信息组织的环境

第三章 信息组织的环境

本章思考：

（1）什么是检索语言?

（2）环境对信息组织有哪些要求？

（3）信息社会和知识经济对信息组织的影响并造就了什么样的信息组织方式？

信息组织从来都是在特定信息资源和信息需求环境下的组织，也是在特定技术支持环境下的组织。信息组织与环境因素密不可分。概括说来，信息组织的环境包括专业环境和社会环境。

传统的、专门的信息服务机构，如图书馆、档案馆、情报（信息）机构等，信息整序和处理是其本职工作和体现其功能的重要方面。这些机构的信息资源、服务需求、技术条件和工作规程等构成了信息组织的相应专业条件或环境。随着当今社会、经济的日益信息化，尤其是信息技术和因特网的渗透，社会上各行各业、各种部门为了自己的生存、发展和效率，正越来越普遍地开展信息管理，加强信息系统建设，相应地也必须进行一定规模的专业化信息组织。因此，专业化信息组织已不再只是图书馆或类似的信息机构所需进行的工作，即信息组织的环境，无论其内涵或范围都大大拓宽了。

对应于信息组织的专业环境，社会、经济、技术层面上的环境则可谓信息组织的社会环境。随着经济和科技的发展，信息社会、知识经济、数字化、高科技、企业信息化等概念已逐渐渗透到人们的社会生活当中。而这些概念的出现和普及，为信息组织提供了良好的社会条件，比如信息意识的增强，但同时也为信息组织提出了新的要求，比如信息获取的简便快捷的要求，这一切形成了信息组织和工作面临的机遇和挑战并存的新的社会环境。

今日，研究信息组织，了解其专业环境背景无疑是基础的，而把握其社会环境变化则更是不可缺少的。 一.信息组织的社会环境 1.信息社会对信息组织的影响

20世纪40年代，以电子计算机技术为代表的现代信息技术的开发，掀起了信息的浪潮，启动了人类社会的信息化进程。随着信息的深化和现代信息技术在社会各领域的普遍应用，人类社会的信息化进程不断加快。与这一进程同步进行的是人类社会在社会资源领域的变革——人类社会赖以生存和发展的基础资源发生了有史以来第一次质的飞跃和升华，即由充分依赖物质资源逐渐向充分依赖非物质资源——信息资源的转化。在这一基础上，20世纪中后期，特别是七八十年代以来，西方发达国家相继进入了信息经济时代。与此相应，对信息经济的基础资源——信息资源的管理日益成为这些国家十分现实的问题。美国在80年代首先提出了信息管理的思想，发达国家信息资源管理实践和信息管理思想的深化，启动了

世界经济的全球化进程，这一进程是人类社会信息化在经济领域的实现过程。世界经济全球化的现实基础就是在现代信息技术的支持下，对社会信息资源的科学管理和有效开发。就其社会学意义而言，当今世界的经济全球化进程，是人类社会信息化完整进程的有机组成部分，具体而言是其基础结构部分。人类社会的信息化进程将是一个相当漫长的历史阶段，目前仅仅是这一历史阶段的初期。在人类社会信息化进程的初级阶段，以经济全球化为实现形式的世界经济信息化是社会信息化的主体。世界经济信息化不仅仅意味着在若干发达国家业已实现的信息经济将在全球范围内迅速扩展与深化，还意味着现代信息技术和相应的社会设施迅速成为整个经济领域的技术基础。更具重要意义的是，信息资源将迅速成为人类社会发展的战略性基础资源。这样，对社会信息资源的科学管理和有效开发的能力，将成为衡量一个国家综合国力高低的最终标志。信息资源管理领域必将成为21世纪国际竞争的制高点和热点领域。因此，信息社会就要对信息进行管理，其中重要环节之一是信息组织。信息社会对信息管理提高到资源管理的高度，这将对信息组织产生深刻影响。信息社会对信息组织的影响主要体现在3个方面： (1)信息需求日益强烈对信息组织的影响

