作计划第二条售后工作计划第一款。
3、跟踪业务员在建立客户档案的同时,研究客户的潜在需求,设计拟定“下一次”服务的针对性通话内容、通信时间。
4、跟踪业务员在客户接车出厂或业务访谈、咨询后三天至一周内,应主动电话联系客户,作售后售后工作计划第一次跟踪服务,并就客户感兴趣的话题与之交流。电话交谈时、业务员要主动询问曾到我公司保养维修的客户车辆运用情况,并征求客户对本公司服务的意见,以示本公司对客户的真诚关心,与在服务上追求尽善尽美的态度。对客户谈话要点要作记录,特别是对客户的要求,或希望或投诉,一定要记录清楚,并及时予以处理。能当面或当时答复的应尽量答复;不能当面或当时答复的,通话后要尽快加以研究,找出办法;仍不能解决的,要在两日内报告业务主管,请示解决办法。并在得到解决办法的当日告知客户,一定要给客户一个满意的答复。
5、在“销售”后售后工作计划第一次跟踪服务的一周后的7天以内,业务跟踪员应对客户进行售后工作计划第二次跟踪服务的电话联系。电话内容仍要以客户感兴趣的话题为准,内容避免重复,要有针对性,仍要体现本公司对客户的真诚关心。
6、在公司决定开展客户联谊活动、优惠服务活动、免费服务活动后,业务跟踪员应提前两周把通知先以电话方式告之客户,然后于两日内视情况需要把通知信函向客户寄出。
7、每一次跟踪服务电话,包括客户打入本公司的咨询电话或投诉电话、经办业务员都要做好电话记录,登记入表(附后),并将电话记录存于档案,将电话登记表归档保存。
8、每次发出的跟踪服务信函,包括通知、邀请函、答复函都要登记入表(附后),并归档保存。
(四)指定跟踪业务员不在岗时,由业务主管临时指派本部其他人员暂时代理工作。
(五)业务主管负责监督检查售后服务工作;并于每月对本部售后服务工作进行一次小结,每年末进行一次总结;小结、总结均以本部工作会形式进行,由业务主管提出小结或总结书面报告;并存档保存。
(六)本制度使用以下四张表格:“客户档案基本资料表”、“跟踪服务电话记录表”、“跟踪服务电话登记表”、“跟踪服务信函登记表”。
1、 整理客户资料、建立客户档案
客户送车进厂维修养护或来公司咨询、商洽有关汽车技术服务,在办完有关手续或商谈完后,业务部应于二日内将客户有关情况整理制表并建立档案,装入档案袋。客户有关情况包括:客户名称、地址、电话、送修或来访日期,送修车辆的车型、车号、车种、维修养护项目,保养周期、下一次保养期,客户希望得到的服务,在本公司维修、保养记录(详见“客户档案基本资料表”)。
2、 根据客户档案资料,研究客户的需求
业务人员根据客户档案资料,研究客户对汽车维修保养及其相关方面的服务的需求,找出“下一次”服务的内容,如通知客户按期保养、通知客户参与本公司联谊活动、告之本公司优惠活动、通知客户按时进厂维修或免费检测等等。
3、与客户进行电话、信函联系,开展跟踪服务
业务人员通过电话联系,让客户得到以下服务:
(1)询问客户用车情况和对本公司服务有何意见;
(2)询问客户近期有无新的服务需求需我公司效劳;
(3)告之相关的汽车运用知识和注意事项;
(4)介绍本公司近期为客户提供的各种服务、特别是新的服务内容;
(5)介绍本公司近期为客户安排的各类优惠联谊活动,如免费检测周,优惠服务月,汽车运用新知识晚会等,内容、日期、地址要告之清楚;
(6)咨询服务;
(7)走访客户
售 后 服 务 管 理 制 度
售后服务工作规定
1、售后服务工作由业务部主管指定专门业务人员——跟踪业务员负责完成。
2、跟踪业务员在客户车辆送修进场手续办完后,或客户到公司访谈咨询业务完后,两日内建立相应的客户档案。客户档案内容见本规定第二条第一款。
3、跟踪业务员在建立客户档案的同时,研究客户的潜在需求,设计拟定“下一次”服务的针对性通话内容、通信时间。
4、跟踪业务员在客户接车出厂或业务访谈、咨询后三天至一周内,应主动电话联系客户,作售后第一次跟踪服务,并就客户感兴趣的话题与之交流。电话交谈时、业务员要主动询问曾到我公司保养维修的客户车辆运用情况,并征求客户对本公司服务的意见,以示本公司对客户的真诚关心,与在服务上追求尽善尽美的态度。对客户谈话要点要作记录,特别是对客户的要求,或希望或投诉,一定要记录清楚,并及时予以处理。能当面或当时答复的应尽量答复;不能当面或当时答复的,通话后要尽快加以研究,找出办法;仍不能解决的,要在两日内报告业务主管,请示解决办法。并在得到解决办法的当日告知客户,一定要给客户一个满意的答复。
