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来源：暴趣科技网

公文写作与处理指南

(2015年11月修订)

第一章公文写作

公文的概念及其语言特点

公文，即公务文书的简称，是指党政机关、团体、企事业单位用以传达、贯彻党和国家的方针、，发布行规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种特定格式的文字材料。

在公文写作中，要准确把握公文简洁明了、开门见山，用语准确、表意分明，表述平实、言词规范、风格庄重、修辞严谨等语言特点，最大限度地发挥公文在公务活动中的实际作用。

1.简洁明了。由于公文属于应用文体，是根据实际需要，为了达到某个具体的目标而写的，是作为“工具”直接用来办事的，是被动式的命题作文。因此，实用就成为公文的出发点和落脚点，这就决定了公文应当简短而不宜过长，只要把问题说清楚了，意图讲明白了，就可以了，决不能罗罗嗦嗦，不着边际。特别是供上级领导阅读的公文，更要写得简明扼要，以便上级领导用最短的时间了解发文的意图，作出相应的决策，否则很难达到预期的目的。如“为了加大煤矿安全管理，严厉打击煤矿违法生产活动，市组织专家研究制定了《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，初稿形成后，经过三次征求意见会议，形成了讨论稿，××年×月×日，市常务会议讨论一致通过，现在印发给各单位，各单位要认真组织学习，领会精神实质，把握操作标准，严格执行，今后不得再出现违反本《规定》的行为。”（某市《关于印发〈关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定的通知〉》）

这份公文，前半部分过多地叙述了《规定》的形成过程，可以改为：“《关于严厉打击煤矿违法生产的有关规定》，业经××年×月×日，市常务会议讨论通过，现印发给你们，请严格遵照执行。”

要做到简洁明了，就要开门见山，开宗明义。当前，公文繁琐拖沓的一个突出的现象，就是公文开头总要罗列出一堆“以……为指导”、“贯彻……”、“落实……”，好象不这样写就与上级精神不一致了，如“年初以来，以党的十六大和十六届三中、四中、五中全会精神为指导，在《关于××通知》精神的鼓

舞下，在全国××工作会议和全省××工作会议的推动下，在、市的关怀下，在局领导的具体领导下，全局上下坚持科学发展观，深入贯彻“三个代表”重要思想，全面落实局党组提出的……”（某局的一份“工作报告”的开头）这份“工作报告”的开头，洋洋洒洒一二百字，却全都是空话、套话，还没有进入公文主题。另一个突出现象就是过度的描写、论述，穿靴戴帽，画蛇添足，枝蔓横生，削弱了对主要问题的表达力度，消耗阅读者的精力，读者也比较反感。因此，我们在公文写作中，要有“惜字如金”的意识，能用一个字表达的不要用两个字，能用一句表达的不要用两句，用最少的词句表述较多的内容。特别是要开门见山，一落笔就要直奔主题，进入中心，抓住主要事实、主要矛盾、主要特点、主要意义写下去，不必面面俱到。不搞花架子、不绕弯子、不兜圈子，直截了当，简洁明确。对那些众所周知的道理、对方已经知道或不需要了解的事情、与基本观点无直接关系的内容，在公文中都可以不写。如总理《工作报告》的开篇：“现在，我代表，向大会作工作报告，请予审议，并请全国政协各位委员提出意见。”仅用这36个字开篇，简洁而且清楚明白。不仅是在开篇上，在事物表述、总结和部署工作、提出要求等方面，的《工作报》都称得上是简洁明了的范文。

2.用语准确。由于公文的目的是进行公务活动，事关公务，性、时效性极强，必须借助准确的语言予以表达，特别讲究遣词造句的准确恰当，切不可有疏漏含糊之处。俗话说：“一字入公文，九牛拔不回”，也说明了遣词造句的准确在公文中的地位是十分重要的。如“该项工程工期为一年；凡省内具备一定资质的单位，均可参加投标；参加投标的单位，请派人持相关证件于×年×月×日前来报名登记，领取招标文件及施工图（收取成本费××元）。”（某地《关于××大桥工程施工招标通告》）

在这段公文中说明了“工期为一年”，但是没有明确起止时间；要求投标单位要“具备一定资质”，但没有表明应具备哪一级资质；需要“相关证件”，但是没有列出具体哪些证件；要求“×年×月×日前来”，不知是×年×月×日以前“来报名登记”，还是×年×月×日“前来报名登记”；只讲了“报名登记”时间，却没有说明报名登记地点和受理单位。这些不准确，表意含糊的语言，不仅使投标者陷入迷茫猜测之中，到处打听详情，而且容易使人们感觉有虚假招标的嫌疑，

严重影响了工作的顺利开展。

努力克服语言含糊现象，做到准确分明，一般来说要避免四种情况，一是避免产生歧义。此类问题较多的出现在时间、年限、条件设定以及人物并列上，如“30岁以上”，使人不知道是否含“30岁”；“具有下列行为的”不能够确定构成结果的充分条件是全部还是其中任一项。再如“张和李的助理第一时间到达了事故现场。”这句话至少可以理解为张本人和李的助理、张的助理和李的助理两个意思，这就是在人物并列中产生了歧义。二是避免含糊不清。主要是由于在公文中使用了一些不确定性的词语，如“似无不可”、“大致尚可”、“推测如此”等，使阅文者感到模棱两可，无所适从，难以把握工作施行尺度。如“你乡《关于修建××乡招待所的请示》收悉，经县常务会研究，大致同意你乡修建招待所，可以酌情修订设计标准，适当时机可以开工建设。”（某县《关于修建××乡招待所的批复》）

在这段公文中，对是否批准的问题，表示“大致同意”，使请示单位不能掌握上级的明确态度；对设计标准问题，表示“酌情修订”，使请示单位无法确定应该降低标准，还是提高标准；对工期问题，表示“适当时机可以开工建设”，请示单位对“适当时机”没有把握依据。类似的含糊不清的表述，既不便于对方把握发文机关的真实意图，又容易使对方扩大想象空间，往往成为一些违规行为的借口。因此，我们在公文写作中，要尽量避免使用不确定性的词语，而使用表意严密确定的词语，如“十五日内”、“……及以上”等，能量化的尽可能量化。三是避免表述的不完整。这个问题的出现多数是由于公文作者对专业业务掌握不透，在关键的细节方面容易疏漏，导致公文表述不完整，如“针对以上事实，依据《中国党纪律处分条例》，区委决定给予×××同志留党察看一年处分。”

在这份处理决定中，明确了给予“留党察看一年”的处分，但是并没有说完，因为一年期限的起止时间没有交待明白。因此，我们在公文写作中，特别是在事物的概念、性质界定、专业技术等方面严格使用专业规定的术语，只要多学习、多掌握专业知识，认真对待，负起责任，就能够选用准确的术语，准确分明地反映客观事物的本质、属性、形态以及作者的意图。

3.言词规范。公文作为公务活动的工具，是正式交际中的正规文书，因此要特别讲究言词的规范性。规范的公文应言简意赅，让人一目了然。如果像下面这

份通知的语言，就失去了公文的上述特点。如“七·一建党85周年纪念日就要到了，局决定，在咱们局的全体党员中评选优秀党员、模范党务工作者、优秀党支部，进行表彰奖励，优秀党员、模范党务工作者应当是03年以前入党的，各支部要快点上报推荐名单。（某局《关于庆祝建党85周年评选先、优、模的通知》）

在这份通知中，分别使用了方言和口语：“咱们局”、“就要到了”、“03年”、“快点”，这样的语言显得很随便，不符合公文规范严谨的特点，而且不够周密。按照公文的规范严谨的要求，可以改为：“七·一建党85周年纪念日在即，局决定，在全局党员中评选出优秀党员、模范党务工作者和优秀党支部予以表彰奖励。优秀党员、模范党务工作者应当是2003年以前入党的，各支部要从速上报推荐名单。”

坚持使用书面语言。书面语言来源于口头语言，但比口头语言更加规范、更加严密、更加精炼。例如口语中常说的“起草制订”、“合乎预定的日期”、“越快越好”、“暂时不要付印”，意思虽然清楚，但是公文中一般不使用这些，而使用“拟订”、“如期”、“从速”、“缓印”这些书面语言。如“今年春耕时节就快到了，我们乡里还缺少两万吨水稻种子，希望尽快调拨给我们，好用来满足紧急需要，可以不可以？等待着你们迅速来信答复。”（某乡《关于商请调拨水稻种子的函》）这个函的语言十分随便，不像公文。应当用书面语言改成：“春耕在即，我乡尚缺水稻种子两万吨，望速拨付，以应急需，可否？急盼复函”。

4.平实质朴。公文重在说事，语言平实质朴是其重要特点。公文不能乱用华而不实、矫揉造作的词语和不必要的描写。如“当我们工作组进驻××村时，全村的男女老少全部走出家门，夹道欢迎，热烈欢呼，处处敲锣打鼓，我们一行队伍浩浩荡荡地来到村部……”（某县的一个驻村工作组向县委的一份工作报告）

这一段话，明显象是小说描写，看不到公文的影子。在公文中，像“全部走出家门”、“夹道欢迎”、“热烈欢呼”、“处处敲锣打鼓”、“浩浩荡荡”等“高、大、全、满”的词语在公文中是决不能动辄使用的。特别是对于表示程度的词语，要根据实际情况，准确地加以运用。例如：取得的成绩，是优异的、突出的、较大的，还是一定的、一般的，都要分清楚；参加一项活动的人数，是全部、绝大部分、一部分，还是小部分、少数、个别，也都要有所区别。

再如，某单位向上级部门呈报的报告中这样写道：“××××的工期，这是板上钉钉的事，……现在是背水一战的时候了，我们要打一场攻坚战，取得最后的胜利。”这里面，“板上钉钉”是俗语，显得过于随意；“背水一战”、“攻坚战”、“最后的胜利”等有过于修饰之嫌。

当然，修辞严谨，绝不是要求语言千人一面、呆板缺乏活力。公文写作中，语言讲究朴实，平直自然，是非清楚，明白流畅，通俗易懂，但也要讲究适当的修辞。恰到好处、恰如气氛的修辞，可以起到画龙点睛的作用，增强公文的感染力，从而更加有效地达到预期目的。

公文的语言是规范性语言，不如文学语言创造性强，这很容易给人一种误解，觉得公文语言掌握起来比较容易，其实不然。周恩来1954年4月28日在日内瓦会议上发表的讲话中：“我们认为，美国这些侵略行动应该被制止，亚洲的和平应该得到保证，亚洲各国的和主权应该得到尊重，亚洲人民的民族权利和自由应该得到保障，对亚洲各国内政的干涉应该停止，在亚洲各国的外事基地应该撤除，驻在亚洲各国的应该撤退，日本军国主义的复活应该防止，一切经济封锁和应该取消。”这段话被多种写作教材引用，被认定为公文语言的楷模。这段话运用了排比的修辞格，显得正义凛然、气势磅礴。从修辞角度看，这段文字也堪称典范。其中有三组意义相近的词语：“制止、停止、防止”，“保证、尊重、保障”，“撤除、撤退、取消”。这些词语都运用得极其精确，以第一组为例：“制止”对应于侵略行动，“停止”对应于干涉内政，“防止”对应于日本军国主义的复活，搭配得非常恰当。如果相互交换一下位置，意义就会产生一定的错乱。我们可以通过这段文字来认识公文对语言的要求有多么严格。公文语言就应该是这样炉火纯青的语言。