信息社会中信息是增强竞争力的决定因素，只有占据充分的信息才能处于消息灵通、有竞争力的优势地位。所以，信息需求的程度会不断提高。为了满足日益强烈的信息需求，信息组织必须做到能全面、深入、快速提供信息检索系统类的产品，以满足信息社会条件下人们的信息需求。 (2)信息源分布广泛对信息组织的影响

信息化社会中，有信息需求的人群会涉及全社会各个层面。依封闭型信息交流循环的规律，人们利用信息频繁，利用后会产生更多和更大量的信息，因此信息源会广泛分布、信息数量将以指数速率增长，信息组织的任务会更加艰巨。无论是信息采集阶段，还是信息整序存储阶段，以及信息检索开发阶段，其间的信息组织面临着巨大挑战，如果处理不好，如技术跟不上去，将很难适应信息化社会的人们对信息产品的要求。

(3)信息产品质量和形式对信息组织的影响

信息化社会的人们对信息组织的结果，即信息产品要求越来越高，不但要求数量满足需求，还要求质量和品种能使获取信息快捷、方便、多样，能满足用户不同的需求。所以，信息组织工作要以用户为主，站在用户使用的角度做好信息组织工作。如果我们将传统印刷文献信息的检索工具的编制、使用与因特息库的编制、使用加以观察对比，不难发现前者编制工作细致规范，用户使用时检索效率比较高，但对用户检索能力的水平要求也高；后者编制简略随意，用户使用时检索效率较低，但不经培训的用户也能无师自通地使用。为了满足信息化社会人们对信息的强烈需求，信息组织专业人员必须能找到解决这一矛盾的方法。

2.知识经济对信息组织的依托

面向21世纪，知识经济作为一种全新的经济形态，正在和将要全方位地改变人类的社会经济生活。

正如同志所指出的：“知识经济、创新意识对于我们21世纪的发展至关重要。”当前，关于知识经济的定义五花八门，但本质上并无大的差别，都是着重强调知识和信息这样的非物质的东西在经济发展中的重大作用。经济合作与发展组织（OECD）对知识经济给出了一个较好的简练定义：知识经济是指建立在知识和信息的生产、分配和使用之上的经济，或者说是以知识和信息的生产、分配和使用为基础的经济。如果深人理解该定义，可以看出知识经济是和农业经济、工业经济相对应的一个概念，是一个与以往经济形态不同的新的经济形态。在知识经济时代，经济以知识资源为基础，以知识为主导，对经济发展起决定作用的主要因素不再是劳动力（指体力的）、资本、原料和能源等要素，而是创新性的知识要素。知识变得很值钱，成为一种新的“资本”。知识变得更加有用，可代替或更少地消耗劳动、原料和能源。知识经济作为一种知识产品型经济，产品价值的增长不再主要通过劳动的累加，而是主要通过知识的累加和创新，通过知识的生产、传播、扩散、整合、繁殖。知识真正成为一种最宝贵的资源，最能增值的资本，最有价值的产品，最重要的生产力。

知识经济对信息组织的依托主要体现在两个方面： (1)信息组织是知识经济活动的环节

知识经济时代，信息量空前增大，社会分工更细，竞争更加激烈淮」新活动更加频繁和重要。美国著名社会学家托夫勒（A. Toffler）在其著作《未来的冲击》中，针对知识经济时代写到，“知识就是力量”这一论断已经过时，只有“知识的知识”才是力量。这个“知识的知识”是指加工过和创新出的新知识，而信息组织工作生产的正是这种“知识的知识”。因此，占有知识就占有财富，而占有就要利用知识（信息），继而要对知识（信息）加以组织。信息组织通过对已知的信息加以整序、存储和处理使杂乱无章、支离破碎、模糊不清、残损不全的各种信息得到组合、提炼、升华，进而形成或生产出不同质的新的信息、知识成果或产品，从而产生巨大的经济和社会效益。 (2)信息组织是知识经济创新的过程

