项目文档管理规范
项目文档管理规范
文件类别 签字发布 发布日期 ○手册○过程文件/程序文件●指南文件/作业指导○其他 版 本 号 1.0 密 级 ●普通 ○秘密
金蝶建筑与房地产事业部
实施管理部
目 录
1. 目的 ......................................................................................................................................... 2 2. 范围 ......................................................................................................................................... 2 3. 文档发布标准 ......................................................................................................................... 2 4. 文档变更标准 ......................................................................................................................... 3 5. 文档归档标准 ......................................................................................................................... 4 6. 项目文档范围 ......................................................................................................................... 5 7. 文档审计标准 ......................................................................................................................... 6 附件 ................................................................................................................. 错误!未定义书签。
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项目文档管理规范
1. 目的
在项目生命周期中会形成很多文档资料，包括工作文档和技术文档。这些文档资料是未来进行系统维护、升级和提供运维服务所必须的，是项目管理中非常重要的一部分工作。为加强项目过程中的风险控制，维护金蝶公司利益，特制订本规范对项目各类文档进行规范管理。
从法律角度来看，项目生命周期中产出的文档代表了金蝶公司作为服务提供方按照合同约定完成交付义务的标志，具有重要的证据作用；同时也代表了客户方对金蝶公司提供的服务的接受和确认。
2. 范围
此规范适用于组织内所有项目的文档管理活动，并且各公司设置了相应的项目管理办公室（PMO）管理项目，各公司可依据自身的实际情况进行修改选用。
3. 文档发布标准
为了规范项目文档的格式、结构、范围和填写标准等，金蝶房地产实施管理部参考公司开发方和实施方，整理了项目各阶段需要提交的文档名称和模板，通过评审后进行发布，所有在建项目均须使用标准模板。
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第2页，共9页 项目文档管理规范
流程说明：
（1） 项目管理专员参考公司实施方和开发方制定文档模板； （2） PMO对文档进行评审，部门经理对文档进行会审； （3） 审核通过后，项目管理专员通过OA和邮件发布。
注：PMO为项目管理办公室，文档模板见实施工具包中，参考选用。
4. 文档变更标准
在文档使用过程中，如果发现文档模板或提交方式等有问题，可以提交变更需求，由PMO进行评审，评审通过后，由PMO修改并进行发布应用。
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第3页，共9页 项目文档管理规范
流程说明：
（1） 顾问或项目经理将变更需求提交给部门经理审核； （2） 部门经理汇总后提交PMO评审；
（3） 项目管理专员根据需求修改标准模板，并发布应用。
5. 文档归档标准
一般而言，项目生命周期中的重要文档都需客户方项目经理签字并加盖公章。但考虑到文档重要性不同以及实际情况的复杂性，不同性质文档的确认标准也有所不同。需要客户签字或盖章确认的各项目成果、文档和文件一律采取书面形式提交PMO，不得通过口头、电子邮件等其他形式。纸质文档提交的同时，需要提交版本一致的电子档（在盖章审批的时候作为附件提交即可），以供PMO进行项目配置管理。
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第4页，共9页 项目文档管理规范
流程说明：
（1） 项目经理将经客户项目经理签字盖章的项目文档原件提交部门经理； （2） 部门经理审查确认后，将文档（原件）提交PMO； （3） PMO盖章后，留一份存档，同时更新文档服务器（VSS）； （4） PMO将经公司盖章的文档返回给项目经理。
6. 项目文档范围
实施类项目周期主要包含项目规划、蓝图设计、系统建设、系统切换和持续支持五个阶段，开发类项目周期主要包含规划、设计、编码、上线和验收五个阶段，各个阶段的工作任务不同，所涉及和需要提交的文档也有所不同。 实施类文档清单： 序号 阶段 文 档 清 单 《项目启动会会议纪要》 1 项目规划 《项目组成员名单》 《项目主计划》 2 3 蓝图设计 系统建设 《需求分析报告》 《解决方案》 《系统测试报告》 数量 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 确认方式 签字＋盖章 签字＋盖章 签字 签字＋盖骑缝章 签字＋盖骑缝章 签字＋盖骑缝章 第5页，共9页 金蝶软件(中国)有限公司 版权所有 翻版必究