5.庄重权威。公文是代制发机关立言，是制发机关的观点、看法、意见、态度的直接载体，是受文机关和人员活动的准绳，具有鲜明的政治性、极大的权威性。公文的政治性、权威性和法定效力要求公文语言要庄重严肃。孔子曾经讲到：“君子不重则不威”，公文写作更是如此。要体现公文在公务活动中的法定效力和权威性，就应当注重公文语言的庄重、严肃、不失身份，反之则会使公文的功效大打折扣。如“那些没有取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，应实施停产整

顿。”（某市辖区《关于地方煤矿证照不全矿井实施停产整顿的紧急通知》）这一段公文，由于使用了“那些没有取得”、“应”等态度较平和的语言，因此没能够表达出对矿井整顿的坚决态度，如改成：“凡未取得安全生产许可证、采矿许可证、煤炭生产许可证、营业执照及矿长没有取得矿长资格证、矿长安全资格证的矿井，一律实施停产整顿。”这样，就可以充分体现出其效力。再如“县决定租用贵行××县支行闲置办公楼。当否，请批示。”在这份商洽函中，由于用语不当，商洽、请求之意用“县决定”之语表述，令对方感到不快，使原本容易解决的问题不能顺利得以解决，若改用“拟”“欲”则礼貌得体，有助于推动工作。而“当否，请批示”之语表述，又把自己放到了从属地位，使协商陷入被动。应改为“可否，请复函”。

摆正位置，做到尊重与自重。公文语言有失庄重严肃，除了有准确性、规范性方面的问题，比较突出的表现在定位不准，用语随便失礼，不符合制发机关身份，出现不尊重对方、不尊重自己或有影射含义的语言。再如 “请示”是下级机关向上级机关的行文，属于上行公文，语言运用应谦恭平和，字里行间应表现出对上级机关的尊敬。像“公司决定”、“请上级机关体恤下情”等语言就不能够使用，因为前者既已决定何必请示，后者含有倘若上级机关不同意请求就是不体恤下情的影射含义。公文语言一旦出现错、漏、歧义，轻则败坏机关的名誉，重则给工作带来不可弥补的损失。当然，公文语言要达到炉火纯青的地步，不是容易的事情，需要长期的学习和磨炼。

如何提高公文写作的整体质量

机关工作千头万绪，纷繁复杂，但事事离不开文字写作。因此，如何提高机关公文写作水平，对每位工作人员都是一张大考卷，也是一篇用心去做的大文章。那么，怎样提高公文写作的整体质量呢？

1.“看病开方，对症下药”——要有针对性。公文写作就是要讲针对性，就是有的放矢，对症下药。你写的公文出发点是什么，想解决什么问题，要达到什么效果？这些在动笔之前必须搞清楚。因为我们不是为写而写，是为解决问题行文。你起草文件时，如果指向不明，像隔靴搔痒，很难解决实际问题。有些公文

空话连篇，“无错，也无用”，根本原因就是缺乏针对性，没有做到对症下药。

2.“给人一碗水，自己要有一桶水”——要占有材料。俗话说，“巧妇难为无米之炊”。要提高公文写作水平，必须占有大量材料。如果自己没有丰富的知识积累、素材积累和对实际情况的了解，要想写出高水平的公文是不可能的。材料占有的多了，感性认识丰富了，构思时才能呼之欲出，写起来才能文顺笔从。

3.“三分写作，七分构思”——要主题先行。公文一般是命题作文，要想把公文写好，整体构思是第一位的。公文写作的技巧就是整体构思的技巧。有的人写的公文从头到尾都是记流水账，思路混乱、观点不明、一团乱麻。究其原因，就是不善于构思。所谓构思，就是给公文搭“架子”。一篇文章的主题思想是什么，分几个问题去写，观点和材料如何搭配，上下如何衔接，左右怎样关照，首尾如何呼应等等，都是“构思”要解决的问题。就像盖楼一样，只有搭好“框架”，把“四梁八柱”立起来，写出来的文章才“骨”挺“肉”紧，材料和主题才能融为一体。

4.“热写冷改，由粗到精”。——要讲究方法。“写”和“改”是文稿形成中两个不同的阶段，它们虽有不可分割的联系，但不能相互代替。写的时候要“趁热打铁”，一气呵成，而不要拘泥于文字，写写改改，这样很容易打乱写作思路。改的时候，则应采取“冷处理”的方法，平心静气，逐段逐句，仔细推敲，才能使文稿由“粗”变“精”，达到“多一个字累赘，少一个字不行”的精确程度。

文字秘书应具备的基本知识

有的文字秘书可能文字基础非常好，但不一定能写好机关文稿，只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用，起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求，如果把握得不好、不准，即使你驾驭文字的能力再强，文章也未必能对得上路。

机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章，还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章，都必然涉及方针、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识，不仅材料写不下去、写不对路，还难免说外行话，甚至还可能说错话。

作为专业部门的秘书人员，也许你对部门工作的相关知识烂熟于心，但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行，而要在、行政统一领导下，与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识，仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要，写起材料来各行其是，那就有可能出现打架、步调不一的现象，就会影响机关总体工作的有效运转。

所以，作为一名称职或者基本称职的文字秘书，除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外，还要重点掌握以下基本知识。

一是理论知识。理论来源于实践又指导实践，没有正确的理论就没有正确的实践，而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中，所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白，甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。也许有同志会说，理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理，我们不是搞理论的干吗要学？学了用得着吗?这话大错特错。首先，既然你在机关从事文秘工作，理论不能不学，政治不能不讲，否则就要犯错误；即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学，但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次，说到用得着用不着的问题，关键看你怎么用。不动脑筋，照抄照搬，当然没用；空洞说教，脱离实际，当然没用；望文生义，牵强附会，当然没用；固守教条，缺乏创意，当然没用。我们所需要的是，通过打牢理底，增强对实际问题的理性思考，学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题，并以此贯穿于文稿写作之中。

二是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心，包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象，一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。无论哪个行业的文秘人员，都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济及常用名词术语等，尤其要注意学习市场经济理论和有关知识，把握市场经济运行的规律和特点；随着知识经济时代的到来，还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。

三是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技，因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技创新对于经济发展的重大意义，了解国内外高新技术发展趋势，以适应推进科技进步、转变经济增长方式

的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能，使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。

四是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导，但所从事的工作是直接为领导服务的，就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广，文秘人员不可能全部掌握，但对最基本的内容，如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识，驾驭全局、组织指挥、化解矛盾方面的知识，市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等，都应有一定的了解。只有掌握这些知识，才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图，才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上，文秘人员天天与领导打交道，包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等，对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染，只要你有“心”，这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目，只缘身在此山中”，不善于捕捉和积累这方面的知识，自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外，仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。除上述方面之外，还有其他一些必须掌握的知识，各部门也还有各自的专业知识，这里就不一一列举了。一句话，有了这些知识，工作中就能得心应手，左右逢源。

世界上的知识浩如烟海，一个人的精力和时间是有限的，这就需要我们掌握一些正确的学习方法，不断充实和更新知识。第一，根据本人的知识基础和工作需要，采取缺什么补什么的方法，做好学习计划，选定一批必读的书目；第二，根据难易程度和业务的关联程度，把必读书目分为粗读和通读两大类，粗读即一般了解，把主要的东西记住就可以了，哪怕一目十行也不要紧；通读要逐字、逐句、逐段认真阅读，做到基本弄懂弄通；第三，在粗读、通读的同时，择定个人的主攻领域，即“专”的方向，然后重点研读这方面的书目，即精读，并结合实践进行思考，举一反三，加深记忆和理解，达到触类旁通、融会贯通的目的。

初学公文写作者尽快上路的途径

任何一个刚刚走上文字秘书岗位的人，只要他是热爱这项工作的，都想尽快熟悉情况，尽快成文，甚至巴不得一下子就成为“大手笔”。这里所说的“大

手笔”是指各部门、各单位中那些才华横溢、出类拔萃的文字秘书们。他们之所以被称为“大手笔”，是因为：有较丰富的知识，博览群书，博学多才，古今中外、党政财文等各方面的知识均有所涉猎，并在某一个或几个方面有较深造诣；有较扎实的文字功底，熟悉谋篇布局、语法修辞等各种要领，通晓机关各种文稿写作常识并能娴熟运用；有较敏锐的洞察力和较强的思维能力，能够用正确的立场、观点、方法分析问题和处理问题，善于以文辅政，为领导出谋献策；有较高的写作水平，不仅才思敏捷，倚马可待，而且文笔精彩，质量优良；不仅善于领会领导意图，而且富有创造性；不仅能出色完成自身的写作任务，还常常担任改稿、统稿任务，发挥“龙头”作用。

不过我们不得不承认，各级机关从事文字工作的人虽然成千上万，但能够称得上“大手笔”的人还是不多，有的单位甚至千挑万选还找不着一个。难怪常听一些领导同志抱怨：找一个过硬的“笔杆子”太难了，简直比找老婆还难！找不着，有些领导同志只好亲自动手写稿，或者列个提纲先到会上去讲，尔后让秘书去整理。其实，秘书们又何尝不着急呢？他们也想成为令人羡慕的“大手笔”，但由于种种原因，总是迟迟上不了路，写出来的东西多半被领导“毙”掉！

那么怎样使更多的机关文秘人员成为“大手笔”？我想，领导的重视和培养固然十分重要，但起决定作用的还是文秘人员自身的刻苦努力。自身不努力，领导再重视也没用。作为文字秘书，在写作上要有“出人头地”的雄心壮志。这不是狂妄，而是一种气概。如果自己看不起自己，自己不给自己施加压力，那就永远也成不了“大手笔”。另外还要掌握方法，这样就可以少走弯路，就会成熟得快一些。具体地说，要过好“三道关”，坚持“三勤”，做到“三不”。 “三道关”即知情关、适应关、基础关。所谓“知情关”，就是尽快熟悉情况，通过看书看报、阅读文件、参加会议、下基层调研等各种渠道，对本单位的基本情况和工作运行情况有一个基本的了解，这样才能慢慢进入“角色”。所谓“适应关”，就是尽快适应机关工作的“气候”和文秘工作的职业特性，包括工作性质、职责范围、基本要求和有关规章制度，还包括怎样与领导和同事相处、怎样思考问题、怎样与基层干部和群众打交道等。这一点，对于没有从事过机关工作和文秘工作的同志尤为重要。适应得快，工作就能很快上路；适应得慢，上路自然也要慢一些。所谓“基础关”，指的是机关文稿写作的基本常识，包括机