信息检索与开发阶段的信息组织是一种高智力的创新劳动，是人的大脑与知识原料相互作用、产生新知识的创造性智力劳动。信息检索与开发阶段的信息组织工作过程反映了知识经济时代知识生产过程的基本特点，即形成的产品是研究报告，分配是给予用户，使用是用户用于实践，结果是产生效益，因此，它是一种典型的知识经济创新的过程。相对来说没有信息组织，就没有知识经济所需要的新知识产品，这充分体现出知识经济对信息组织的依托。 3.数字化技术带来信息组织的变革

数字化是指用数字的方法将社会和自然界中的事物及运动变化现象通过电子计算机处理，并实现网络上的流通，提供信息服务。数字化是指数字化为人类带来的变革。提起数字化，人们总觉得有些神秘，其实数字化就在我们身边，比如我们的身高、体重、脉搏、血压、银行账号和身份证号码都是把我们每个人给数字化了。现在我们不但要把人数字化，而且还要把地球给数字化，构建一个数字地球。

关于数字地球的解释，中国科学院、中国工程院院士李德仁指出，数字地球就是用数字的方法将地球、地球上的活动及整个地球环境的时空变化装入电脑中，实现在网络上的流通，并使之最大限度地为人类的生存、可持续发展和日常的工作、学习、生活、娱乐服务。

数字地球是美国前副总统戈尔（Al Gore) 1998年1月31日提出的，可以理解为对真实地球及其相关现象统一的数字化重现和认识。其核心思想是用数字化的手段来处理整个地球的自然和社会活动诸方面的问题，最大限度地利用资源，并使普通百姓能够通过一定方式方便地获得他们所想了解的有关地球的信息，其特点是嵌人海量地理数据，实现对地球的多分辨率、三维描述，也可以说就是虚拟地球。

从因特网、信息高速公路到数字地球是顺理成章的，数字化地球是大势所趋。可以说数字的发明是人类文明的重要基础，没有数字就没有我们现在的人类社会。数字化可以使信息复制和传输变得轻而易举，而且不失真，1就是1，0就是O。因此数字化是信息传输和处理的关键。迄今，信息技术历经了两次，一次是计算机问世带来的信息处理的，另一次是以因特网和未来的信息高速公路带来的信息传输的。目前最快的计算机运行速度达每秒10万亿次，如果用人来计算的话需要1个人连续不停地算25万年。另外，因特网迅速普及，到1999年底已有2.6亿用户。因此数字化地球的基础已经存在了。中国数字地球领域的权威，中国科学院、中国工程院院士王越指出，数字地球是信息技术发展的一个重要趋势，它不是孤立的一个项目，而是以信息高速公路和国家空间数据基础设施为依托的具有整体性、导向性的战略思想。 因此，信息组织就要利用数字化的条件适应数字化带来的变革。 (1)要利用数字化手段组织信息

人类信息资源数字化需依赖一些基础性技术，包括计算机及网络通信技术星遥感（RS）技术、虚拟现实（VR）技术、数据存储技术和数据库技术等。信息组织要借助这些技术为用户提供数字化信息检索系统，使之传递速度加快、距离扩大、杜绝失真。 (2)信息组织要适应数字化的变革

