维普资讯 http://www.cqvip.com ３６ 职业卫生与病伤２００６年第２ｌ卷笫１期Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｏｃｃｕｐａｔｉｏｎａｌ Ｈｅａｌｔｈ ａｎｄ ｌ￣＇ｎＲｇｅ ２００６．Ｖｏ１．２１ Ｎｏ．１ 【职业卫生管理论坛】 论卫生执法档案工作的信息化建设 王涛 。孙静 ［关键词］卫生执法；档案工作；信息化建设 ［中图分类号］Ｇ２７０．７ ［文献标识码］Ｂ ［文章编号］１００６—１７２Ｘ（２００６）０１—０３６—０２ 随着计算机技术的普及和卫生执法工作办公自 为领导在充分掌握信息的基础上做出正确决策提供 动化程度的提高，有关的电子文件数量急剧增加。 服务。 信息化建设及其管理成为卫生执法监督工作的一项 １．３卫生执法档案信息化，可为广大卫生执法工作 重要内容，作为单位信息系统重要组成部分的档案 者进行科研和普及相关卫生法律法规知识等提供智 部门积极参与其中，是单位发展的需要，也是保护 能化服务。在卫生执法档案信息收集、传递、借阅 广大卫生执法工作者知识成果、单位及个人的权益 等方面建立信息服务网络，实现网上传输，可为广 的需要。 大卫生执法工作者学习和查阅相关资料提供极大方 档案管理信息化不单纯是工程项目，它是卫生 便。还可利用卫生执法档案资料，以内部局域网和 执法档案管理不断创新的过程。推进卫生执法档案 对站，编制科普文章，扩大卫生执法工作的社 的信息化建设对卫生执法监督工作的发展具有十分 会影响，较好发挥宣传教育作用。 重要的意义。 ２ 卫生执法档案信息化建设进程中要解决的主要问 １ 卫生执法档案信息化建设的重要性和必要性 题 １．１卫生执法档案信息化，可改进卫生执法档案管 ２．１需要较高层次的卫生执法档案信息含量。二十 理工作。只有实现档案信息化，才能冲破档案利用 一世纪是信息高速增长、高度综合的时代，信息的 的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从 价值就在于它的真实性、准确性及信息量的大小。 档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职 卫生执法档案中的高科技信息含量比重会随着卫生 能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理， 执法档案事业的发展越来越大［ 。一方面，高新技 为广大卫生执法工作者提供高效、优质的服务。 术设备、手段广泛运用在卫生执法工作的各个方面， １．２卫生执法档案信息化，可用翔实档案信息支持 必将产生大量的技术含量高的卫生执法档案，并使 决策和管理。决策的及时正确、管理措施的得当， 其内容不断丰富；另一方面不断发展的卫生执法工 要靠完整的、可靠的信息和快速的综合分析能力来 作又需要利用较高层次化的档案信息，这就对卫生 保证…１。对此，卫生执法档案信息化有着独特的优 执法档案的收集、保管、利用提出了更高的要求。 势，可针对决策者的需要，方便、快捷地提供相关 ２．２需要把卫生执法档案的潜在价值充分转化为现 档案信息，客观真实地反映卫生执法工作开展情况， 实的使用价值。尽管各卫生执法档案室在提供利用 上已经有了很大改进，由于人员素质、工作阅历等 方面的，仍有一部分人认为档案室就是收藏档 １成都市卫生执法监督所 （四川 成都６１００２１） 案的地方，他们的工作就是保管档案，对卫生执法 ２成都市档案局 作者简介：王涛，女，本科，经济师，信息管理。 档案利用工作的重视程度没有上升到应有的高度， 维普资讯 http://www.cqvip.com 业卫生与病伤 Ｏ６年第２１卷第１期Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｏｃｃｕｐａｔｉｏｎａｌ Ｈｅａｌｔｈ ａｎｄ Ｄａｍａ ２００６．