关公文的种类、格式、行文规则、写作要求、处理办法等等，都要了解和掌握。多看、多琢磨、多请教，抓住带有规律性、规范性的东西，慢慢就能熟悉了。

“三勤”即勤积累、勤练笔、勤比较。积累资料对于文秘人员来说实在是太重要了，这不仅是掌握知识的重要方法，也是做好本职工作的必要手段。同样是读书看报，有些人也许作为一种消遣，漫不经心，看过就丢，但文秘人员绝对不可以，而要处处留心，注意积累。所谓积累，就是把学到的、看到的有价值的东西和其他必须掌握的东西通过一定的方式（或工具）集聚起来并使之日渐增多。积累其实就是知识的储蓄。其作用何在呢？一是备查，以防遗忘；二是引用，方便写作；三是启发，帮助思考；四是“营养”，充实知识。即使有些东西永远也用不上，但由于经过记载，印象加深，实际上对你的知识功底起了潜移默化的作用。可见，勤于积累，不仅初学写作者应该做到，就是那些已经达到炉火纯青之境界的“大手笔”也不能忽视。因为事物是不断发展变化的，所以对知识的积累也应是永不停止、永不满足的。文秘人员需要积累的东西包括很多方面，我认为大致可分为五大类：一是大政方针和重要言论；二是格言、佳句；三是大事、要事（包括历史的和现实的、国内的和国外的，本地的和外地的，物质文明领域和精神文明领域的重大事件，重要成果和重要经验教训等）；四是先进典型和经验；五是基本情况和工作运行情况。积累的内容可以有所侧重，综合部门的要相对全面一些，专业部门的要相对集中一些。总之怎样有利于增长知识，做好工作就怎样积累，惟一不可取的是偷懒省事，无所用心，视积累为额外负担。有道是“读书破万卷，下笔如有神”，我们所追求的正是“厚积而薄发”，不“厚积”则无以“薄发”。每一个有志成才的文秘人员，都应通过学习和积累，努力使自己成为“知识的富翁”。所谓“勤练笔”，当然是很重要的“必修课”。因为是新来乍到，拿大稿子毕竟还差火候，还是要老老实实、认认真真地从写“豆腐块”、“火柴盒”开始，比如通知、简报等，由易而难，由浅而深，反复练习，熟能生巧。当然也可以自我加压：大稿子起草任务既然暂时还摊不上，那就偷偷地按商定的提纲也从头至尾写上一遍，哪怕搜肠刮肚、生拼硬凑也不要紧，毕竟是一种锻炼。然后承担某一部分，然后成篇，一次不行两次，两次不行三次，久而久之就摸出其中的门道了。所谓“勤比较”，就是反复研读那些质量较高的文稿，看看人家怎么写的，设想如果自己来写会写成什么样子，从中发现自己的不足。

还有一个好办法是，把自己起草的、被领导或“大手笔”们改过的稿子好好保存下来，即使改得面目全非也不要紧，然后逐行逐段、逐字逐句地进行对照分析，搞清楚人家为什么这么改，自己那样写为什么不行，从中受到启发和教益。 “三不”即不怕失败，不固步自封，不三心二意。所谓“不怕失败”，是指在初学写作阶段，要有一股子“初生牛犊不怕虎”的锐气和“丑媳妇不怕见公婆”的勇气，大胆地写，刻苦地练，毫无保留地把自己的“底子”亮出来，成功了固然好，失败了也不要紧。事实上，这个阶段往往是失败之作居多，但正是这一次次的失败，成为一步步通向成功的阶梯。有的同志缺乏这种心理素质，好胜心太强，太爱面子，生怕写出来通不过、遭人笑，所以写起来缩手缩脚，老半天憋不出几行字，这样反而成问题。还有的同志看到自己的“作品”被“毙”了，或者被改得面目全非了，就垂头丧气，妄自菲薄，这种心理也是很要不得的。所谓“不固步自封”，即不满足于一时之得、一尺之进，而要不断自我加压，朝着更高的目标努力。有的同志刚刚摸到一些门道，就自以为了不起了，学习放松了，口气也大起来了，甚至搞起“文人相轻”那套东西来，这种骄满情绪必然成为前进的绊脚石。要知道，山外有山楼外有楼，强中更有强中手，更何况你才刚刚上路呢？只有永远把成绩当作新的起跑线，才能不断有新的进步、新的突破。所谓“不三心二意”，就是要干一行，爱一行，心无旁骛，专心致志。

写作思维能力与社会实践

思维能力与写作能力是密切相关、不可分割的。有了良好的思维能力而没有过硬的写作能力，你可以去当领导或干点别的什么，而不能当秘书；反之，光有过硬的写作能力而没有良好的思维能力，就不能全面、正确地认识问题和分析问题，写作中就可能出偏差，你也不会是一个优秀的秘书。这就是说，文字秘书只有同时具备这两种能力，才能胜任本职。常听人说：选一个、、科长并不难，要选一个优秀的文字秘书有时却很难很难，这话不无道理。这当然不是说秘书比他们都高明，而是由其工作性质和特点所要求、决定的。

关于写作思维能力的问题。起草文稿的过程就是思维的过程，思维能力强还是弱，思维方式对头还是不对头，直接影响着文稿的质量。比如起草讲话稿和文

件，虽然领导交代了思路和观点，虽然手头有大量的资料（或素材）可供利用，但还得调动自己的思维去完成，包括观点怎样阐释，素材怎样选用，形势怎样分析，任务和要求怎样提出。也就是说，一旦进入构思和写作过程，秘书的思维活动也就进入了一个广阔的发挥空间。在有些人看来，当秘书的似乎永远只能当秘书，因为他天天吃饱饭就只晓得埋头搬弄文字，还能干得了别的什么？持这种看法的人不知道，文字正是从思维活动中“搬弄”来的，没有一定的思维能力，哪来的文字？尤其是那些高质量的文稿，不正是反映着起草者良好的思维能力和较高的认识水平吗？否则，领导的意图再正确，也不可能成为一篇高质量的文章。

接下来的问题就是：文字秘书应具备怎样的思维能力？我认为，除了布局谋篇、组织文字本身所需的思维能力之外，更重要的，就是分析问题和认识问题的能力，包括看问题的高度、深度和准确程度以及所提出的解决问题的办法是否符合实际、科学可行等等。具体要把握以下几方面：

一是要全面、客观地看问题，防止片面性和主观随意性。不管我们喜欢不喜欢、承认不承认，事物总是客观存在的，只有尊重客观，一切从实际出发，才能找到解决问题的办法，才能使文稿贴近实践需求并起到指导和推动作用。假如片面地看问题，只看到一个侧面而看不到另一个侧面，只看到有利的一面而看不到不利的一面，就容易得出错误的结论。比如写作中常常需要分析经济形势，如果只看到成绩而看不到问题，就会使人们滋长盲目乐观情绪，影响今后的发展；反过来，如果只看到问题而看不到成绩，又会使人们丧失信心，同样会影响今后的发展。只有既看到成绩又看到问题，既看到困难又看到希望，才能使人们正确认识形势，从而以成绩为起点，化压力为动力，朝着既定的目标奋勇前进。二是看问题要深刻，善于透过现象看本质，防止被表面现象所迷惑。表现在文稿写作中，就是要把话说透，把问题点准，把带有规律性和根本性的东西揭示出来，而不能浮光掠影，流于表面。比如讲到某些干部工作作风不实，仅仅罗列“不实”的表现是不够的，仅仅从外部环境找原因也是不够的，而要从责任心、事业心和世界观方面抓要害、挖根源。类似这样的问题，起草文稿时经常会碰到，所以一定要深入思考，想清楚了、想透彻了再下笔。当然，更重要的是，平常就要注意养成这样的思维习惯，使自己的眼光多—些洞察力、穿透力。

三是增强工作的预见性，善于把握事物发展的规律和趋势，未雨绸缪，争取主动。凡事预则立，不预则废。这对于领导工作、文稿起草工作都十分重要。领导讲话、工作计划、文件和献策性的调研报告都不同程度地涉及到“预”，都需要在预测事物发展走势的基础上提出工作任务和目标。某些带战略性、长远性、全局性的工作，更离不开科学的预测。如中原经济区建设和“气化河南”战略，我们将面临怎样的机遇和挑战？应怎样调整和优化我们的产业结构？所有这些，都是值得我们认真预测、分析并提出对应措施的。也许有的同志要说：预见不预见是领导的事，我们按领导的意见写就是了，要“预见”何用？不。作为文字秘书，理应胸怀全局，洞察大势，善于多角度、全方位地思考问题和提出见解，这对于写好文稿、当好助手和个人成长，都是重要的和必要的。

这里还有一个问题需要提及，即“被动思考”和“主动思考”的关系问题。“被动思考”这个提法不一定准确，我所指的是：文稿起草过程中的思维活动通常是按照领导意图和一定的文章规范进行的，这当然也是秘书工作的性质所决定的，不可能由个人海阔天空地胡思乱想。但这种“被动”并不像有些同志所理解的那样，只能把思路死死地“框”在领导意图之内，领导说怎么写就怎么写，领导的思路想到哪儿就写到哪儿，不敢越“雷池”半步。其实，这种“被动”当中也可以有而且应该有“主动”，这就是说，在基本遵循领导意图的前提下，调动自己的知识积累和思维能力进行扩展、延伸和完善，尤其在起草那些领导意图交代得不明确、不具体的文稿时，在根据调查研究提出决策建议时，“主动思考”更显得必需。由此又可以说，文字秘书的思维活动应该有点“不安分”的劲儿，应该有点儿记者的敏锐、哲学家的深刻、文学家的犀利，应该开阔而不是狭窄，应该新颖而不是守旧，应该生动活跃而不是死水一潭。

文字秘书只具备了一定的写作思维能力还是不够的，因为起草文稿是用于解决实际问题的，而不是就写作而写作、摆摆架子做做样子的，要解决问题就必须切合实际，要切合实际就要懂得必要的实践知识。有些文稿之所以写得空洞无物、脱离实际，就是因为“不出门”，不接触实际，不了解基层情况，不懂得实践所需的基本知识，不明白基层干部和广大群众有什么想法和需求。比如讲到农业产业化的问题，它的概念、内容和基本要求文件上、报刊上都讲得很清楚了，但你光知道这些还不够，还必须从本地实际出发提出任务和要求，包括确立什么样的

主导产业、建立什么样的产品基地、龙头企业怎样建设、需要提供哪些方面的服务等等，没有这些，哪怕你写得天花乱坠，也是一纸空文。有诗言道：“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”说的就是不能光啃书本，还要注重实践。书本知识加上实践知识，才是全面的、实在的、管用的知识。

有些同志说：我并不否认实践的重要性，但整天忙于应付材料，不是看就是写，哪有时间和条件去参与实践呢？这就要看各人参与实践的主动性和方式方法如何了。事实上，文字秘书参与实践和了解实践知识的机会是很多的，比如： ——有目的地介入某项工作，了解掌握该项工作的性质、特点及相关知识。如，你对企业改革不太熟悉，可以到一个企业去了解改制方案如何制订和施行；你对商品流通不太熟悉，可以去考察一个市场或一个商贸企业，甚至可以帮助推销某个产品。总之，可以采取缺什么补什么的办法，只要多介入、多了解，也就慢慢熟悉了。

——通过调查研究，既掌握第一手资料，又从中获取实践知识。调查研究的对象本来就是两个文明建设第一线出现的新情况、新典型、新课题，是人们各个方面、各种形式的实践活动，成绩与不足、经验与教训、意见与建议，无不包含着大量的知识信息，只要多留心、善捕捉，调查研究的过程也可以成为丰富实践知识的过程。

——利用接近领导和参加会议的机会获取实践知识。领导者既是指挥者又是实践者，其领导活动既来自实践又指导实践，包括某个问题怎么处理、某项重大活动怎么组织、某项决策怎么形成等等，实际上都是一种实践，其中有很多知识值得我们学习。另外，参加决策性的会议、部门的专业性会议和有关的研讨会、论证会等，听领导讲话，听典型发言，包括不同意见的争论，都是掌握实践知识的极好机会。

——多向专家学者和实际工作者请教，以人之长补己之短。客观上，由于文字秘书毕竟不是直接从事改革与发展第一线的工作，主动介入实践的机会也十分有限，因而大量的实践知识要以间接方式获得，向人请教也不失为一种有效的方法。专家学者和实际工作者一般在一个或几个方面有较深的研究或较丰富的实践经验，多向他们请教，哪个方面不懂就向哪个方面的行家请教，必定大受裨益。在这里，关键是要放得下架子，甘当小学生，虚怀若谷，不懂就问，积少成多，

集腋成裘，千万不能不懂装懂，似懂非懂，自己糊弄自己。

实践是一部无字大书，要读懂它，绝非一日之功，惟有持之以恒，锲而不舍，方能日益长进。同时，单位领导也要从爱惜人才和培养人才出发，有意识地安排文字秘书尽量多接触实践，包括安排他们下基层调研、随同领导参加有关活动、与有关专业部门建立经常性联系等，使之能经常接受实践知识的辐射和熏陶，从而开阔眼界，增长才干。