数字化条件下的信息组织要从整体信息交流角度考虑其机制和工具。信息组织不能再仅仅是信息管理人员为用户提供检索数据库系统，用户也要参与信息组织，使信息组织速度加快，时差缩小。因此，信息组织机制和工具，即分类主题标引、信息存储的工具书手册与存储格式要智能化和简便易用。这样信息管理人员的任务主要是设计机制和工具，而用户去整理、存储、处理自己创造的知识和信息。比如目前各种印刷本期刊要求作者为所欲录用的论文给出分类号和关键词，已见信息用户参与信息组织的端倪。可以说，因特网已为非专业人员组织自己的数字化信息提供了计算机和网络通信的技术条件，但信息管理专业人员还未能与计算机专业人员协同起来提供更好的整序、存储和处理信息的智能数字化的机制和工具。所以，因特息组织形成的检索系统还不能被充分肯定。数字化带来的观念上的变革体现在摆脱将信息组织与用户相隔绝的局限，使信息组织处于一个更好的环境。 4.信息组织的网络环境

因特网给人们的生活、学习、工作带来极大的影响，人们可以从因特网上得到没有任何距离概念的、无所不包的信息。但因特网上的信息没头绪的混乱现象如同一个全部书刊资料被散落在地板上，而且还没有查询目录的图书馆。经过几年的努力，好像对因特网的信息找到了一些控制方法，但信息序化的程序是非常低的。目前因特息采集、整序后形成的搜索引擎在用于检索时，当某一检索式提交给搜索引擎后，得到一大堆无相关性排序、无匹配程度显示的信息，而且有些显示出来的信息甚至是根本无关或重复的信息。在因特网上检索所需信息并没有减轻多少用户的筛选负担，用户仍然不得不面对信息鉴别和选择问题。对因特息的组织做到像图书馆信息组织工作一样是存在较大困难的。因为因特网的信息变化太快。很多因特网专家估计一网年的周期是6一9个星期，即现实社会一年中发生的变化，因特网只需要6-9周，其变化之快可想而知。以这种速率发生的变化，对随之而来的信息加以组织的确是极富挑战性的。 虽然组织因特息存在不少困难和伺题，但是，因特息又必须进行组织控制。目前，既有人试图借助从几个世纪组织印刷信息得出的原则对电子信息进行组织，也有人打算突破传统观念用创新的方法对网络信息加以组织，从而便因特息序化程度达到应有的高度。信息组织在因特网环境下遇到的问题，无疑是发展中的问题，这些问题也一定能在信息组织的发展中得到解决。

上述内容是与信息组织紧密相连的社会发展环境的方面，而信息组织的社会发展环境不仅仅只是这些，所介绍的内容是目前最重要、最具代表性的信息组织的社会发展环境。 二.信息组织的专业环境

专业信息组织环境是具体完成信息组织的业务空间，对其的系统建设和业务系统的体系质量构成一个信息组织部门、一个信息组织系统，乃至一个国家信息组织能力之基础。这里以介绍图书情报机构、档案馆、博物馆、艺术馆以及办公机构的信息组织之概貌为代表，介绍今日信息组织的环境。 1.图书情报机构

图书情报机构可以说是拥有最长久的为实现各种检索目的和为后人保留信息，并对信息加以组织的历史。其文献信息管理的过程是：通过采购或以其他采集方法，如交换、索取、接受赠予等方法，从各种文献信息源获取文献并进行登录记账，然后被分类、编目，从而建立起目录检索体系揭示馆藏、为读者提供检索服务，以便读者借阅图书馆馆藏文献信息。而其中的分类、编目即为图书馆文献在信息整序阶段的组织。它实质上是将反映文献信息的外表特征和内容特征的项目作为排检标识使文献信息按一定方式组织起来形成检索体系的过程。应该指出的是，体现信息管理功能的、类似图书情报机构的科技情报机构，它除对其信息分类、编目，提供目录检索外，还提供深层次揭示信息的题录、文摘、全文等形式的检索系统。除此之外，分析研究、知识整合性的信息组织工作是其主要功能的体现。从对图书情报机构的上述介绍中可以初步了解信息组织的专业环境。关于信息组织的具体方法和技术的详细内容，将在第4,5、6和7章中阐述。