ｖｏ１．２１ Ｎｏ．１ ３７ 使散落在诸多故纸堆中的“死档案”迅速服务于现实 “活档案”的超前服务还很不够，没有能把卫生执法 档案的潜在价值充分转化为现实的使用价值，影响 了卫生执法档案信息资源利用效益的发挥。在当今 的信息时代，只有加大卫生执法档案的信息化建设 力度，才能激活大量的卫生执法档案信息，从而使 之发挥最大的效益。 ３卫生执法档案信息化建设中应采取的对策 ３．１ 维护档案信息的真实性，确保信息、载体安 全。电子文件存在形式的双重性、信息内容的可变 性和信息载体的低安全性，容易被人修改、复制、 拷贝，修改后几乎不留任何痕迹，致使档案的真实 性难以判断和检查。电子档案在输人、贮存、传输 和利用过程中也存在着信息失控、污染、干扰、丢 失、病毒人侵、人为破坏等不安全现象。因此，必 须采取积极的办法，使保存的电子文件适应新的技 术，以达到永久性保存和准确转换与还原的目的。 在保管过程中应充分注意到档案设备安全和信息安 全２方面，设备安全应当在设备配置、系统安装和 应用软件的配置上加以考虑＿３。信息安全则需要一 ３＿系列措施予以保证，如运用数据加密、对同一电子 文件采用多个不同格式制作备份拷贝，以及利用纸 质文件将电子文件的内容加以固定即文件归档实行 “双套制”等，在查阅内控的信息时，需经档案工作 人员验证利用者的身份后，再将档案信息传送出去， 以防止信息丢失、被非法更改、泄密等事件的发生。 此外，还要尽量降低电子文件对设备的依赖性，以 利于电子文件的长久保管和利用。 ３．２抓好制度建设，完善各类规章，实现依法治 档。在卫生执法档案的信息化建设中，要根据工作 的发展及电子文件的特点，积极吸收、采纳、转化 有关电子文件的归档和电子档案管理的各项标准， 制定出相应的信息交换规范、管理模式及规章制度， 如电子档案鉴定制度、电子档案备份制度、利用者 身份确认制度、网络安全管理制度等，加强对电子 文件积累、著录、归档等工作的监督指导，以保障 电子档案建设的安全有序开展。 ３．３将传统的档案管理方法与信息化手段有机结 合，综合运用档案管理技术。电子文件以其现代化 手段，在文件存储、输出、处理等方面，具有纸质 文件无法比拟的优越性，而且日益为人们所瞩目， 但是必须注意，纸质文件毕竟是档案的原件，发挥 着电子文件尚不能取代的法律凭证作用，纸质文件 不仅需要归档，而且还需要进行必要的整理，以便 与电子文件相互呼应，更好地保管和利用，进一步 快速有效地发挥档案的作用。 ３．４强化专业技能，提高档案工作者的综合素质。 档案的信息化建设使得档案信息图文并茂、信息内 容更加丰富，管理手段更加智能化。档案管理人员 要同时履行信息管理、知识管理的职能，这对档案 工作者提出了更高的道德规范、行为准则和信念目 标，档案人员应适应新形势，不断提高自身综合素 质，熟练掌握理论和其他相关知识、计算机操作、 数据录人、数据库管理、网络管理等新知识、新技 能，从容应对档案信息化建设中面临的新情况、新 问题。 卫生执法档案信息化并不是简单将纸质文件进 行数字化处理的过程，它代表的是一种全新的基础 设施和信息环境，它不但靠卫生执法档案工作人员 的努力，也依托于整个单位信息化水平的提升。我 们有理由相信，在不久的将来，卫生执法工作者既 能在自己的办公桌上随时上网检索所需的参考文件， 工作完成后，又能在网上归档，还能在网上便捷地 查阅有关资料，从而大大提高工作时效，更好地为 保障人民健康服务。 ４参考文献 ［１］张红．加强档案利用工作，为医院发展服务［Ｊ］，中国 档案，２００１（４）：２４． ［２］陈永成，档案资源信息化［Ｊ］．中国档案，２００１（６）： ｌ７一ｌ９， ［３］黄顶飞，略论数字档案馆［Ｊ］．西安档案，２００１（４）： ２９—３Ｏ． ［４］盛．学校电子文件的收集与归档［Ｊ］．中国档案， ２００４（６）：３５—３７． Ｉ收稿日期：２００５—０８—０４）