如何写请示

请示正文由请求原因、请示事项、结束语三部分组成。

1.请示原因。开头先提出为什么要请示，请示的依据是什么。请示的依据可分理论依据和事实依据两种。理论依据是指以上级机关的某一公文精神为依据，事实依据是指以实际工作中的具体情况为依据。必要时，二者可结合起来，共同组成请示原因。请示的原因既要简明扼要，使人一目了然，又要提供足够的依据，令人信服。

2.请示事项。紧接请示原因之后，具体写出请示的具体事项。主要写遇到了什么问题，现状如何，准备干什么，如何干，并要求上级机关在哪些方面或哪几个具体问题上给予明确的指示，或予支持、帮助。

3.结束语。常用结束语有“妥否，请批示”等。注意事项：

1.请示应坚持一文一事的原则。忌一文多事，以便于公文的及时处理。 2.请示的目的要明确。无论什么请示，都要做到既提出问题，又要有自己的看法，设想或处理意见，不然的话上级机关就难以批复。

3.请示的理由要充分。请示的理由一般包括两个部分，一是需要，二是可能。例如，要请求列一个建设项目，就得说明对这个项目如何需要，甚至如何迫切需要，以及该项目建成后将会带来怎样的经济效益、社会效益等。另一方面，还要说明上这个项目的可能性，包括地理条件、资源条件、社会条件、资金来源等。当然，有些简单事项的请示只说明需要就可以了。

4.请示的语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明，不批准的后果要表达，要

让上级感到不批准就说不过去。

请示文例

关于成立XX 区环保局团委的请示

区直属机关团委：

我局近年来人员结构发生较大变化，年轻人逐年增多，截止2004 年底全局共有35 岁以下年轻人201 人，其中团员125 人。按照我局2005—2007 年人才储备计划，我局将利用3 年时间从高校毕业生中每年招聘100 名本科生或研究生，这样，年轻人的比例还会有较大提高。因此，团总支已不能适应形势发展和工作需要。鉴于以上情况，我局拟成立xx 区环保局团委，现将有关情况请示如下：

一、团委直属我局领导，拟设科级建制。

二、团委拟设行政编制两名，其中团委l 名（正科级），团委副1 名（副科级）, 编制由局内调配解决。

以上请示当否，请批示。

XX 区环保局 2012年8月2日（联系人：联系电话）

如何写批复

批复适用于答复下级请示事项。

批复的正文一般由批复引语、批复内容、结束语三部分组成。

1.批复引语。先引述来文，包括来文的日期、标题、字号，必要时还要简述来文的请示事项。

2.批复内容。应针对请示事项表明同意与否的态度，有时还应阐明同意或不同意的理由。

3.结尾用语。一般只写“此复”或“特此批复”。也可不用这种结束语。注意事项：

1.批复要及时。下级的请示事项，无论是否批准，都应及时批复。如不能批准或不能马上批准，在批复中讲明理由即可，不能一味拖延。

2.态度要明确。批复中的观点必须明确无误，同意就是同意，不同意就是不同意，缓办就是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让人不得要领。

3.针对性要强。批复必须紧紧围绕请示事项，不能无的放矢、答非所问、答非所求，也不能只答复请示中的一部分，而对另一部分不予表态，使下级无所适从。

4.篇幅要短小。批复应开门见山、直截了当，切忌长篇大论、枝节横生。 5.措辞要准确。批复用词应字斟句酌，防止发生歧义、贻误工作。切忌使用“酌情办理”、“最好去做”之类的词语。

批复文例

关于同意设立“科技活动周”的批复

科技部：

你部《关于拟由决定设立“科技活动周”的请示》（国科发政字〔2000〕514号）收悉。同意自2001年起，每年5月的第三周为“科技活动周”，在全国开展群众性科学技术活动。具体工作由你部商有关部门组织实施。

2001年10月31日

如何写报告

报告，是向上级机关汇报工作、反映情况，提出建议时使用的上行文。报告从内容上可分为工作报告、调查报告等，其中工作报告是最常用的公文。

1.工作报告的写法。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、

提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。

2.调查报告的写法。在调查研究，获取大量材料数据的基础上，可以着手写调查报告。

调查报告重在事实清楚，说明充分，观点突出，对策有效。调查报告一般分为前言、正文、结语三部分。

前言。包括的内容：一是说明调查的缘起和目的—调查什么，解决什么问题；二是说明调查的对象和范围；三是调查的经过—时间、地点、过程等。

正文。可分为横式结构和纵式结构两种：

一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明和阐述。二是纵式结构，将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织，前面的内容是后面的前提和条件，后面的内容是前面的发展和结果，次序不能颠倒。

结语。可以是前面内容的概括和补充，也可以是对策和建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。

3.请示和报告的区别。请示的结构是先说明请示原因，在此基础上引出请示的具体事项，最后是请示的结束语。报告的结构一般是先概括汇报基本情况，然后汇报主要成绩、经验、教训、存在问题，并针对存在的问题，汇报今后的打算和安排等。要特别注意的是，报告中不能夹带请示事项，而请示中可以有报告的成分。如果报告中涉及请示事项，应单独挑出来，另外用请示行文。但请示中的请示原因部分，实际上就是对有关情况的报告，如果不在请示的开头部分把面临的困难和问题报告清楚，后面的请示事项就显得没有理由和前提，被批准的可能性就不大，所以说请示中可以有也应该有报告的成分。请示上级必须给予批复，而报告一般不予批复。

如何写通知

在实际工作中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、转发文件、任免干部等等，使用频率最高的是通知，但出

错最多的也是通知。通知的种类很多，写法各异。根据通知的构成要素和作用，可以把它分为载体型通知和实体型通知。载体型通知是指那些只起运载和认定作用的通知，如转发、印发通知。载体型之外的通知都是实体型通知，即不是充当载体，而是有实际内容的通知，如指示性通知、事务性通知等。

1.印发类通知写法（略）。

印发类通知文例

关于印发国家职业病防治规划（2009-2015年）的通知

各省、自治区、直辖市，各部委、各直属机构：《国家职业病防治规划（2009-2015年）》已经同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。

2009年5月21日

2.指示性通知的写法。由于指示性通知是对某项工作所作出的指示和安排，故写作时必须符合这项工作当时的实际情况，做到切实可行，有针对性，语言准确精炼，文字通顺达意，让下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，为什么要解决这些问题以及采取什么样的措施解决问题。

其正文主要包括发出通知的缘由、通知事项、要求三部分。缘由和根据在正文开头一段话中写出，相当于新闻报道的“导语”，一般通过摆情况、讲背景，说明为什么要做某件事，或者简要作形势分析，肯定工作中的成绩及存在的问题，点明发通知的指导思想。这部分文字要求简短明确，并用“现将有关事项通知如下”、“现作如下通知”或“特通知如下”等启承语承上启下。通知事项是通知的主体部分，即交代指示的具体意见。这部分的写法多采用分条列项式，具体地提要求，讲措施；有的将措施和要求分开写，通过段落分出层次；有的在文件的开头简单交代要办什么事情，然后，把办这件事的意义、要求、措施等分项陈述。

指示性通知文例1

关于严禁党政机关到风景名胜区开会的通知

各省、自治区、直辖市和，和国家机关各部委，总政治部，各人民团体：

为了贯彻《、关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》（中发〔1997〕13号），有效制止以开会为名游山玩水的不正之风，经党、领导同志同意，特作如下通知：各级党政机关一律不准到庐山、黄山、峨眉山、普陀山、九华山、五台山、武夷山、九寨沟、张家界、黄果树瀑布、西双版纳和三亚热带海滨12个风景名胜区召开会议，一律不准借在其他地方召开会议之机到上述12个风景名胜区旅游。除上述12个风景名胜区外，各级党政机关召开的会议也不准用组织与会人员到会议所在市、县的行政区域以外的其他风景名胜区旅游。地方各级党政机关的会议一律在本行政区域内召开，不得到其他地区召开。对上述通知的执行情况，各级纪检监察机关负责监督检查。凡违反规定的，发现一起查处一起，对会议主办单位负直接责任的主管人员和其他直接责任人员给予党纪或政纪处分。工会、共青团、妇联等人民团体，挂靠在党政机关的各类学会、协会等群众团体以及事业单位，同样适用本通知。

1998年11月10日

指示性通知文例2

农业部、国家发展和改革委员会关于确保“三夏”期间农用柴油供应通知

各省、自治区、直辖市农机管理局(中心、办公室)、发展和改革委员会、物价局、中国石油天然气集团公司、中国石油化工集团公司、中国海洋石油总公司：

“三夏”是粮食生产的关键季节，小麦主产区大规模的跨区机收会战即将展

开。为了保障农用柴油供应，确保“三夏”期间农业生产顺利进行，全面夺取夏粮丰收，现将有关要求通知如下：

一、高度重视，加强领导，确保“三夏”期间农用柴油供应

夏粮能否丰产丰收直接影响着全年粮食生产。“三夏”期间，各地要高度重视，加强领导，从支持“三农”工作、推进社会主义新农村建设的高度出发，加大组织协调力度，积极做好柴油资源调配和供应工作，确保农业生产顺利进行。粮食主产区的农机管理部门、发展和改革委员会和石油供应单位要密切配合，采取有效措施，优先满足联合收割机、拖拉机等农业机械的用油，保证夏收夏种顺利进行。

二、强化为农服务意识，杜绝农业机械加油难现象

夏收夏种机械作业任务重、时间紧，且联合收割机等大型农业机械非作业移动影响生产进度和作业效率，各地石油供应部门要进一步强化为农服务意识，积极做好农用油供应服务工作，合理安排乡镇加油站资源，制订切实可行的供应办法，保证农机用油足量供应。各地发展和改革委员会要会同相关部门加强“三夏”期间农用柴油供应工作检查，避免出现农业机械因缺油而延误作业的现象，方便农民，为夏粮丰收做出应有的贡献。

三、切实维护市场秩序，稳定农用柴油价格

各地价格主管部门要加强成品油市场价格巡查，加大对农村供油站点检查力度。坚决打击价外加价(收费)、短缺数量、抬级抬价以及倒买倒卖、掺杂使假等违法行为，稳定“三夏”用油高峰期间的农用柴油价格和质量，切实维护广大农民群众的利益。

各地农机管理部门要在当地领导下，与有关部门密切配合，反馈柴油供应中的问题，提出建议，促进油料供应中有关问题的解决，确保“三夏”农业生产顺利进行。

农业部 2005年8月7日

3.会议通知的写法。会议通知包括通知缘由、通知事项和结语三项内容。缘由部分要概括交待会议原因、目的及会议名称。通知事项部分要具体说明会议的

内容、时间、地点、参加人员、以及其他有关事项。为了醒目，这部分常采用分条标序叙述，如一、会议内容，二、会议时间，三、会议地点，(四)有关要求……。结语部分常用“特此通知”等惯用语作结。

会议通知文例

××厂关于召开计划生育工作会议的通知

厂所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：……

四、要求：……

×年×月×日

如何写通报

通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要情况的公文，是把工作情况、经验教训以及好坏典型，通知所属下级单位或本机关工作人员的一种下行文。它用来指导和推动工作。

通报按内容性质可分为表彰通报、批评通报和情况通报三种。不同类别的通报，其内容和写法有所不同。

1.表扬性通报的写法。一般包括四项内容：一是事件情况，概述表扬对象的先进事迹。这部分是通报的依据，要求把事件的来龙去脉、时间地点交待清楚。二是通过客观分析，阐明所述事件的性质和意义。三是通报决定，写得时候要做到清楚明白，态度鲜明。四是明确提出希望和要求。