5、在“销售”后第一次跟踪服务的一周后的7天以内,业务跟踪员应对客户进行第二次跟踪服务的电话联系。电话内容仍要以客户感兴趣的话题为准,内容避免重复,要有针对性,仍要体现本公司对客户的真诚关心。
6、在公司决定开展客户联谊活动、优惠服务活动、免费服务活动后,业务跟踪员应提前两周把通知先以电话方式告之客户,然后于两日内视情况需要把通知信函向客户寄出。 7、每一次跟踪服务电话,包括客户打入本公司的咨询电话或投诉电话、经办业务员都要做好电话记录,登记入表(附后),并将电话记录存于档案,将电话登记表归档保存。 8、每次发出的跟踪服务信函,包括通知、邀请函、答复函都要登记入表(附后),并归档保存。
(四)指定跟踪业务员不在岗时,由业务主管临时指派本部其他人员暂时代理工作。
(五)业务主管负责监督检查售后服务工作;并于每月对本部售后服务工作进行一次小结,每年末进行一次总结;小结、总结均以本部工作会形式进行,由业务主管提出小结或总结书面报告;并存档保存。
(六)本制度使用以下四张表格:“客户档案基本资料表”、“跟踪服务电话记录表”、“跟踪服务电话登记表”、“跟踪服务信函登记表”。
业 务 接 待 工 作 制 度
业务接待工作是业务工作的一个重要组成部分,它包括业务接待工作程序,内容解说,工作内容与要求,(即工作内容规定)。
为做好独山县20xx年医疗器械生产经营使用监督管理工作,推进实施新《医疗器械监督管理条例》及其配套法规,认真落实州市场监督管理局《黔南州20xx年度医疗器械监管工作计划》相关要求,结合我县医疗器械监管和疫情防控工作实际,特制订本计划。
一、工作目标
贯彻落实“四个最严”的总体要求,紧紧围绕守住安全底线、促进产业发展两大目标,加强医疗器械全生命周期监管,围绕“放管服”的要求,强化依法监管、精准监管、协同监管,坚持“问题导向,防范风险,分级监管,源头防控,责任分明”的原则,推进落实监管责任和企业主体责任,进一步提升医疗器械安全监管水平,进一步提升医疗器械企业诚信自律意识和质量管理水平,切实保障人民群众用械安全。
二、主要任务
(一)加强医用口罩等疫情防控用医疗器械产品的质量监管,有效保障常态化疫情防控需要
1.进一步加强疫情防控用医疗器械生产企业的质量监管。一是按照省局要求,对已获取第二类医疗器械正式注册证和生产许可证、贵州省医疗器械疫情应急注册证及生产批复的疫情防控用医疗器械生产企业,企业生产地址所在地药品管理科要继续开展驻厂监督工作,如实掌握企业生产情况并报送相关工作报表。二是督促疫情防控用医疗器械生产企业严格按照《医疗器械监督管理条例》和《医疗器械生产质量管理规范》的要求开展生产活动。要求相关企业切实履行产品质量主体责任,强化生产管理,对原材料采购、生产全过程、销售情况等环节进行记录,严格实施批号管理制度,保证产品可追溯。
2.进一步加强对新冠肺炎核酸检测试剂等疫情防控用医疗器械经营使用环节的质量监管。各分局加强对辖区内新冠肺炎核酸检测试剂等相关医疗器械产品经营企业和使用单位的监管,重点检查试剂等医疗器械是否从合法渠道购进、试剂冷链运输过程是否符合试剂贮运要求,使用单位和经营企业是否严格执行进货查验记录制度和使用前的检查记录,确保新冠肺炎核酸检测试剂安全有效可追溯。
3.加强对口罩等疫情防护医疗器械违法违规行为的打击力度。坚决落实“四个最严”要求,依法依规严肃处理疫情防控用医疗器械生产、经营和使用环节的违法行为。
(二)将日常监管和加密检查(含许可备案检查、专项检查、重点检查、有因检查)有机整合。加强对医疗器械生产、经营和使用单位的监管,继续推进涉械单位医疗器械质量管理体系的有效运行。
1.强化医疗器械生产环节监督检查。强化辖区内医疗生产企业的风险管控和质量管理意识,继续督促指导企业全面实施医疗器械生产质量管理规范(GMP),落实好企业质量安全主体责任,确保不发生源头性器械质量事故。根据省市场监管局确定的监管级别对辖区内医疗器械生产企业开展日常监管,20xx年11月30日前,县市场监管局配合州市场监管局开展监督检查并监督企业完成不合格问题整改工作。