图书情报机构信息组织环境构成的重要因素之一是其馆藏文献信息。而文献信息类型的变化，为信息

组织营造出不同的环境。

(1)从印刷型文献信息到特殊载体信息资源

图书情报机构在信息序化方面有着比其他类型信息序化规范的优势。其中最为优秀的是对图书这类文献信息的序化。图书的序化方法应该作为其他类型信息序化的基础。图书情报机构本身也是在这一基础上对期刊、报纸、会议文献、专利文献、学位论文，出版物、科技报告、技术标准、产品样本、学位论文等文献信息按图书的管理办法整理序化，只不过鉴于各类型文献各自的特点，比如出版周期、载体形态等方面原因不能像图书那样容易统一规范，导致了序化程序较低。其主要表现是在排架方式方面难统一和提供给用户的目录不如图书那样全。随着科学技术的发展，信息的载体从单一的印刷型发展到用缩微胶卷或胶片、录音带、录像带、计算机软盘、光盘等特殊载体形式。对于这种特殊载体信息的序化图书情报机构应按印刷型文献信息的方法对待，比如仍按其外表特征的项目和内容特征的项目排架和提供检索用的目录。也有人认为特殊载体的信息可以“不按学科分类排架”。但是，当特殊载体信息量大的时候，不能无序搁置，要有排架顺序，而按类排架不失为一种规范的方法。无论印刷型还是特殊载体的信息，至今仍是图书情报机构馆藏信息的主要组成部分。对其整序的状况和方法是其信息组织的环境所包含的内容。 (2)从计算机软磁盘脱机检索到联机检索再到光盘脱机检索

计算机软磁盘、光盘脱机检索和计算机联机检索，可以提供比图书情报机构读者目录揭示程度更深的信息序化结果。它源于科技情报机构对信息序化的工作。图书馆和科技情报机构两者在信息组织方面渊源甚深，图书情报机构也提供计算机检索服务。回顾中国计算机检索服务的历史，可以说是从计算机软磁盘脱机检索开始，几乎同时出现联机检索服务。

脱机检索因其检索费用低、当时在我国使用情况比联机检索普遍。后来，借助光盘技术和光盘容量大的优点，联机检索系统中的数据库所存放的信息记录可由适当数量的光盘存储，而且检索费用低，因此图书馆大多数情况下提供光盘检索。而存储在计算机软盘、硬盘、光盘中的信息检索，仍需经过分析信息的外表特征和内容特征，排出有关项目作为标识，将信息记录下来的信息组织工作才得以完成。需要指出的是，计算机数据库中记录的信息，其格式规定的项目名称与传统印刷型检索工具的称呼是不同的。比如，传统工具的“题名与责任者项”，计算机数据库称“题名与责任者字段”。实际上，将信息存储在计算机数据库，要将信息序化的记录格式转换成机读格式。信息载体的变化和计算机技术为图书情报机构的信息组织提供了新的环境。

(3)从计算机检索技术到网络环境中的数字图书情报机构

无论脱机检索的软盘、光盘数据库的形成，还是联机检索系统中的数据库的形成，都要做信息组织工作。在形成机读书目数据库索引文档时，存在排检标识的标引自动化问题，尤其是中文信息的汉语语词的切分技术问题。图书情报机构在建立机读书目数据库时，分类和主题标识的标引由人工形成，书目记录的存储按国际或国家的机读目录格式标准将信息内容特征和外表特征描述下来录入计算机数据库。但是，图

书情报机构文献信息中的文字或非文字的信息数字化在技术上仍有许多困难。真正意义上的数字图书情报机构需要摆脱图书情报系统（甚至传统数字图书情报机构系统）只对信息单元进行描述组织和将信息组织与用户应用相隔绝的局限，真正从用户信息检索利用全过程来重新审视信息组织的要求和功能，从整体信息交流环境角度来建设信息组织机制和工具。

至此，图书情报机构信息组织工作面临巨大变革，所以，对信息组织的方法境技术必须掌握、研究和使之发展，以便适应新的社会和技术发展需要。这是图书情报机构的信息组织所面临的崭新环境。 2.档案馆