2.批评性通报的写法。它对一些倾向性的问题具有引导、纠正的作用。又分两种情况，一种是对个人的通报批评，其写法与表扬性通报基本一样，要求先写出错误事实，再分析评论，最后作出决定。另一种是对集体或单位的通报。这类通报主要用于对责任事故、违法违规行为等进行通报，其正文主要包括叙述事实、分析原因、提出要求和改进措施等项内容。

3.情况通报的写法。这类通报主要起着沟通情况的作用，其正文主要包括两项内容：通报情况；分析并作出结论，提出要求。具体写法：有的是先摆情况，然后进行分析得出结论；有的是边摆情况、边分析，即所谓的夹叙夹议。

4.通知与通报的区别。通知的内容侧重于提出要求，明确界限。发文目的是在于让收文单位知道要做什么事情以及如何做，有哪些注意事项等。通报的内容侧重于说明、介绍某些事物或情况，可以提要求，也可以不提任何要求（如情况通报）。通报的目的是让收文机关了解发生了什么事，哪些事情值得提倡，哪些事情应受到批评，哪些问题应引起注意等。

如何写会议纪要

会议纪要是在会议记录基础上加工整理而成，是记载、传达会议情况和议定事项，用以指导工作、解决问题、交流经验的重要工具，是传送会议信息的主要媒介之一。办公室工作人员，尤其是文秘人员，写好会议纪要是一项必备的知识与技能。

会议纪要的写法，大体分为两个部分：

第一部分是开头，这部分主要写明：1.时间，即开会的日期；2.地点，即召开会议的所在地点；3.主持人，即主持召开会议的领导人；4.参加人员，包括正式参会人员和列席会议人员及其身份(职务或职称)。

第二部分是正文，是会议研究或决定某事项的内容。有的会议开的时间长，研究的问题较多，头绪纷繁，要想尽快理清思路，需要站在整个会议的高度，综合会议中提出的各种意见，将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分别撰写并冠以合适的小标题。如关于××事或××问题。

写作会议纪要应注意把握几个问题：

第一，要以会议记录为基础。纪要是由记录产生的，记录是纪要的原始材料。因此，在整理纪要前，记录人要认真地听取每个人的发言，把发言的内容全部记下来，重要的部分要将原话一字一句记下来，必要时再问发言人一下。也可征得领导同意，进行录音，防止漏记、错记。但纪要又不是记录的全部重复，而是记录内容的概括和提要。

第二，要以主持人的最后发言为准。在会议研究过程中，各个人对事情的看法、所提解决措施不可能完全一致。但整理纪要时应“求同存异”，把共识的和一致的内容归纳起来，至于某些分歧和有争议的内容可以保留。一般说，主持人是领导人或是受领导人的委托者，他在最后发言时要归纳共同的和不同的意见，作为对某事项的结论。整理人应以他的最后结论性发言为准，记入纪要，成为纪要的主要内容。

第三，要遵循公文制作的制度和程序。会议纪要是公文的一种，所以，写《办公会议纪要》要按照公文制作的制度和程序进行。一般情况下，先由秘书人员(通常是记录人)整理，经(室)主任或秘书长审核，再经领导人签发。这里的签发领导人是指主持会议者。如果主持会议领导人外出，则送主要领导人或常务副职，或领导人授权的秘书长。其他都要依照公文运作程序办理。

除此之外，因为会议纪要的内容，特别是定下来的措施、要求，是要各有关方面执行的，为执行起来方便，不发生歧义，所以，使用语言要明白、准确，不能含混，一般采用直述的方法，不拐弯抹角，更不需要华丽的词语。

如何写函

函主要用于不相隶属的单位之间、平级的党政机关之间。一般分为商洽函、请准函等。请准函和请示的区别。请示只适用于向上级机关请求指示、批准。向没有隶属关系的业务主管部门请求批准，只能用函。有些单位为了表示对行政主管部门的尊重，故意用请示，这是不对的。尤其是请准函更要注意语气，请求批准的一方不必卑躬屈膝、唯唯诺诺，负责审批的一方也不能自持有权、颐指气使。结束语可选择：“特此函商”“特此函达”、“特此函复”等。

注意事项：

用语谦敬，尊重对方。函是平行文，无论哪一种函，都要在用语上特别小心。要以诚恳友好示人，力求征得对方的了解、理解和支持。在结尾处除表明行文目的外，还可使用一些致意性词语，如 “恳请贵方大力协助，不胜感激”、“请予接恰是荷”等。

如何制订工作计划

首先要申明一点：工作计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。简单、清楚、可操作是工作计划要达到的基本要求。

1.如何才能做出一分良好的工作计划呢？要写出工作计划的四个要素: (1)工作内容（做什么：what） (2)工作方法（怎么做：how） (3)工作分工（谁来做：who） (4)工作进度（什么时间做完：when）

缺少其中任何一个要素，那么这个工作计划就是不完整的、不可操作的，不可检查的。最后就会走入形式主义，陷入“为了写计划而写计划，丧失写计划的目的”。在企业里难免就会出现“没什么必要写计划的声音”，我们改变自己的努力就可能会走入失败。

2.如何保证工作计划得到执行？

工作计划写出来，目的就是要执行。执行可不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。出了问题也是执行人员自身的水平问题”。执行不力，或者无法执行跟方案其实有很大关系，如果一开始，我们不了解现实情况，没有去做足够的调查和了解。那么这个方案先天就会给其后的执行埋下隐患。同样的道理，我们的计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是写计划的人的问题。

首先，要调查实际情况，根据本部门结合企业现实情况，做出的计划才会被很好执行。

其次，各部门每月的工作计划应该拿到例会上进行公开讨论。目的有两个：

一是通过每个人的智慧检查方案的可行性；二是每个部门的工作难免会涉及到其他部门，通过讨论赢得上级支持和同级其他部门的协作。

再次，工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划而计划。

最后，在工作计划的执行过程中，部门主管要经常跟踪检查执行情况和进度。发现问题时，就地解决并继续前进。因为中层干部既是管理人员，同时还是一个执行人员。不应该仅仅只是做所谓的方向和原则的管理而不深入问题和现场。修订后的工作计划应该有企业领导审核与签字，并负责跟踪执行和检查。注意事项：

1.要实事求是，调查研究。计划的制定，只有通过实事求是的调查研究，走群众路线，向有关人员和专家征询意见，集思广益，才能使计划有根有据，有群众基础，经得起实践的检验，才不致于半途而废。陈云同志曾经说过：“领导机关制定，要用百分之九十以上的时间作调查研究工作；最后讨论决定，用不到百分之十的时间就够了。”制定需要实事求是，调查研究、制定计划同样也是如此。因此，制定计划时，必须尊重群众，搞好调研工作，广泛征求意见，分析各种有利因素和工作中可能遇到的问题，自上而下，上下结合，群策群力，使计划建立在坚实可靠的基础上。

2.要积极稳妥，切实可行。计划的制定，必须要有科学的态度，既要考虑到客观条件，又要充分发挥人的主观能动性，要本着积极稳妥的指导思想去确定所要达到的目标，以保证计划的付诸实施。因而，在预定时间内计划要达到的目标或需要完成的指标，必须从实际出发，不能过高或过低，应切实可行。否则，主观动机虽好，头脑发热赶浪头，盲目追求高指标，经过努力也难以达到，这样就会大大挫伤群众的积极性，从而失去信心。如果目标定的太低，忽视客观条件，目标轻易就可以达到，这也难以激发群众的积极性、创造力，反而会使工作松松散散，组织纪律涣散，阻止前进的步伐。

3.要全面兼顾，突出中心。计划的制定，既要统筹兼顾，又要突出中心。每个单位或每个时期，工作虽然千头万绪，但总有其工作重点。因而，制定的计划必须反映当前工作所要解决的主要问题，做到中心工作与一般工作相结合，全面兼顾，突出中心，才能相辅相成，相得益彰。

4.要分工落实，留有余地。计划是行动的指南，计划中的各项任务都要落实到人，使所有人员都能各在其位，各尽其能，各司其职，各负其责。计划还要有一定的弹性，留有余地。计划虽然制定前经过周密的调查研究，但在执行中，仍然会遇到意料不到的不利因素，必要时可以随时根据实际情况加以补充或调整有关内容。可见，计划的制定必须灵活机动，分工落实，留有适当余地，不能过于死板和机械。

5.要明确要求，便于检查。计划中提出的任务、指标、措施、责任、时限等内容必须具体明确，以便于具体执行和检查。切忌写得含混不清，模棱两可，产生歧义，以免造成责任不明、互相推诿，难以落实，难以检查的现象。

如何写工作总结

同志说：“我们党是靠总结经验吃饭的”。可见总结是指导和推动各项工作的一个步骤。有总结才会有提高，才会有进步，从大的方面说，总结能为国家制订各项路线、方针、提供重要依据;从个人或集体来说，总结也是不断提高思想、业务水平的一项切实的事情。一、工作总结的特征

1.工作总结,也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，取得什么经验与教训。

2.如何针对存在的问题与不足，充分进行分析，采取相应的应对策略与改进措施，提高今后的工作效率与质量。二、工作总结的作用

1.总结是寻找工作规律的重要手段。 2.总结是培养、提高工作能力的重要途径。 3.总结是团结基层员工争取领导支持的好渠道。三、如何写总结正文

条理要清楚。要剪裁得体，详略适宜。 1.基本情况概述

将总结的中心内容、主要经验、成绩与效果等作概括的提示;或者将工作的过程、基本情况、突出的成绩作简洁介绍。目的在于对总结的全貌有一个概括的了解。

2.成绩和经验

这是总结的目的，是正文的关键部分，一般是写出做法，成绩之后再写经验。即表述成绩、做法之后，从分析成功的原因、主客观条件中得出经验教益。 3.存在的问题和教训

总结存在的问题与教训更为重要，是正文的关键部分，一般放在成绩与经验之后写。

4.今后工作努力的方向与思路

根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期总结出来工作的经验和教训，明确努力方向，成功的经验与方法，要继续发挥、完善，针对存在的问题，提出解决方法与改进措施等。注意事项：

1.总结前要充分搜集占有材料。一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是正确分析、得出经验与教训的基础。

2.总结中若无数字，就没有说服力。如主要预算指标完成数据、成本降低数据、节约了多少开支等等。但数字也不是多多益善，能说明成绩与问题就可以了。如果把一片密密麻麻的数字写在总结上，估计看到一半就晕了

3.工作总结切忌回避问题。要体现是事求是、一分为二的原则。总结的目的全在于应用、发展和提高。“成绩不讲跑不掉，问题不讲不得了”。在总结成绩的同时，要客观地查找工作中存在的不足和问题，正视缺点，以警示今后的工作，少走弯路，避免在将来的工作中犯同样的错误。

4.要避免成绩注水，体现实事求是的原则。这就是从实际出发，有一说一，有二说二，老老实实，认真负责。写总结要防止几种情况，一种是因领导让写，不得不写，写几行敷衍过去，这不是严肃的态度;二是把写总结当作吹嘘自己、捞取好处的机会，在总结里将小事说成大事，甚至捏造事实，弄虚作假;三是出于所谓的“谦虚”，该写的不写，或是写了怕人讽刺就不写。这些都不是实事求是的态度。总结成绩必须是事实成果的汇总归类和条理化，既不能人为拔高，注