2.强化医疗器械经营企业监督检查。各分局督促指导辖区内医疗器械经营企业按照《医疗器械经营质量管理规范》开展经营活动;强化网络交易监管,继续推进《医疗器械网络销售监督管理办法》的落实。要求企业进一步加强采购、验收、贮存、销售、运输等重点环节的质量管理,确保经营流通器械质量安全。辖区内经营有《医疗器械经营环节重点监管目录》中产品(包括无菌类、植入材料和人工器官类、体外诊断试剂类、软性角膜接触镜、部分设备仪器类等)的经营企业为三级监管企业,除三级监管外的经营第二、三类医疗器械的批发企业为二级监管企业,除二、三级监管外的其他医疗器械经营企业为一级监管企业。20xx年11月30日前,各分局对辖区内确定为三级监管的经营企业,要按照《医疗器械经营环节重点监管目录及现场检查重点内容》的要求组织开展一次以上监督检查,血糖仪、治疗仪、牙科根管钉、牙科树脂产品可结合各地监管实际组织开展;对确定为二级监管的经营企业,每两年检查不少于一次(每年需检查辖区内50%以上的二级监管企业);对确定为一级监管的经营企业,每三年检查不少于一次(每年需检查辖区内30%以上的一级监管企业),确保检查覆盖率。
3.加强医疗器械使用单位监管。继续推进《医疗器械使用质量监督管理办法》的贯彻实施,督促全县医疗机构建立覆盖质量管理全过程的使用质量管理制度,落实主体责任;全面强化使用环节的质量监管,提高医疗机构医疗器械使用质量管理水平。各分局对辖区内二级医疗机构、私立医院全年至少检查1次,监管覆盖率为100%;其它使用单位全年监管覆盖率为50%,两年覆盖一次。对使用有较高风险、有特殊储运要求医疗器械的使用单位(如体外诊断试剂、无菌和植入类医疗器械、定制式义齿等)、违反有关法律法规受到行政处罚的使用单位以及存在隐患较多的使用单位实施重点监管。
4.认真组织开展各类专项检查。各分局按照国家市场监管总局和省、州、县统一部署,继续组织开展无菌、植入性高风险产品的专项检查,同时对创新医疗器械产品和抽检不合格产品、集中带量采购产品以及不良事件频发产品的监督检查;在继续开展装饰性彩色平光眼镜专项治理的基础上,今年将增加输液泵产品的检查力度以及血压计、助听器等家用自用产品的检查工作。通过专项整治,净化医疗器械市场秩序,确保安全生产和人民群众用械安全。
5.加强医疗器械网络销售监管。各分局严格落实《医疗器械网络销售监督管理办法》,按照国家和省局“清网”行动工作部署和线上线下一致的要求规范辖区内网上医疗器械交易行为,开展医疗器械网络销售备案企业监督检查,及时对省、州、县局推送的可疑违规线索进行调查处置并按要求反馈处置结果。
6.抓好日常监管和加密检查中问题整改落实的跟踪检查。各分局对存在问题的医疗器械生产经营企业和使用单位跟踪检查覆盖率100%。强化日常靶向监管和风险防范,切实排查生产、经营、使用过程的风险隐患,综合运用好各项监管措施,加大监督检查的频次,实施严格处罚,让整改落到实处。
7.开展对异常医疗器械经营企业清理工作。各分局全面摸清辖区内经营企业情况,规范医疗器械流通市场秩序,消除监管中的风险点。对于《医疗器械经营许可证》过期不再延续或主动提出注销申请的企业,各分局要告知企业注销许可证或取消备案的`流程、交回《医疗器械经营许可证》或《第二类医疗器械经营备案凭证》原件,报行政许可服务中心依法注销许可证或取消备案;对不在原址但可联系的企业要求企业主动注销或依法办理变更;对不具有原经营许可条件或与备案信息不符且无法取得联系的,附现场检查记录并行文书面报药品管理科,发现医疗器械经营企业擅自变更经营场所、库房地址或者经营条件发生变化、不再符合医疗器械经营质量管理规范要求等情况的,要严格依法依规进行查处。
8.做好医疗器械不良事件监测和召回工作。药品管理科全面落实《医疗器械不良事件监测和再评价管理办法》,把不良事件监测作为日常监管中的必查内容。把上市许可持有人建立不良事件监测和再评价制度、配备机构和人员、开展监测和评价有关工作作为监督检查的重点,指导企业提高开展不良事件监测和再评价工作水平,督促医疗器械上市许可持有人落实产品上市后不良事件监测和再评价以及产品召回的主体责任,并对发现的违法违规行为及时采取控制措施,严肃查处。
9.做好《医疗器械监督管理条例》宣贯落实。法规科根据《医疗器械监督管理条例》及其配套规章的修订情况,结合监管事权和辖区实际,积极开展监管执法人员和企业从业人员的宣贯培训,切实做好法规实施的相关工作。
三、资料及信息报送要求
(一)各分局在6月15日、11月15日前报送《医疗器械生产经营使用单位监督检查半年/全年报表》(附件1),药品管理科汇总后在6月20日、11月20日上报州局并报相关工作总结。
(二)在新冠肺炎常态化疫情防控期间,各分局继续按要求报送相关报表到药品科。
(三)按照省、州相关工作要求,从5月起,各分局每月19日前填报(《新冠病毒检测试剂监督检查情况表》(附件2)。
(四)各分局在医疗器械监管工作中应加强监管信息的报送,对好的做法、工作进展情况应及时进行信息沟通和交流。
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