金蝶K3 采购操作说明
目的：掌握采购业务的基本流程和基本采购业务的操作。
要求：根据下述给出的案例资料，完成采购订单、外购入库单、采购的填制工作。
内容：采购资料设置；采购业务处理（多种情况）；采购系统单据及报表查询
一、采购系统与采购业务介绍
采购管理系统，是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。
采购管理系统可以执行采购操作；与供应链其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。
金蝶K3系统中预置了现购、赊购、直运采购、受托入库采购四种采购处理流程以及退购流程，可以满足企业中大多数采购业务的处理。
三、采购资料设置
采购资料设置可以对采购价格管理、供应商供货信息、多计量单位、批号管理等资料进行设置。
对一些特定资料进行设置，如采购价格等，有利于企业采购业务的管理和控制，这些资料不一定非得设置。
采购价格管理
采购价格管理是企业的一个重要的采购之一，灵活的价格体系和价格信息查询可以降低采购成本，严密的限价预警控制手段可以杜绝采购漏洞。
采购价格管理可以进行采购价格维护、采购价格参数设置。
（1）采购价格维护
采购价格维护主要对各种物料对应不同的供应商进行价格设置。
步骤：限价设置：供应链→采购管理→供应商管理→采购价格管理→进入采购价格管理窗口→点击工具栏［限价］→设置
价格设置：供应链→采购管理→供应商管理→采购价格管理→进入采购价格管理窗口→供应商（物料）→选定对应的供应商（物料）→新增→保存→审核
或： 系统设置→基础资料→采购管理→采购价格管理
采购价格设置好后，采购单据录入时，单据中的采购价格项可以根据设置好的采购价格自动进行匹配。采购价格是否含税，与系统维护/系统设置/采购系统选项中含税选项有关。
（2）采购价格参数设置
可以进行限价控制，是指对控制强度与适用单据及控制点（如采购订单、委外加工入库单、购货）等参数的设置。主要包括以下内容：控制强度（该选项包括四个参数值：不控制、预警提示、密码控制、取消业务）和其他选项设置（即采购价格应用选项设置）。
步骤：供应链→采购管理→供应商管理→价格参数设置
四、采购业务处理
（一）常用采购流程
常用采购流程（货先到后到，最后付款）
常用采购流程：采购申请单→采购订单→收料通知单→外购入库单→采购→付款单
除付款单外，其他流程在采购系统处理。黑体单据是基本的业务流程。外购入库单也可以在仓存系统中新增。
该流程体现的实际业务是 ：货先到，后到，最后付款，同时入库单了都在同一个期间入账，处理相对简单。
注意：如果和入库单不在同一个期间入账 ，则仓库账和财务账可能存在不一致的情况，为了保证账实相符，此时需要财务根据入库单进行估价入账处理。
1．采购申请单
采购申请单是各业务部门或计划部门根据主生产计划、物料需求计划、库存管理需要、销售订货、或零星需求等实际情况，向采购部门提请购货申请、并可批准采购的业务单据。
采购申请单是企业需要采购物料时向上级提交的申请单据，此单据用户不一定要填制。单据生成后要审核。
步骤：供应链→采购管理→采购申请→采购申请-新增→填制→保存→审核
2. 采购订单
采购订单是企业采购部门根据各种采购申请单制定，并将给供应商作为订货依据的单据。是购销双方共同签署的、以确认采购活动的标志。
步骤：供应链→采购管理→采购订单→采购订单-新增→关联方法填制→保存→审核
3. 收料通知单
收料通知单是采购部门在物料到达企业后，登记由谁验收、由那个仓库入库等情况的详细单据，便于物料的跟踪与查询。
步骤：供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核
4. 外购入库单
外购入库单，又称收货单、验收入库单等，是确认货物入库的书面证明。
系统将采购、销售的出入库单据，分别归入相应的采购、销售系统处理，以使流程清晰，方便用户处理，用户可以在相应的模块直接操作。库存子系统主要集中处理其他的各种出入库形式，如调拨、盘盈、盘亏等，但仍然保存采购入库、销售出库等单据的处理，以达到业务、库存对极其重要的出入库单据进行双重处理、共同控制的目的。
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核
5. 采购
采购包括采购专用和采购普通。，它们的区别在于专用涉及，而普通不涉及。两种都包括蓝字、红字，它们的生成方式也不同。蓝字是真正的采购，而红字则是指退货。
步骤：供应链→采购管理→采购→采购-新增→关联方法填制→保存→审核
6. 费用
费用是运输单位开给购货单位或加工单位开给来料单位等用于付款、记账的依据。
步骤：供应链→采购管理→费用→费用-新增→关联方法填制→保存→审核
7. 采购钩稽
采购的钩稽，其实际意义是采购与入库单的核对，主要作用是进行实际成本的匹配确认，最后通过外购入库核算后，使外购入库单的成本与采购保持一致。已钩稽的才可以执行入库核算、根据凭证模板生成记账凭证等操作，无论是本期或以前期间的，钩稽后都作为当期来核算成本。
步骤：供应链→采购管理→采购→采购-维护→条件过滤→选择需要钩稽的采购→钩稽→选择对应的和入库单→钩稽