水膨胀，也不能把别人成果拿来共享，更不能笔下生花，无中生有，闭门造车。 5.工作总结中，常常出现两种倾向。一种是好大喜功，搞浮夸，只讲成绩，不谈问题;另一种是将总结写成了“检讨书”，把工作说成一无是处。这两种都不是实事求是的态度。

6.避免简单罗列，体现依事说理的原则。工作总结不仅仅是工作量的罗列汇总，而是要通过总结上升到理性的高度来认识所做的工作。要通过对全年的工作总结得出一般性规律，形成有益的经验，达成一致的认识，使其对今后工作具有指导作用，对他人具有借鉴作用，没有经验体会的总结是不全面的，不完整的，也是毫无意义的。

7.总结要写得有理论价值。一方面，要抓主要矛盾，无论谈成绩或谈存在问题，都不要面面俱到。另一方面，对主要矛盾要进行深入细致的分析，谈成绩要写清怎么做的，为什么这样做，效果如何，经验是什么;谈存在问题，要写清是什么问题，为什么会出现这种问题，其性质是什么，教训是什么。这样的总结，才能对前一段的工作有所反思，并由感性认识上升到理性认识。

8.忌事无俱细，体现突出重点的原则。经营工作方方面面，大小事情很多，无需事无俱细地对所有工作进行总结，芝麻西瓜一起抓。重点应该是承担的任务指标完成情况、队伍建设情况以及为完成指标克服困难所采取的措施等。

如何写领导讲话

领导讲话稿难写，很多文秘人员对此深有感触。笔者从事办公室工作多年，有如下体会，在此拿出来与大家交流。

体会之一：功夫在平时，闲在不闲间

俗话说，“养兵千日，用兵一时。”打仗如此，写文章同样如此。“巧妇难为无米之炊”，如果没有平时的日积月累，储备不足，肚子里没货，一旦接到文稿任务，决不可能很好地满足工作要求。从这个意义上说，一篇讲话稿的写作，并不是从接受任务这一刻才开始的，此前的一系列日常工作都属于酝酿准备阶段，是必不可少的程序。对一个优秀的秘书而言，秘书工作辛苦，这是一个重要的体现。当然，从另一个角度说，秘书工作轻松，也体现于其中。因为平日花了功夫，

关键时刻就能从容应对，显得“清闲”，反之，平时积累不够，面对文稿则会一筹莫展，折腾来折腾去，写不对路。平时的积累主要在于三个方面，一是阅读文件报刊。广泛阅读文件报刊，有助于及时领会上级精神，学习外地经验做法，把握上情、了解外情。目前已步入网络时代，要学会利用网络拓宽视野、增长见识。“好记性不如烂笔头”，要善于作笔记，把有价值的信息摘录下来，以备将来拿来为己所用。二是深入调查研究。领导讲话稿是对当前和今后工作的要求、布置，必须紧密联系实际，突出针对性。调查研究是谋事之道、成事之基，要掌握本单位实际情况，不能不经常性地开展调查研究。要围绕上级精神的贯彻落实和本单位重点工作，深入基层调研，并形成理论调研文章，其中的素材在今后的讲话稿中常常能派上用场。三是学会“听会”。讲话稿如何把握领导的思路，贴近领导，“听会”是重要渠道。实际上，领导在大型会议上所作的讲话，往往是前一阶段点滴观点的“集成”，而这些观点主要体现于平时小型会议领导的即兴讲话中。要善于在“听会”中捕捉有价值的信息，记录下来，有些具有较大利用可能性的内容予以标注，以便需要时及时、迅速地查找。上述工作做好了，就为既快又好地写作讲话稿奠定了坚实基础，稿子不仅有望早日拿出来，而且比较容易实现上情与下情的结合，创造性地落实上级方针，正确体现领导者的意图。

体会之二：前开后聚合，放收两相宜

在面对讲话稿时，要先根据会议主题、讲话场合、参会对象等，明确具体要求，在此基础上大胆地“放”，打开思路“胡思乱想”，罗列出与主题相关的讲话观点及相应素材。这些内容准备好了之后，接下来就是予以整合，紧扣主题确定可用的材料，并按照一定的布局形成写作提纲，作一些展开即成为富有条理的文章，这个过程就是“收”，也是正式行文。人们常说“文无定法”，这是不错的，但写作大体上还是有一定的规律，这就是所谓的“文章无法又有法”。讲话稿的结构，一般有两类。一是3W承接式。即为什么（why）、做什么（what）、怎么做（how），也就是重要性、具体措施、保障条件。比如一篇谈领导干部事业心的讲话稿，分三个层次，第一层是“具有强烈的事业心，是对每一个领导干部最起码、最根本的要求，是加快发展的迫切需要”；第二层是“强烈的事业心，最终要体现在励精图治、加快发展上”；第三层是“增强事业心，需要加强学习和党性锻炼，需要营造干事业的良好环境”。这是最为常见的三段论模式。二是观点并列

式。即以几个并行的观点统领内容，组合成篇。比如一篇谈树立和落实科学发展观的讲话稿，分别从科学发展观的四项内容，即“发展这个第一要义”、“统筹兼顾这一根本要求”、“以人为本这个核心”、“坚持科学发展观与正确政绩观的统一”四方面展开。“放”和“收”是辩证统一的，“放得开”才能有话可说，“收得拢”才能说所当说。一“放”一“收”，是讲话稿写作中必须认真把握的两个过程。体会之三：不厌千回改，百炼始成金

好文章是改出来的，翻来覆去多打磨打磨，才能臻于至善。杜甫“语不惊人死不休”、韩愈“唯陈言之务去”、贾岛“二句三年得，一吟双泪流”、卢延让“吟安一个字，捻断数茎须”等，仅唐朝就可找出如此之多有关选词炼句的经典名言，可见写文章是要舍得下力气锤炼的。如何改文章，这是一个难题，尤其是对于写作者自身来说，自己的文章要让自己看出问题来，并进行纠正，还真是不容易。笔者认为，在修改过程中，不妨从“五看”入手，静下来看一看，潜心揣摸，反复敲打。一看主题是否扣紧。离题万里，这稿子就是废稿。要先看文章大标题是否紧扣会议主题，再看各大标题下的小标题是否紧扣所属的大标题，层层围绕中心，文稿主题鲜明，这是最基本的要求。没有扣紧的，要通过增加过渡性语句等适当的方式予以补救。二看框架是否合理。审视一下，看有没有一个清晰的逻辑顺序，内容的安排有没有错位，文章整体结构有没有做到环环相扣、周密严谨。三看内容是否遗漏。阐述道理的，观点准不准、全不全，道理讲得透不透；讲举措的，办法够不够、实不实，措施有没有到位。四看重点是否突出。面面俱到的讲话，看起来八面玲珑，其实，由于平均着墨，难免如蜻蜓点水，让人不知所云。“浓妆淡抹始相宜”，要着眼于增强讲话的针对性，对实际工作中极需解决的方面予以“浓妆”，一般性要求予以“淡抹”，甚至略去不提。必须注意的是，一定要有忍痛割爱的气度，即使是自己冥思苦想的所谓神来之笔，如果有可能因辞害意，也要毫不犹豫地舍弃。五看文句是否准确。检查一下有没有错别字，有没有语病，同时，还要看看哪些表述不太符合领导的语言风格。这个过程可以采用“模拟演练”的方法，即自己多念几遍，这样更能够发现问题。

优秀的讲话稿“成如容易却艰辛”，需要付出很多努力，但如果思路对头、方法正确，平时又肯用心，写作时会比较顺利一些。

第二章公文处理

1.公文管理

公文领导：各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

公文管理：办公室是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。

公文管理机构：各级机关的办公室应当设立文秘部门或配备专职人员负责公文处理工作。

2.行文原则和行文关系

行文原则：应当确有需要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发；凡是能用电话、协商等方式解决问题的，不印发文件；凡是可以用函文解决问题的，不发正式文；可长可短的公文要短。

行文关系：应当根据隶属关系和职权范围确定。（1)上行文：向所属上级机关的公文为上行文。

向上级机关行文，只报送一个主送机关，如果同时需要另一个上级机关阅知的，可抄送。办法规定，受双重领导的机关向上级机关行文，应当写名主送机关和抄送机关。

请示应当一文一事，单独报送，除领导直接交办的事项外，不得直接送领导个人，更不能多头分送；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见看上报，经过协商未能取得一致意见时，应当在请示中写明；属于上级领导机关业务部门研究解决的具体业务问题，下级机关应直接向主管部门行文商洽，不必向上级领导机关请示；请示一般不得越级行文，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。向上级机关的请示，不可同时向下级单位发送。

按照上级规定，报告一般不超过3000字。其中，单项不超过2000字，综合不超过3000字。向上级机关的报告，一般不下发，特殊需要时可抄送同级或下级有关单位。

除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报

送请示、报告、意见。

(2)平行文：互相没有隶属、业务指导关系，同级或不属同一系统的机关之间进行联系、商洽工作、请求批准某些事项用平行文。平行文一般用函、意见。议案是不是属于平行文件呢？应该属于。函的行文规则：一般按照级别平行发文。

(3)下行文：对所属下级单位行文用下行文。除了请示、报告、函外，都可以用作下行文。那么，会议纪要属于什么性质呢？我个人认为，一般属于下行文。 3.办公室核稿

公文核稿的基本任务是协助领导保证公文的质量。公文文稿送领导人审批之前，应当由办公室进行校核。公文核稿把关的重点是：

（1）程序关：公文运转程序是否符合规定，涉及有关处室业务内容的文稿是否经过经过会签。

（2）行文关：是否需要行文。

（3）关：是否符合党的路线、方针、和国家的法律、法规及上级有关规定；是否注意了的衔接。（4）文种关：文种的使用是否正确。

（5）格式关：公文格式是否规范、完整、正确。

（6）文字关：文字表述是否准确、精练、规范、连贯，是否有错字、病句，标点符号、数字、计量单位的用法是否正确。

办公室核稿时，发现有不妥之处，均须逐一修正。属于原则性问题、具体业务问题等的重大修改，应提出建议退交承办部门或人员进行修改。属于不必行文的，应送请有关领导人批准并通知承办部门或人员。

除特殊情况外，未经办公室核稿，部门不得将文件直接送领导审核或签发。否则，文件出现错误，由部门承担责任。

文种的概念

什么是文种？文种是公文种类的简称。

什么是法定文种？所谓法定文种，是国家明文规定的，可以用作公文标题的

文种，是公文标题三要素（发文机关、事由、文种）的组成部分。只有法定文种才能单独行文。

实际工作中常用的文种还有许多，如章程、办法、规划、方案、计划、总结等，这类文种没有单独行文的资格，必须借助于有行文资格的如通知等文种作为载体。

怎样拟制公文的标题

公文标题一般由发文机关、事由、文种名称三要素构成。如《关于加强和改进新形势下党的若干重大问题的决定》，其发文机关是“”，事由是“加强和改进新形势下党的建设若干重大问题”，文种名称为“决定”。

通常来说，在发文机关与事由之间要加介词“关于”，在事由与文种名称之间要加一个结构助词“的”。

多层转发文标题的处理技巧

在转发式公文标题的拟制中，时常遇到这样一种难以处理的情况，如<>。如标题照搬照抄，层层照转，导致叠床架屋，令人不知所云。当遇到这种情况时，可采取以下三种方法进行技术处理。

1.省略法。当批转、转发、印发（颁发）原文标题中已有“关于”一词时，新拟标题可省略介词“关于”和文种“通知”。如《＊＊县关于转发＜＊＊市关于转发“＊＊省关于加快畜牧养殖业发展的通知”的通知＞的通知》，可省略为：《＊＊县关于转发加快畜牧养殖业发展的通知》。

