会务接待管理SOP
目的
规范公司会务接待、会议室管理 加强公司会议室财产管理。 统一公司会务联系窗口。
1、适用对象
公司所有会务接待活动。
2、操作原则
3.1 统一管理、统一安排原则；
公司所有相关接待由行政人事部门根据实际情况统一安排 3.2
预约登记原则；
各部门在明确接待（会务）需求后，应提前一周填写《来访接待安排表》及《会 议室使用预约登记表》，行政人事部汇总后，将根据会议接待的重要程度、与会 人数等统一安排后回复各部门（突发除外）；
3.3
标准化管理原则
公司根据会务接待活动的规格及与公司发展的重要程度分为 待、部门业务接待；
VIP会务接待：区长（级别）以上、或纳入 VIP级别的团队及个人的会务 接待活动；境外指著名企业财团、外国行政洽谈投资、项目与来访； 境内指各省、市、区领导洽谈投资项目与参观调研。
一般会务接待：公司内部会务、与公司业务发展有紧密联系的会务接待活 动等； 部门会务接待：部门内部会务、客户来访、洽谈等。
3.4
重要度优先原则；
遵循先全局性会议后部门、先紧急性后一般的原则。优先保证领导或重要会议的需要，科学安 排,合理调配。
VIP接待、一般接
3、操作流程图
会务需求 预约登记 递交（汇总） 安排（反馈） 会议室布置 c=> 接待验收 会议举办 => 清理会场 评估 4、操作步骤
5.1会务接待需求：
公司（部门）在产生（收到）会务接待需求时，应明确：
会务接待目的、主题、要求；
来访人员背景、人数；
时间行程安排等与接待会务有关的信息。
5.2填写预约登记表：
部门应详细填写《来访接待安排表》、《会议室使用预约登记表》，于活动举办前 一周（特殊情况除外）交至前台。部门会务接待仅需填写《会议室使用预约登记 表》。 5.3递交汇总：
行政人事部将于每周一汇总各部门填写的登记表。 5.4安排反馈：
行政人事部根据会务接待活动的重要优先原则出具拟办意见，经领导批示后，于 每周二将安排情况反馈给各部门； 5.5会场布置：
行政人事部根据接待标准、人数等情况，安排、协调会议用品采购、会议室布置 等准备工作，各业务部门须尽量予以配合。部门会务接待由各部门自行准备，使 用前后应与会议室管理人员做好交接工作。 5.6验收：
根据会务接待标准（见附件）安排。布置完毕后，职能部门、接洽部门、公司负责 人对会场布置进行整体验收。 5.7会议举办：
公司各部门在预定时间会务接待活动中，如发生变动，且与公司会务接待安排计 划有冲突，
应速与行政人事部联系，以便妥善处理。 5.10清理会场：
会务接待完毕后，由接洽责任部门负责会议室及公共场所的清理、复位工作。会 议室管理人员应做好验收工作。 5.11评估：
主要接洽部门对于会晤接待情况总结、评估（安排、布置、效果等）。 注：此款仅针对VIP接待。
附件： 《会务操作指南》
《来访接待安排表》
《会议室使用预约登记表》
前期准备（根据需要，进行选择）
会务接待内容的确认
1. 会务接待目的、主题、要求; 2. 来访人员背景、人数； 3. 时间行程安排。 人员安排及分工
1. 确定参会人员名单
根据《来访接待安排表》及相关材料，行政人事部提出拟办意见，经领导批 示后，着手准备；
确定公司参与人员、企业参加名单，落实具体参加人员名单及联系方式，会前再次确认
2. 需用车接送的，要求的问清用车人数、地点、 确认。
'时间，并与相关部门协商好用车事宜，用车前一小 时再次
3. 需参观企业的，事先与企业沟通好参观时间，内容，接待人员及联系方式 4. 组成工作小组，制订工作分配表，明确各自分工。
资料准备
1. 议程和参会人员名单。 2.
根据会议内容制作相关的 PPT，首页写上“欢迎***来访”的字样。
公司相关资料（公司介绍、笔、礼品等） 与会议内容等有关的资料 对方背景材料 相关企业介绍
4. 欢迎辞、主持稿、发言稿 5.