档案信息组织是将处于无序状态的特定档案信息，根据一定的原则和方法，使其有序化和系统化的过程。经过信息组织工作档案信息得到序化，形成档案信息检索系统。档案信息检索系统的存在形式有纸质档案数据库检索系统、计算机档案信息检索系统，以及因特网环境下的档案信息检索系统。

从档案信息组织的定义可以理解其目的是建立档案信息检索系统，但这是第一层次的目的。问题的关键在于建立档案信息检索系统的目的是什么，这是档案信息组织的第二层次的目的。档案信息组织第二层次的目的是通过对档案信息内容加以揭示和整序，可以提供多种检索手段和检索途径，满足社会利用档案信息的需要，使档案信息资源得到充分开发和利用。档案信息组织工作为什么能达到上述目的？它与一般文献信息组织一样，通过档案信息组织工作对档案信息的内容特征和外表特征进行分析和描述，将有关项目排序记录下来，形成检索途径；而表达档案信息内容特征和外表特征的项目可作为用户的检索标识，检索途径中相应检索标识的位置等于是用户查找所需档案信息的检索人口。当档案信息检索系统的完备程度达到用户的要求，档案信息就能得到最充分地开发和利用。

档案信息组织工作随着社会进步和科学技术的发展，其技术手段在不断变化，具体体现在档案信息的组织方式伴随技术手段变化而出现的不同载体形式而不断发展变化。 (1)传统档案信息的组织方式

传统档案信息的组织方式主要指手工处理后形成的目录、索引、文摘等形式，其载体多为纸质的书本式或卡片式（卡片式较少见）的档案信息检索系统。传统档案信息组织方式依划分方式不同有以下几种： 1)按对档案信息内容的揭示程序划分：有目录组织法、索引法、文摘法、综述法等。

2)按对档案信息特征揭示的角度划分：有分类组织法、主题组织法、代码组织法、题名组织法、责任者组织法等。

3)按排序方式划分：编号组织法、字顺组织法、时序组织法、地序组织法等。

当用户利用上述组织方式形成的档案信息检索系统时，可根据已知检索条件查找按相应检索标识排列的检索途径获取所需档案信息。 (2)网络环境下的档案信息组织方式

在网格环境下，档案信息资源多以数据库、信息库的形式存在，除了传统的档案信息之外，还包括大

量的图形、图像、声音、视频信息等。因而信息组织与检索的对象逐渐多样化、其范围也随之扩大，不再局限于对档案文献特征的描述，而是深入到知识单元、信息单元中去。由于信息量的剧增，信息传递速度加快，要求采用自动化的档案信息组织手段，如自动分类、自动主题标引、自动编制词表、自动编制目录、索引、文摘以及自动搜索网上信息资源等。此外，由于用户成分发生了很大变化，要求信息组织方式透明化、易用化。目前，网络环境下的档案信息组织方式包括自由文本方式、超媒体方式、主页方式、联机编目方式。原始档案信息排架方式各档案机构依据自己的需要和档案内容的不同排架方式有所不同，导致排检点不同，有按编号的、有按内容的、有按年代的等。虽然现在有电子档案，但纸质档案一般不会因转换成电子档案就将原纸质档案销毁，档案信息的存储意义很大程度是保持其原有价值。比如北京档案馆展出的早年翻版北京市布票，即使该布票的照片存入计算机，其原物不能销毁。这是档案信息与一般文献信息的一个重要的不同点。

有研究者认为“目前国际上对数字档案馆的研究和建设已有较快发展，一些档案馆和技术部门正在抓紧进行数字档案馆关键技术的研究。与发达国家相比，我国的这种趋势也已经并取得了一定成果，但实际的研究与建设工作尚处于起步阶段„„”关于数字档案馆的信息组织，目前国际国内已有大量新的国际或国家的研究和实践。中国档案机读目录交换格式（CNMARC AMC)和网上电子检索工具置标著录最新标准（EAD）给档案信息的组织带来更多契机，形成了一个良好的环境。 3.博物馆和艺术馆