2.替代法。当采用省略法也无法避免“转发”、“关于”、“通知”的重复出现时，即可用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题。采用替代法时，在标题中最好标明事由主旨，让人一目了然，如：<<河南关于贯彻执行中发〔2007〕21号文件严格控制党政机关干部出国问题的通知>>。

3.直转法。当发生某一重大问题，省里发了文件，集团转发，公司还要转发时，标题就更难拟制。采用省略法、替代法均不合适，这时可采用直接转发最上一级文件的办法，如河南就工作发了通知，集团转发后，公司又需转发，这时就可采用直接转发通知的办法，将标题拟成<<转发河南关于做好工作的通知>>。如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后。

需要注意的是，如果被印发、批转或转发的原文标题已含有介词“关于”，则在拟写时应予省略，而不应出现“关于”重叠使用的情况。如：《印发关于建立促进科学发展的党政领导班子和领导干部考核评价机制的意见的通知》。如果原文标题不含介词“关于”，则应保留。如：《关于转发宣传部2009年宣传思想工作要点的通知》。

公文格式和行文程序

公文区别于其他文体的标志之一就是有统一的格式要求，任何单位和个人都不能标新立异。

行文应按照拟稿——部门负责人审核（会签）——办公室核稿——公司领导签发的正常顺序进行。公文核稿的基本任务就是保证公文质量，即使领导同志已经签发，最后也应该由办公部门进行文字、标点和格式等方面的复核把关。办文部门一定要排除阻力，坚持先核后签，防止先签后核，即防止文件“倒签”。

发文字号和年份括号

一份文件的版头出现两个及以上的发文字号，这是不符合规范的。《中国党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》中都规定，“联合行文时，只标明主办机关的发文字号”。也就是说，一份文件只能出现一个发文字号。

在发文字号的拟制中，不少机关以“发”、“呈”、“函”三字分别作为下行文、

上行文、平行文的发文类型代字，如“中发”、“国办发”、“晋政发”等。需要注意的是，在发文字号中嵌入“字”字的做法，系已过时的用法，现已废止。

括年份应使用六角括号“〔〕”，如“豫煤气企〔2011〕21号”。常见问题有：括年份用方括号“[ ]”，如“豫煤气企[2002]21号”，这是不规范的。

公文字体和结构层级

主标题即文件的大标题的字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。

正文结构层级的划分：第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。在一段文字中常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。

第一层标题用黑体三号字，第二层用楷体三号字，三层、四层同正文，即仿宋三号字。

公文中数字的写法

公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。

年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。

如何处理公文中的表格

公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。常见问题：有的公文中经常穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

如何引用公文名称

引用公文名称时，应当先引标题，后引发文字号。常见问题是先引发文字号或只引用标题不引发文字号，这是不规范的。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时在用括号内写明:（以下简称“××××”），再次使用时，用简称即可。

如何处理附件

附件一般在正文下空1行左空2个字标识。附件名称不用书名号“《》”，末尾不加句号。如需回行，与附件名称第1个字对齐排列。有两个或两个以上的附件时，应在附件名称前按顺序用数字注明序号，如“附件：1.××××”。

常见的问题有：没有与正文空开一行。附件名称后不标注标点符号，但是有的公文经常在名称后加句号。还有就是没在附件的左上角标明“附件”或者“附件×”字样。需要注意的是：一些印发类的通知，从形式上看也有附件。但这并非本来意义上的附件，不能按附件处理。因此，不需要标注附件。

第三章公文勘误

制定与制订的用法区别

“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”

“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”

需要与须要的用法区别

“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性为及物动词，后可带宾语。

“须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰动词。

权力与权利的用法区别

“权力”是指地位和职责带来的控制力量，即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。

“权利”有与“义务”相对的意义，即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如“著作权”“选举权”。又如“公民有监督公共权力正确行使的权利。”

截止与截至的用法区别

在使用时，“截至”后面须带时间词语（做宾语）。例如：“截至目前”、“截至本月底”。“截止”不能带时间词语（做宾语）。“截止”一般用于时间词语之后，例如：“报名工作已于昨日截止”、“投票将在本月底截止”。所以，可以说“截至目前”，不能说“截止目前”。但是，可以说“截止到目前”，因为“截止到”相当于“截至”。另外，可以说“截止日期”，这里的“截止”是定语，不能说“截至日期”。

违反与违犯的用法区别

“违反”即不符合、不遵守。“违犯”即违背，触犯。

“违反”与“违犯”意思相近，“违反”表达的意义较轻,应用的对象较广,通常是与纪律、决议、命令、指示、原则、规章、制度、真理、习惯、理论、宗旨等词相联系。但“违犯”是指有意识地破坏和触犯法律法规，情节较为严重。如：

“他违犯了《刑法》，自然是罪有应得”。

部署与布置的用法区别

“部署”所安排、处置的事要大一些，宏观一些，例如：“战略部署”、“战役部署”，所安排、处置的事大而宏观，所以用“部署”。“布置”所安排、处置的事要小一些，具体一些，例如：“布置会场”、“布置任务”，所安排、处置的事小而具体，所以用“布置”。需要特别注意的是，“布署”不是一个词，它是“部署”的误写。

以上与以下的用法区别

“以上”、“以下”等词与前面的数字连用，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如：“14岁（含）以上儿童不得入内。”又如：“50万元（含）以上的，……；50万元以下的，……”。再如：“二级及以上非伤亡事故”，这样处理就避免了歧义和扯皮。

功夫与工夫的用法区别

“功夫”与“工夫”经常通用，但是，表示工作、学习所花的精力、时间时，习惯用“工夫”。表示本领和造诣时，习惯用“功夫”。

决不与绝不的用法区别

“决不”含有决心、决定的意思；“绝不”则含有“绝对”的意思。“决不”与“绝不”比较，有两大差别。

（1）主客观性不同。“决不”表示一定不、决心不、坚决不，强调主观意愿上的坚决否定，当要对某件事情表态（表示坚决否定的主观愿望）时，应该用

“决不”，以明示决心，例如“无论条件如何艰苦，我们决不退缩”；“绝不”表示完全不、全然不、绝对不，也可以理解为“所有情况下都不”或者“任何情况下都不”的意思，强调客观上的完全不可能，当强调客观上否定的绝对性时，应该用“绝不”而不用“决不”，例如“事情绝不像人们想象的那么简单”。

（2）时态不同。“决不”含有对将来的行为表示坚决否定之意，当表示对将要进行的事情表示决心否定的意愿时，要用“决不”而不用“绝不”，如“只要终场的哨声不响，我们就决不放弃”；“绝不”含有对已经发生过的事物进行否定之意，所以，当表示对过去事实的判断时，一般用“绝不”而不用“决不”，例如“这话绝不是他说的”。

象与像的用法区别

“像”指用模仿、比照等方法制成的人或物的形象，如“画像”“录像”“偶像”“人像”“神像”“塑像”“图像”“肖像”“绣像”“遗像”“影像”“摄像”等，都是人工做成的；“象”指自然界、人或物的形态、样子，如“表象”“病象”“形象”“脉象”“气象”“景象”“天象”等，都是自然表现出来的。 “象”适用于三种情况： 1．作名词用，如“大象”。

2．属于名词性词素，不能单用，用来构词，如表示形状、样子的“形象”、“象征”等。

3．属于动词性词素，不能单用，可用来构词，如表示摹仿、表现的“象声词”、“象形字”。

“像”适用于四种情况：

1．作名词，指人物等做成的形象，如“画像”、“佛像”等。 2．用作动词，表示相似，如“你像他哥哥”。

3．作介词用，有“比如”、“如同”等意思，如“像爸爸那样工作”。 4. 作副词用，有“好像”、“似乎”、“仿佛”等意思，如“雪梅好像什么都没看见”。

二与两的用法区别

使用“二”的地方：自然数、序数、小数、分数。

使用“两”的地方：一位数的基数，如“两台机器”。概数，如“三两天”。

既与即的用法区别

“既”是并列连词，通常与“又”配对使用。 “即”相当于判断词“是”的用法。

暨与及的用法区别

“及”跟“暨”都能用于连接名词或名词性词组。但是二者有两点不同。 1.读音不同。“及”读jí，“暨”读jì。

2.语体色彩不同。“及”没有书面语色彩。“暨”具有浓厚的书面语色彩，具有庄重典雅的意味。

因此，“暨”常用于郑重的语用场合，例如会标、请柬、贺函等。这些地方的“暨”不能用“及”替换。在行文中的“及”一般也不能用“暨”来代替。

帐与账的用法区别

表示“财物出入的记载”和“债”的义项时，不能写作“帐”，应写作“账目”、“账号”。

作与做的用法区别

(一)从语体色彩来看：区分“作”、“做”用法的基本标准是“文”与“白”。

“作”多用于具有书面语色彩的词语，特别是文言词语均用“作”，如：作答、作废、作息、作业、作战、操作、创作、动作、劳作、写作、制作。

成语一般用“作”，如：敢作敢当、敢作敢为、故作高深、胡作非为、矫揉

造作、苦中作乐、弄虚作假、为虎作伥、以身作则、自作聪明。

“做”则多用于具有口语色彩的词语，如：做梦、做买卖、做生意、做手脚。 (二)从语义内容来看：“作”表示的动作性不强，意义比较抽象、泛化，如：作风、作为、作用、作证、炒作、合作、协作、运作。

“做”表示的动作性强，意义比较具体、实在，如：做饭、做菜、做鬼脸、做家务、做游戏。

(三)从语法特征来看：宾语是双音节动词，多用“作”，如：作报告、作比较、作演讲、作咨询。其中的“作”，现在也用“做”，但依过去惯例一般用“作”。

宾语是双音节名词,多用“做”，如：做工程、做功课、做记号、做课题、做学问、做业务。

和与及的用法区别

“和”口语色彩比较浓；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。

的地得的用法区别

1.的——定语的标记，一般用在主语和宾语的前面。“的”前面的词语一般用来修饰、“的”后面的事物，说明“的”后面的事物怎么样。结构形式一般为：形容词、名词（代词）+的+名词。如：（1）颐和园(名词)的湖光山色（主语）美不胜收。（2）她是一位性格开朗（形容词）的女子(名词，宾语)。

2.地——状语的标记，一般用在谓语（动词、形容词）前面。“地”前面的词语一般用来形容“地”后面的动作，说明“地”后面的动作怎么样。

结构形式一般为：形容词（副词）+地+动词（形容词）。如：（1）她愉快(形容词)地接受(动词，谓语)了这件礼物。（2）天渐渐(副词)地冷(形容词，谓语)起来。

3.得——补语的标记，一般用在谓语后面。“得”后面的词语一般用来补充说明“得”前面的动作怎么样，结构形式一般为：动词或形容词+得+副词。如：（1）他们玩(动词，谓语)得真痛快(补语)。（2）她红(形容词，谓语)得发紫(补语)。

常见的附注问题

附注即公文要标明的事项。我们平常使用附注的公文仅限于请示等公文。常见的问题有：漏写附注和标注位置不对。“请示”的附注是联系人的姓名和电话，应标在成文日期之下，版记之上的。

如何正确使用公文印章

印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，与正文的距离标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白，如空白过大，就容易被加入其他内容。常见的问题有：盖章不端正、不清晰以及成文日期与正文距离过大。当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应调整行距或字距，务必使印章与正文同处一面。