钩稽窗口的上半部分显示了参与钩稽的列表，左边是数量，下半部显示了参与钩稽的外购入库单列表，左边是钩稽的数量。两个数量原则上应保持一致。
（二）暂估入库（货先到后到）
暂估入库操作是货先到采购后到，仓库先入账，财务收到时再入账，所以在到达前实际的仓库账与财务账是有差异的。但其中有一点要注意单据在当月无法到达，单据和货物的处理不在同一个会计期间内，所以财务上一般使用暂估入库，在核算成本时人为的给该物料一个单位成本。
处理流程：采购申请单→采购订单→收料通知单→外购入库单→采购（下月做）
如果企业没有采购申请单和采购订单这些程序可以不做。
注意：暂估入库业务当月不处理，月底在存货核算系统中做暂估处理。
1. 收料通知单
步骤：供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→填制→保存→审核
2. 外购入库单
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联填制→保存→审核
（三）先到货后到
处理流程：采购申请单→采购订单→采购→收料通知单→外购入库单
1. 采购
步骤：供应链→采购管理→采购→采购-新增→填制→保存→审核
2. 收料通知单
步骤：供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核
3. 外购入库单
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核
4. 钩稽外购入库单和采购
步骤：供应链→采购管理→采购→采购-维护→条件过滤→选择需要钩稽的采购→钩稽→选择对应的和入库单→钩稽
（四）退货业务
特点：一般先退货，然后供应商再开。
处理流程：原收料通知单→退料通知单→红字外购入库单→红字采购→退款单
1. 退料通知单
步骤：供应链→采购管理→退料通知→退料通知单-新增→填制→保存→审核
退料通知单可以直接录入，也可以从原收料通知单获取，但注意要更改退料数量。
2. 红字外购入库单
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→点击“红字”按钮→关联方法填制→保存→审核
3. 红字采购及钩稽
步骤：
供应链→采购管理→采购→采购-新增→点击“红字”按钮→关联方法填制→保存→审核→钩稽→选择对应的和入库单→钩稽
（五）分次收到货物
处理流程：
→收料通知单1→外购入库单1
采购申请单→采购订单→收料通知单2→外购入库单2→采购
→收料通知单?→外购入库单?
→付款单
1. 采购订单
步骤：供应链→采购管理→采购订单→采购订单-新增→填制→保存→审核
2. 收料通知单1
步骤：供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核
3. 外购入库单1
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核
4. 收料通知单2
步骤：供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→关联方法填制→保存→审核
5. 外购入库单2
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库单-新增→关联方法填制→保存→审核
6. 采购及钩稽
步骤：
供应链→采购管理→采购→采购-新增→关联填制（按shift或ctrl键选择多张）→保存→审核→钩稽→选择对应的和入库单→钩稽
（六）代管物资
处理流程：收料通知单→退料通知单
收料时采用收料通知单，代管物料发出时采用退料通知单。
收料通知单
步骤：
供应链→采购管理→收料通知→收料通知单-新增→填制→保存→审核
（七）受托代销
收到代销商品时，先放入代管仓。根据实际销售的数量情况，先做同样数量的采购入库，同时再做销售出库，未销售完成的商品退回给受托方。
处理流程：
收料通知单→外购入库单→采购→付款单
↓
销售出库单→销售→付款单
↓
退料通知单
注意：
①收到受托商品时，做一张收料通知单，此时仓库为代管仓，代管仓只核算数量，不核算金额。
②销售受托商品时，要从代管仓转出销售数量的商品，先做外购入库单，入库单必须是关联收料通知单的方法录入，录实仓，同时生成采购（此是与受托方的结算），同时还要做一张实际的销售和销售出库单，发到目标客户。
③当还有受托商品要退回受托方时，只要再做一张退料通知单，从代管库发回给受托方。
三、采购系统单据及报表查询
日常业务处理完毕，需要随时查询已录入的单据或分析采购订单执行情况，则需要通过账簿报表进行处理。
1. 查询外购入库单
步骤：供应链→采购管理→外购入库→外购入库-维护→条件过滤窗口→［条件］选项中红蓝字为全部→［排序］选项中选需要的字段→［表格设置］选项中设置需要显示的内容→确定
选择一个单据，可以“上查”，查询新增录入时关联过的单据，也可以“下查”，查询该单据被哪些单据关联过。
2. 查询采购订单的执行情况
步骤：供应链→采购管理→采购订单→采购订单执行情况汇总表→过滤窗口→按要求修改过滤条件（去掉“仅显示汇总行”） →确定