将相关资料交宣传负责人，使其事先对会务接待有个大致了解。
3. 与会务接待有关的资料：
会场、环境准备
1. 选择会场：根据参会人数、形式选择会场。
2. 落实会场：与相关部门协商会场使用时间、如何布置、费用等事宜 3. 布置会场：
会议桌、椅排列整齐，符合会务要求； 席卡制作与摆放 资料摆放
茶水、点心、水壶、茶杯等 签到台摆放
话筒，检测以及了解如何使用
照相机、录音笔，事先对其电池充满电量 投影仪、笔记本电脑、
PPT，均需事前调试确认。
激光笔，检查电量，并备用一枝。
4. VIP会务接待前，需检查绿化、楼道卫生情况。及时增补或调整绿化摆放，通知物业公司进行 楼道清洁，保持环
境整洁，并于当天对周边停车状况进行调整。 5. 请相关负责人验收 6. 其他： 会议室管理人员须：
要经常查看电源、饮用水、茶叶、茶杯等物品的配备情况；
熟练掌握会议室内各种设备的使用操作方法，保持其经常处于良好状态，发现故障及时报 告处理； 对近期会议安排胸中有数。重要会议须提前到达会场，检查落实会议室准备情况。
申请使用会议室的部门在使用前后应与管理人员做好交接工作，按操作规程正确使用各种 设备，未经允许，会议室内不得随意张贴字画、横幅等。
行政部承担重要、大型、全局性的会议活动的服务，承办制作会标、指示牌、席卡等，其 他会议活动由各部门自行制作。
费用申请 1. 对会议费用进行预算，事先申请汇报。 2. 获批后，请款备用。
现场
欢迎
5. 提早到达会场， VIP会务接待须至少提前半小时到场。打开会场的窗户，流动空气或打开空调 室内温度：夏季 20
- 24度；冬季16 — 20度以上。
6. 签到，引导入座
7. 交换名片，将来访者名片对应按序平放在桌上。
8. 主持人致欢迎辞，向客人介绍我方接待人员，然后让对方介绍来访人员。 9. 根据签到情况掌握未到会人员情况，便于及时联络。
正式接待
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
当会议开始时，安静会场，不参加人员应退离会场。 PPT讲解前应关闭室内照明，讲解完后再开启
PPT讲解者应控制好语速和声音，翻页前稍做停顿，便于访客提问。 设专人递送话筒，密切关注会议进程，随时为发言人员递送话筒。 设专人进行会议记录，仔细迅捷的对关键问题进行记录。 设专人进行拍照、录音。
专人负责PPT播放，在播放过程中要跟随演讲人的节奏。 专人负责倒水，每隔二十分钟续水一次。
参观
1. 当访客上下电梯时，应按住电梯门及铃牌，请访客先进出电梯 2. 公司接待人员应在前引路
交流
1..回答提问 2. 3. 4.
进一步了解访客的情况和要求 交换通讯方式，便于日后联系
交换资料
结束
拍照留念
结束工作
10. 带领访客离开会议室，送岀大门，如有要我方派车的客人，结束前通知司机准备好，并将客人送 到相关的地点。目
视车辆离开。 1 .对会场进行清理工作，恢复原样。 2. 及时归还所借的设备。 3. 通知会议室管理者验收
4. 关空调、关灯、关窗、锁门
后续工作
1. 2. 3. 4. 5.
整理会议记录和资料进行整理归档，并将来访信息输入数据库，以便日后工作的需要。 及时汇报会议接待工作并将来访者所提岀的意见，想法及时反馈给领导。 将所整理的相关文章，图片及时刊登并上传到网站。
定时打电话或发送电子邮件，保持与来访者的密切联系和沟通。 遇到无法应对的问题时，及时向领导汇报。
附：会务用品质量要求:
1. 茶杯：须经过消毒，茶杯、杯盖无黄斑，无缺口、无水迹且光亮
2. 矿泉水：矿泉水瓶无灰尘，密封完好，瓶内无沉淀物，同时在保质期内； 3. 热水瓶：表面清洁光亮，无水迹，水文控制在 90度以上；
会议室安全
会议室内的一切财产均须针对其产品特性进行妥善保管。 会议期间，使用部门和与会人员要爱护室内公物。
会议结束，使用部门清点设施、物品等，若有缺损，要及时告知会议室管理人员；使用部门要负责关空 调、关灯、关窗。 会议室的设施、物品等，未经公司同意，不能私自搬（带）出。
会议室管理人员要认真检查设备设施使用情况，要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、门上 锁。 会议室卫生
会议室应经常保持室内清洁、整齐，以备随时使用。 使用部门负责室内卫生的维护，坚持谁使用谁负责的原则。 会议室使用部门应督促与会人员自觉保持室内清洁卫生。 使用结束后，应做好卫生清扫、清除垃圾，桌椅摆放整齐有序。