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4 5 6 切换准备 系统切换 持续支持 《上线切换报告》 《初验报告》 《验收报告》 《系统运行问题跟踪记录单》 《项目变更单》 《产品安装确认报告》 《重要阶段会议会议纪要》 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 签字＋盖骑缝章 签字 签字＋盖骑缝章 签字 签字＋盖章 签字＋盖章 签字 7 其他
开发类文档清单： 序号 阶段 文 档 清 单 《项目启动会会议纪要》 1 项目规划 《项目组成员名单》 《项目主计划》 2 3 4 5 设计 编码 上线 验收 《需求分析报告》 《设计方案》 《系统测试报告》 《初验报告》 《验收报告》 《系统运行问题跟踪记录单》 《项目变更单》 6 其他 《实施日志》 《重要阶段会议会议纪要》 数量 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 确认方式 签字＋盖章 签字＋盖章 签字 签字＋盖骑缝章 签字＋盖骑缝章 签字＋盖骑缝章 签字 签字＋盖骑缝章 签字 签字＋盖章 签字 签字 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 一式两份 备注及说明：
（1） 所有文档一式两份，一份公司存档，一份客户存档；
（2） 文档页数≦2页时每页都须盖章；文档页数﹥2页时，首页和未页须盖章，其余盖骑
缝章；
（3） 项目立项时，可根据评审情况适当裁减。
7. 文档审计标准
PMO设置项目管理专员，定期（每个季度不少于一次）根据《文档审计标准》审计项目文档，并出具《文档审计报告》，审计报告发：项目经理、部门经理、PMO经理。《文档审计报告》发出后，项目经理有2周的整改时间，2周后PMO再组织审计，其作为阶段审计结果，纳入项
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目KPI考核，最终审计结果影响KPI。
为了体现文档审计的可操作性和标准性，本规范建立了审计评分规则，按照标准模板设置Checklist点和对应分值，对顾问提交上来的文档逐项进行打分，从而判定文档是否合格，打分结果纳入项目KPI考核。
文档审计评分标准（满分100分，不合格项扣分） 文档名称 《项目启动会会议纪要》 盖章 ★ Checklist 是否使用PMO标准模板 会议决议内容： ① 是否指定双方项目经理和项目组成员名单； ② 是否明确说明项目范围； ③ 项目计划是否与客方确认； ④ 关键阶段验收标准和时间是否与客方确认。 双方是否签字盖章。 分值 2 4 评价 采用非标模板得0分 缺一项扣1分，不明确作为决议得0分。 4 2 5 无得0分，只签字得2分 无得0分 缺一项扣1分。 《项目主计划》 无 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否有项目编码和项目名称； ② 是否有项目范围和验收标准； ③ 是否有项目组织架构和成员名单； ④ 是否有项目计划； 是否有人力投入计划。 PMO是否确认 3 2 无得0分 采用非标模板得0分 第7页，共9页 《项目组成员★ 是否使用PMO标准模板 金蝶软件(中国)有限公司 版权所有 翻版必究
项目文档管理规范 名单》 包含内容： ① 是否明确双方项目经理和项目总监； ② 是否包含姓名、项目角色、联系方式； ③ 项目组织结构是否清晰； ④ 项目组名单是否得到客户确认。 双方是否签字盖章。 《需求分析报告》 ★ 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否有调研活动总结； ② 是否有业务流程描述； ③ 是否有需求分析； ④ 是否得到客户方项目经理确认。 是否签字，并盖骑缝章 《解决方案》 （实施类） ★ 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否有解决方案概述； ② 是否明确方案目标和范围； ③ 方案是否详细、完整； ④ 是否得到客户方项目经理确认。 是否签字，并盖骑缝章 《设计方案》 （开发类） ★ 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否有解决方案概述； ② 是否明确方案目标和范围； ③ 方案是否详细、完整； ④ 是否得到客户方项目经理确认。 是否签字，并盖骑缝章 《上线切换报告》 ★ 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否明确上线的模块和范围； ② 是否有实施过程回顾； ③ 是否有判定上线的决议； ④ 是否得到客户方项目经理确认。 是否盖骑缝章 《验收报告》 ★ 是否使用PMO标准模板 检查内容： ① 是否明确验收的模块和范围； ② 是否有实施过程回顾； ③ 是否有阶段成果产出物； ④ 是否有明确表示项目终验； ⑤ 遗留问题及处理方法。 是否盖骑缝章 金蝶软件(中国)有限公司 版权所有 翻版必究
4 无得0分，只签字得2分 第8页，共9页 4 2 4 无得0分，只签字得2分 无得0分 缺一项扣1分。 4 2 4 无得0分，只签字得2分 无得0分 缺一项扣1分。 4 2 4 无得0分，只签字得2分 采用非标模板得0分 缺一项扣1分。 4 2 4 无得0分，只签字得2分 采用非标模板得0分 缺一项扣1分。 4 2 4 无得0分，只签字得2分 采用非标模板得0分 缺一项扣1分。 4 缺一项扣1分。
项目文档管理规范 《系统运行问题跟踪记录单》 无 是否使用PMO标准模板 检查内容： ① 是否填写项目名称； ② 是否填写提交时间； ③ 是否填写维护人员； ④ 是否填写问题类型； 是否填写问题目前状态。 客户方项目经理是否签字 《实施日志》 是否使用PMO标准模板 检查内容： ① 是否填写客户名称； ② 是否填写部门； ③ 是否填写工作内容； ④ 是否填写起始日期、完成日期； ⑤ 是否填写实际工时。 ⑥ 是否每天填写一张实施日志； ⑦ 是否每个顾问独自填写； 客户是否签字确认。 2 无得0分 3 1 7 无得0分 无得0分 缺一项扣1分。 2 5 无得0分 缺一项扣1分。
文档审计评分标准（加分部分，满分20分，合格项加分） 文档名称 《系统测试报告》 盖章 无 Checklist 是否使用PMO标准模板 包含内容： ① 是否有测试用例； ② 是否有测试问题清单； ③ 是否有明确的测试结果； ④ 是否得到客户方项目经理确认。 客户方项目经理是否签字 分值 2 4 无得0分 评价 缺一项扣1分。 4 2 4 无得0分 无得0分 缺一项扣1分。 《初验报告》 无 是否使用PMO标准模板 检查内容： ① 是否明确初验的模块和范围； ② 是否有阶段成果产出物； ③ 是否明确遗留问题； ④ 是否明确终验标准。 客户方项目经理是否签字 4 无得0分
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