档案工作archives work不动产档案传统管理与数字化管理对比分析文/中山市自然资源档案馆 汤安琪【摘要】随着我国经济水平的不断提升，人民群众对于住房的改善需求以及刚性需求日益增长，需要进行登记的不动产数量也越来越多，在这样的背景之下，选择效率更高的档案管理方式显得尤为重要，数字化管理应运而生。本文就不动产档案的传统管理模式与数字化管理模式进行对比，分析各自的特点，以供参考。【关键词】不动产档案；传统管理；数字化管理也让不动产档案管理的安全性、保密性得到有效的提升。由此可见，将数字化管理与传统管理进行有机结合，能够让不动产档案管理收获较大的成效。2.能够提升电子档案的安全性。对不动产档案进行管理时，安全是首要考虑因素，通过数字化管理的方式，构建档案管理“云平台”，能够让电子档案的安全性得到较大幅度的提升。在数字化管理模式中，主要是采取扫描复制技术或图片技术来对不动产信息化资料以及纸质资料进行数据化管控，且能够在稳定的数据库中进行保存，完成不动产档案的数字化储存。当相关管理人员需要对数据库中的资料进行查找时，所耗费的时间更短，效率更高，不会出现传统纸质档案中页面受损或归档出现差错等问题，同时也能够让不动产相应数据得到有效的交互，在互联网中可以与其余平台完成数据信息的共享操作，整个不动产档案显得更加透明、公开，这对于不动产档案管理的发展大有裨益。3.提升档案查询的便利程度。通过不动产档案数字化管理模式的应用，不但能够给人民群众在登记与查询方面带来较大的便利，同时也能够有效促进我国经济的良好发展。数字化管理模式能够给全部不动产管理机构提供一个行业标杆，进而推动整个行业办事效率有效提升。由于在对产权进行管理时包含了登记、收件、落实、审核发证以及结算等内容，整个过程显得较为繁杂，通过不动产档案数字化管理模式的应用，能够有效提升人民群众以及相关管理人员进行档案查询的便利程度。在数字化管理模式中，构建了具备功能的管理机构，其职能就是整理与收集相关材料，并确认其真实性，接着通过数据化手段将其储存至信息系统之中，整个不动产数据资料库具备强大的功能，且保持一定的稳定性与安全性。在该数据信息库中，能够充分发挥计算机的作用，检索、组合、复制其中的数据信息，进而建立一个健全的电子管理系统，这样一来，能够有效提升管理人员的工作效率，且保证了不动产档案的安全性与完整性。（二）推动不动产档案数字化管理发展的策略。相关管理人员应当构建一个健全的不动产档案数字化管理机制，以此促进档案管理工作效率得到有效提升，这样才能够确保在管理房屋不动产相关信息时不出现纰漏，从而为人民群众带来最为优质的登记与查询服务。在不动产档案管理队伍内部，应当充分考核相关工作人员，让其能够具备优秀的理论思维能力，并采取合理的措施来扩展其思想，让其不断吸收不动产档案管理相关先进经验，进而充实自身。部分不动产档案管理人员并不熟悉数字化管理方式与手段，针对这类人群应当采取相应的措施，让其实践能力得到有效的提升，并根据社会发展的实际情况，制定出相应的标准，让管理人员给自身的实践能力提出一个发展目标，并不断进行提升，从而迎合信息时代对于数字化一、不动产档案传统管理模式特点（一）以纸张作为信息载体。在档案管理中，档案信息载体主要是制作成档案所使用的材料，在建国之前主要使用宣纸，大部分是由人工进行手写，复印材料、油印材料以及打印材料使用频率底。比如在不动产权属登记申请人所提交的不动产付款票据、不动产登记委托书、不动产登记申请书以及不动产买卖合同等，都是以纸张作为信息载体，同时在登记不动产权过程中所需要的审批意见以及调查意见都是通过笔墨在纸张中进行书写。直至上世纪70年代初，部分格式较为固定的档案文本被人们通过油印的手段印刷在纸张中，让登记人员逐一填写，极大提升了不动产档案登记与管理的效率。随着我国科学技术水平的不断提升，各类机械化办公设备已经逐渐出现在日常生活中，不动产登记与管理也开始使用了这类办公设备，通过胶印、铅印、手工蜡纸刻板油印等方式来实现格式文本的呈现，相关登记人员以及管理人员则通过碳素墨水或蓝黑墨水结合钢笔在纸张中书写相应的内容。由此可见，在传统的不动产档案管理模式中，构成不动产档案信息的实体材料是通过书写来实现，在新时代符合年龄相对较大的人群特点，更容易被这类人群所接受。（二）手工抄录查询结果。在传统不动产档案管理模式中，当相关管理人员需要为客户提供相关查询业务时，往往需要让客户手写不动产登记信息查询申请书，并把客户的基本信息、检索条件、准备查询的事项以及查询信息用途登记在案。管理人员通过客户所提交的准备查询事项在纸质目录中进行检索，并将不动产档案的编号进行记录，手写完成提档单，接着进入存放档案的库房，将符合条件的档案提取出来。提取完毕之后，还要进行不动产档案的出库登记，并阅读提取的不动产档案，记录下客户想要查询的信息，并就这类信息加盖相应的印章。二、不动产档案数字化管理的特点（一）不动产档案数字化管理的优势。1.能够保证纸质档性。随着我国信息化进程不断提速，信息技术给人民群众的日常生产生活带来了较大的便利，不动产档案管理也结合了各类信息化技术，使用了不动产档案数字化管理模式。通过不动产档案数字化管理模式的应用，推出了网上通办、简捷快办等方式，合理利用了原有的纸质档案，且能够有效分离纸质档案的实体与日常利用，最大化降低了利用纸质档案实体的频率，充分保护了纸质档案实体，防止其受到外在因素的干扰而出现遗失或破损的现象，有利于纸质档案的有效存储。通过这样的方式，不但充分与时代接轨，迎合社会发展需要，同时第 130 页2020/5 工作指导 总第339期Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.