博物馆和艺术馆的藏品以及管理是其信息组织的环境。虽然图书情报机构和档案馆各自都收藏一些可视资料，但博物馆和艺术馆的收藏则主要是可视藏品。一般来说，只要是保存资料或物品的单位，就要有快速了解存放地的手段，即提供检索手段，以便满足目的明确的检索需要。当然，了解存放地的检索手段也能了解到收藏情况，即有哪些藏品，没有哪些藏品。提供这种检索手段的过程，可以称其为博物馆或艺术馆的信息组织工作。

另外，博物馆、艺术馆的收藏品的放置也可以理解为是信息组织。正如图书情报机构和档案馆，除提供检索手段外，图书情报机构的书刊，档案馆的文件这些原文载体要按序排架。博物馆、艺术馆的收藏品也要按其要求有秩序地放置，其摆放位置要有像图书馆、档案馆的目录具有揭示架位的功能一样，他们的收藏也要有按一定顺序排列的目录揭示出来。但博物馆、艺术馆的收藏品被组织，很大程度上用于满足内部研究需要，内部人员需要研究收藏品价值或其他方面情况时信息组织的结果就发挥出了作用。 (1)博物馆、艺术馆信息组织的方式

博物馆、艺术馆的艺术作品或制品通过他们的采购部门获得。入馆存档后，建立收藏记录，并给一个编号。在博物馆，原物是重要的信息，所以，物品名称的确定是重要的。有关原物的全部信息必须在目录或登记记录有记载。而这种记载与文本信息是截然不同的，因为描述可视信息往往比文本信息更困难。描述时工作人员的个人感知很重要，收藏品常常没有文字，需要工作人员自已想办法准确地描述出来。而且

博物馆和艺术馆的一条记录包含的项目要比图书情报机构书目记录的项目多，比如，收藏品蕴藏的内涵、技术的体现、使用的设备、其颜色、结构、设计标识、起源、展览历史、价值评估等，当人们需要使用博物馆、艺术馆的收藏品时，其目录或登记记录能提供检索服务，而其中的记录项目能满足研究者的需要。 虽然博物馆、艺术馆收藏的可能都是独一无二的藏品。可以各自组织馆藏信息，但已经出现合作目录的概念。而博物馆、艺术馆信息组织的新概念，也为博物馆、艺术馆的信息组织提出了挑战。尽管有些博物馆馆长害怕丧失馆藏个性控制，这不妨碍合作目录观念的树立。 (2)博物馆、艺术馆中出版类物藏品的信息组织

博物馆、艺术馆中也有出版物类的收藏品、，为此建立了图书情报机构和出版物记录管理体系。其内部的图书情报机构馆藏包含出版物，以及与博物馆、艺术馆自身及藏品相关的文字文献。这些文献资料仅供馆内工作人员使用。而且大部分馆藏被闭架保存，仅有一部分作为展品展示。在闭架保存的条件下，就必须提供馆藏编号以便在需要时通过检索查号后借阅文献。正因为如此，博物馆、艺术馆就要对馆藏文献信息进行组织和建立书目控制系统。目前，博物馆、艺术馆的这部分馆藏因人们种种研究需要其借阅量逐渐增加。因此，博物馆和艺术馆的信息组织与图书情报机构、档案馆一样是十分重要的，也是构成信息组织环境的一个重要组成部分。 4.办公室