版记的正确位置

版记一定要放在最后一面最下面的位置（封四）。如遇到版记前一面完全空白的情况，处理的方法是“空白页和空白页以后的页都不标识页码”，但最多不能超过3面空白页。

公文标题语病实例分析

1.关于做好两级中心组学习安排

分析：要素不全。“关于做好两级中心组学习安排”标题拟写不正确，缺少文种，应该为“关于做好两级中心组学习安排的通知”。

2.××公司关于车辆处置情况的汇报

分析：生造文种。“××公司关于车辆处置情况的汇报”标题出现生适文种的错误，“汇报”不能作为一种文种，根据文件内容得知该公司要把车辆处置情况报告给上级公司，因此应该将文件标题改成“××公司关于车辆处置情况的报告”。

3.××公司关于企业改制的请示报告

分析：并用文种。“××公司关于企业改制的请示报告”标题用了“请示、报告”两个文种，将“报告”与“请示”没有明确区分开，”该文件标题则应拟为：“××公司关于企业改制的请示”。

4.××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告分析：滥用词语。“上报”与“报告”重复，应把“上报”删去。 6.××市关于请求解决水利建设资金的请示分析：请求”和“请示”重复，应把“请求”删去。

常见的标点符号问题

1.如何处理标题中的标点符号？

为了保持标题简炼和整洁大方，能不用标点符号的尽量不用。常见问题有：标题中有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

非用不可的有下面几种情况：

1.可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。 2.可用问号。如：《人的正确思想是从哪里来的？》

3.可用引号。如：《关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》

2．小圆点儿的句号“．”与小圆圈的句号“。”有什么不同？

小圆点的句号与小圆圈的句号都能用来表示陈述句末尾的停顿。但小圆圈的句号是句号的基本形式，小圆点的句号只是句号的补充形式。小圆点的句号主要用在科技文献及外语文献中，以避免句号同字母o及数字0相混。

3．“但是”之前可否用句号？

用于“虽然……但是……”“尽管……但是……”两种句式中的时候，“但是”

之前不能用句号。其他情况下，可以用句号，也可以不用句号，视具体情况而定。例如：

（1）1911年孙中山先生领导的辛亥，废除了封建帝制，创立了中华。但是，中国人民反对帝国主义和封建主义的历史任务还没有完成。（《中华人民共和国•序言》）

（2）文化大已经成为我国社会主义历史发展中的一个阶段，总要总结，但是不必匆忙去做。（《思想，实事求是，团结一致向前看》）

4．序次语后面如何使用标点符号？

“首先”“其次”“最后”“第一”“第二”等的后面，用逗号。“一”“二”“三”等的后面，用顿号。“1”“2”“3”等的后面用小圆点。数字外面如果有括号或圆圈，后面就不再加标点。

5．正文小标题的末尾该不该用句号？

标题位于文章之首，或段落的前面，一般只有一句话，它并不处在句群中，不存在句与句之间的停顿问题，所以，单纯从停顿的角度看，标题的末尾完全可以不用句末点号。但如果这个句号与语义的表达息息相关，不用句号就会产生歧义，妨碍读者理解，就得用上句号。

6．公式、表格的末尾用不用句号？

标点符号是帮助文字记录语言的一套符号，在数理化等自然科学中，遇到公式时，如果这个公式可以用语言读出来，我们就可以按照《标点符号用法》的规定使用标点符号，不同的是常常选用小圆点的句号。例如：如果A＞B，B＞C，那么A＞C．

在表格中，如果只有数字、单词，末尾不用标点；如果有句子，就应该和一般文句一样使用标点。

7．并列的引语之间要不要用顿号？

从理论上说，并列的引语之间有停顿，应该用顿号，但是由于各引语已经加了引号，看起来很醒目，不会造成混淆，所以，可以不用顿号。有人愿意用，不能算错，但是以不用为好。如：他说话喜欢用“多”“真”“大”“挺”等词强调语气。

8．连词前面可否用顿号？

用连词连接的词语，中间无停顿时不用点号分隔。例如：“你或者小王来都行。”有停顿时，一般用逗号而不用顿号。下面例句中的顿号都用错了：

（1）一本书少则数万字，多则数十万、甚至数百万字。（2）如果那天下雨、或者我另外有事，我就不能去你那儿了。例（l）的顿号可删去，例（2）的顿号可改为逗号。 9．并列词语之间用逗号还是用顿号？

并列词语间如果没有停顿，就既不用逗号，也不用顿号。例如“他的父母很爱他”，“父”“母”之间就不必用顿号或逗号。

10．并列词语或短语之间用逗号还是用顿号？

如果并列词语之间有停顿，一般用顿号表示，有时也可以用逗号表示。如果停顿比较长，就用逗号，停顿比较短，则用顿号。停顿的长短写文章的人可以自由选择。一般地说，并列词语作主语和宾语时，中间用顿号或逗号的都很常见。作定语时，中间用顿号的多一些。作状语时，中间用顿号，很少用逗号。

如果并列短语是多层次的，就要用顿号表示较低层次的停顿，用逗号表示较高层次的停顿。如“最近几十年来，随着全球经济的发展，城市的扩大，人口的猛增，生活质量的变化、提高，城市和乡村的垃圾不断增加，垃圾处理成为困扰全球的严重问题之一。”

11．句中能不能不用逗号径直用分号？

逗号、分号虽同为句内点号，但停顿的时间有长短之分，一般情况下，应该先用停顿时间短的逗号，再用停顿时间长的分号，不能乱了秩序。只有当分项列举时，为使列举的各项突出，才用分号。如“当前要注意解决新闻不新的问题；针对性不强的问题；缺乏准确性的问题。”这句话应把分号改为逗号。

12. 同一个句子中能否有两个冒号？

在同一个句子中，一般只能用一个冒号，不能用两个，否则便会面目不清。如“我向大家保证：今后我一定做到三件事：第一，不迟到；第二，上课不说话；第三，按时完成作业。”这段话中，第一个冒号应该改为逗号。

13.引文末尾的标点放在引号之内，还是放在引号之外？凡是完整地照录别人的话，句号放在引号之内。例如：

（1）总之，在任何工作中，都要记住：“虚心使人进步，骄傲使人落后。”（吴

晗《说谦虚》）

（2）俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说：“看菜吃饭，量体裁衣。” 凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的句号放在引号的外面。例如：（1）我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。

（2）从火车上遥望泰山，几十年来有好些次了，每次想起“孔子登东山而小鲁，登泰山而小天下”那句话来，就觉得过而不登，像是欠下悠久的文化传统一笔债似的。（李健吾《雨中登泰山》）

14．什么是句内括号，什么是句外括号？

句内括号只是注释句子里的某些词语的，必须紧贴着所注释的词语，例如：（1）国外在侦查犯罪时，就是将语言特征（包括口语和书面语特征）作为查缉罪犯的一个重要条件，并设专门人员进行这方面的研究。（《语文建设》1991年第6期第37页）

句外括号是注释整个句子的，要放在整个句子之外，位于句末点号之后。例如：

（l）果戈理作《巡按使》，使演员直接对看客道：“你们笑自已！”（奇怪的是中国的译本，却将这极要紧的一句删去了。）（鲁迅《答〈戏〉周刊编者信》）（2）全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟大的、光荣的、正确的中国党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。）

15．书名或篇名的简称是不是可以用书名号？

书名或篇名的简称也可以用书名号，因为它们也是书名篇名，在人们心目中，它们和全称是等价的。书名号的作用是区分书名与非书名，以避免产生误解。如：“1996年6月1日实施的《中华人民共和国国家标准标点符号用法》（筒称《用法》）对此并无明确规定。（《语文建设》2000年第2期第15页）”

16．数词表示历史事件名称时该怎样标点？

应该在数词外加引号，数词间加间隔号。例如：“一二•九”运动，如果不用间隔号，也可以理解为1月29日。加引号是因为这些数词具有特殊含义，它们是某月某日的省略写法，指的是特定的日子。使用间隔号是为了避免误解。如果事件比较有名，不加引号或省略号也不会妨碍理解，也可以不用引号或省略号，

如：五一劳动节、六一儿童节、五四运动。

第四章附录

附录一

党政机关公文处理工作条例

（中办发〔2012〕14 号，2012 年4 月6日印发，2012年7月1日施行）

第一章总则

第一条为了适应中国党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。

第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。

第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第七条各级党政机关（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类第公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）议案。适用于各级按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式

第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、

发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。

第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4 型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

（二）、的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级、同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第十六条向下级机关行文，应当遵循以下规则：

（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

（二）、的（室）根据本级、授权，可以向下级、行文，其他部门和单位不得向下级、发布指令性公文或者在公文中向下级、提出指令性要求。需经审批的具体事项，经同意后可以由职能部门行文，文中须注明已经同意。

（三）、的部门在各自职权范围内可以向下级、的相关部门行文。

（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

第十七条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于、各自职权范围内的工作，不得联合行文。

、的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除（室）外不得对外正式行文。

第五章公文拟制

第十公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十九条公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。

（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十条公文文稿签发前，应当由发文机关（室）进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关（室）进行初核。

第二十一条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

第二十二条公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。、的（室）根据、授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第六章公文办理

第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十四条收文办理主要程序是：

（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十五条发文办理主要程序是：

（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

第二十七条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

第七章公文管理

第二十各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第二十九条党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

第三十一条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第三十二条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十三条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十五条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十六条机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十七条新设立的机关应当向本级、的（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。

第八章附则

第三十党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第三十九条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十条其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。第四十一条本条例由、负责解释。

第四十二条本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日发布的《中国党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

附录二

党政机关公文格式（2012年7月1日施行）

1 范围

本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。 2 规范性引用文件

下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本标准。

GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 GB 3100 国际单位制及其应用

GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 GB 3102（所有部分）量和单位 GB/T 15834 标点符号用法 GB/T 15835 出版物上数字用法 3 术语和定义

下列术语和定义适用于本标准。 3. 1 字 word

标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。 3.2 行 line

标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3

号汉字高度的7/8的距离。 4 公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m~80 g/m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。 5 公文用纸幅面尺寸及版面要求 5. 1 幅面尺寸

公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

GB/T 9704—2012 5.2 版面

5.2.1 页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。 5.2.2 字体和字号

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

5.2.3 行数和字数

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。 5.2.4 文字的颜色

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。 6 印制装订要求 6. 1 制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。 6.2 印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 6.3 装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成

品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。骑马订或平订的公文应当：

a）订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm； b）无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

c）骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

7 公文格式各要素编排规则 7.1 公文格式各要素的划分

本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。 7.2 版头 7.2.1 份号

如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 7.2.2 密级和保密期限

如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。 7.2.3 紧急程度

如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 7.2.4 发文机关标志

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 7.2.5 发文字号

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。

上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。 7.2.6 签发人

由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。 7.2.7 版头中的分隔线

发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 7.3 主体 7.3.1 标题

一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。 7.3.2 主送机关

编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。 7.3.3 正文

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用

仿宋体字标注。 7.3.4 附件说明

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章 7.3.5.1 加盖印章的公文

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。 7.3.5.2 不加盖印章的公文

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。 7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。 7.3.5.4 成文日期中的数字

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.3.5.5 特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。 7.3.6 附注

如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。 7.3.7 附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。 7.4 版记

7.4.1 版记中的分隔线

版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。 7.4.2 抄送机关

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。 7.4.3 印发机关和印发日期

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

7.5 页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。 GB/T 9704—2012 8 公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法

公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。 10 公文的特定格式 10.1 信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。 10.2 命令（令）格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。 10.3 纪要格式

纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。 11 式样

A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1；公文首页版式见图2；联合行文公文首页版式1见图3；联合行文公文首页版式2见图4；公文末页版式1见图5；公文末页版式2见图6；联合行文公文末页版式1见图7；联合行文公文末页版式2见图8；附件说明页版式见图9；带附件公文末页版式见图10；信函格式首页版式见图11；命令（令）格式首页版式见图12。

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