管理人员的需求。严格贯彻“放、管、服、效”的基本方针，从最基础的环节来实现不动产档案数字化管理，例如对于不动产档案的资料整理与收集、真实性确定以及安全性保证等，给后续的不动产档案数字化管理建设打下坚实的基础。同时，还应当加强不动产档案数据信息安全的保护级别，提升其中的科技性，对防火墙进行优化，并对所有传输的数据和信息进行严格的加、解密，然后再依据实际的内容对所有的数据信息进行备份与储存，定期进行档案数据备份，完善权限分级体系，并对现有的权限进行严格管理，以此确保档案数据的灵活运用及存贮便捷性。充分认识到数字化管理的作用，明确数字化管理方式的基本手段，熟悉相关基础知识，做好数字化管理与传统管理的有机结合。这样一来，才能够让不动产档案的稳定性及安全性有较大幅度的提升，同时也能够增强不动产档案管理工作效率，为人民群众带来更为优质的登记与查询服务，从而促进社会的和谐发展。【参考文献】[1]韦宇珉.基于\"互联网+不动产登记\"的档案管理探析[J].城建档案,2019(06):54-57.[2]于金宏.试论互联网时代的不动产档案管理[J].内蒙古科技与经济,2019(08):29-30.[3]何长英.我国不动产登记档案研究述评[J].兰台内外, 2019(10):59-60. 三、结语综上所述，随着我国科学技术水平的不断进步，针对不动产档案采取数字化管理模式已是大势所趋。相关管理人员应当（上接第117页）念，以此来提高他们的专业水平。其次，要重视科学技术的教育和培训工作。当前社会已经进入了知识时代、信息时代，只有拥有丰富的知识和技术，才能有立足之地，才能在社会中充分发挥出自己的价值。因此单位要根据档案管理工作的实际情况向管理人员普及相关学科知识。比如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，同时还要加大对工作人员的技术培养，让他们学习如何设置安全保密系统、严格监管计算机发布的内容等技能，从而有效避免计算机被入侵的现象，确保信息资源的安全性，从整体上提升档案队伍的管理水平。（三）完善管理机制。首先，机关单位要从思想上进行转变，重视档案管理的作用和价值，广泛宣传其重要性，将工作理念从“对物服务”转向“对人服务”，深入开发利用档案资源，全方位搞好深层次、多元化的服务。其次，单位要依照系统的档案管理归档技术架起档案信息的利用标准，制定统一强化的档案服务管理理念，逐步改善档案的更新频次，形成统一准确的档案信息状态。最后，要根据单位的实际情况以及档案管理的实际特点，制定出对应的管理制度，要明确各管理人员的职责范围、责任履行以及考核的标准。尤其是要把档案材料的积累工作纳入档案管理的绩效考核中。这样有助于管理人员明确自己的工作方向，承担起相应的责任，有助于档案管理活动的有序化、规范化和制度化。四、结语机关单位在日常的管理工作中会产生和保存大量的文件资料，这些资料会为机关单位处理各种事务提供参考和指导。因此在新时期，机关部门要重视档案管理工作，并在全面分析工作现状的基础上，从制度、队伍建设以及工作模式等方面入手，提出创新举措，以此促进档案管理的高质量发展。【参考文献】[1]刘丽红.对新形势下机关档案管理工作的几点思考[J].办公室业务,2014(05).（上接第125页）级部门的规定与要求，根据实际情况进行操作与安排，将管理制度不断进行实践与创新，通过不同的形式与内容调整管理制度，明确档案管理规范化的重要性，对档案管理人员严格要求并定期进行相关的培训，促进管理工作效率的提升。另外，事业单位还要根据自身的实际情况因地制宜，把人民的服务当成工作的重点与核心目标，更好地为大众提供便利的服务。（四）管理层需要高度重视。在事业单位中，管理层与基层工作人员都要清醒地认识到档案管理工作的重要性，以及在事业单位长久发展中起到的重要作用，要积极推广档案管理工作的创新力度，不断寻找更适合的新方法与新模式，将档案管理的创新目标提上日程。档案管理工作是事业单位的前提基础与保障，对于人才支持有着重要的促进作用，因此，提高档案管理工作的效率刻不容缓，事业单位要利用好信息化技术，从多方面改善工作人员对传统管理方法的旧观念。来的主要趋势就是档案管理实现科学化与规范化的发展，事业单位更要清醒地意识到这一点，加大创新力度，进一步提升档案管理水平与整体质量。总而言之，在当代社会大背景下，事业单位发生了不同程度的变化，若想将档案管理工作充分发挥其职能与作用，必须要与信息化技术相结合去落实操作，加快实现标准化管理的步伐，将档案管理工作全面提升与完善，为事业单位的整体发展做出铺垫。【参考文献】[1]万欣.事业单位档案管理工作中存在的问题与解决措施[J].科技创新导报,2016(24).[2]姚武.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].中国管理信息化,2016(15).[3]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发,2017(16).[4]刘扬.行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略[J].企业导报,2016(18).三、结束语从整体上来看，档案管理工作正在进一步提升与创新，未2020/5 工作指导 总第339期第 131 页Copyright©博看网 www.bookan.com.cn. All Rights Reserved.