(1)信息组织与办公室

办公室的信息组织环境实际上是管理环境。管理行为是行政事业单位、工商企业和社会生活普遍存在的行为。在管理过程中，信息交流是非常重要的，上情下达，各部门之间的联系、单位与外部往来，没有信息交流是寸步难行的。因此，伴随管理行为普遍存在而来的是信息量的失控。也就是说在信息交流中产生大量信息，产生的信息进人下一个交流循环时若不管理或不组织整序将不能对之有效控制，而失控将导致决策失误。因此，对办公环境中的管理信息要做信息组织工作。 (2)办公室信息组织的方式——数据管理

数据管理，这一术语含义是控制办公室和其他管理部门的信息爆炸。数据管理源于办公室信息系统，其发展贯穿整个20世纪。打印机、摄影复印机和计算机这些20世纪的技术对办公室信息系统影响很大，应用这些技术实现了计算机办公室信息系统和办公自动化。而数据管理概念的提出是与计算机数据库紧密地联系在一起的。

数据管理曾经是保存、存档和维护印刷信息的管理，那时是一个简单的时代，但也是令人沮丧的时代。由于空间、技术等原因，印刷信息通常只有一份办公文件被保存。而被保存的办公文件虽然有一个标记编号，但与下一步工作没什么联系，随着使用电子文件存储信息，这种即只是单纯地存档，与其他文件没有逻辑关系。随着使用电子文件存储信息，达种文件编号没有起到检索点的作用，因为谁也不会铭记什么内容的文件是第几号文件。此缺陷在电子文件开始时不明显。随着功能强大的个人计算机允许人们建立各自

文档和存储所需信息，无序的办公信息给人们带来了困难。

多年以来，很多办公操作实现了自动化，各自都有专业化的管理信息系统，例如工资表、分类账、应付账款、存货清单等。20世纪最后10年，这些系统在运行中被发现有许多多余的数据字段，这些字段的内容没有多少使用价值，使信息组织工作不尽完善。但是，毕竟数据管理使用了信息组织的原则去解决信息爆炸的问题。而目前数据管理正致力于解决数据冗余和数据重复的问题。

办公室的数据管理可以利用管理信息系统，如财务管理系统；也可以利用数据库，如人名的、登记号的等。数据管理必须了解系统边缘交互的情况，比如当同一名称输入不同的文档时名称交叉，对此，数据管理必须有对同丫名称不同目的的定义方法，比如part-time，该词在大学中可以有不同的定义，取决于谈话涉及的是工资，教职工、毕业生，还是在校生，数据管理要能给予定义。而这些问题可以通过数据模型解决。

用数据模型可以设计出由一系列关系模块组成的系统。其过程是开发一个在特定环境中管理活动数据的概念模块；然后开发一个包括更多细节的逻辑块；最后把逻辑模块编译成一个物理数据模块，它可以作为一个数据库管理系统实施运行。为了适应变化，数据模块要在概念模块中做更新和调节工作，这就为一个组织机构的信息组织工作提供了长期服务的基础。计算机技术和数据管理技术的应用为办公室信息组织提供了一个良好的环境。 (3)个人办公信息的组织

个人办公信息组织是形成特定信息关系集合，例如，调出一项内容的目的是立即写一封信，这项内容就放在手边；而其他已经完成的项目就存档。而信息集合的形式很关键，比如，书可以上架，而与书有关的目录文件可以放在文件夹。如果为了能在将来再一次找到所需的特殊文件，在个人电子信息库中必须开发电子文件夹、子文件夹等。个人办公信息的信息组织的方式实际可以理解为文件夹，若干文件夹形成文件集合，即特定的信息关系集合。

依靠计算机技术，个人办公信息组织最大特点是信息组织和检索的方便、快捷、简要，比对其他形式的信息整序容易，重要原因是个人办公信息在数量上相对较少，个人对信息内容了解较深，不用考虑其他人检索或信息共享所要求的检索方法和检索效率的问题等。信息整序时可采用较粗略的分类方法对文件夹分类或不标引，即仅提供文件名检索方式。所以，个人办公信息组织的环境较为自由或借用“用户界面友好”来表述其信息组织的环境。