合同管理制度参考

　　1 目的

　　为进一步规范集团劳动合同签订及管理，促进劳动合同依法履行，保障集团及员工双方的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》及《中华人民共和国劳动合同法》的相关规定、当地劳动法规并结合集团公司相关制度，特制定本制度。

　　2 适用范围

　　本制度适用于集团各单位(公司)的劳动合同管理。

　　3 文件换版说明

　　本制度为第一版。

　　4 相关部门/人员职责

　　4.1人力资源部职责

　　4.1.1负责集团劳动合同及相关制度的起草、修订、完善、监督执行及解释工作。

　　4.1.2负责集团各单位(公司)劳动合同的管理，包括但不限于劳动合同的签订、续订、变更、终止和解除。

　　4.1.3负责集团总监级以上及协议工资人员劳动合同的组织签订。

　　4.1.4对集团各单位劳动合同管理提供指导与培训。

　　4.2各用人单位第一负责人职责

　　4.2.1全面负责本单位劳动合同的管理工作。

　　4.2.2全面负责本单位劳动合同签订及管理工作运行的规范性与有效性。

　　4.2.3负责本单位劳动合同续签审批工作。

　　4.3 各单位劳动合同管理人员职责

　　4.3.1各单位应设置兼职人员负责本单位劳动合同管理工作。

　　4.3.2负责本单位人员劳动合同签订的组织、管理、运行、续签及日常监督、检查工作。

　　4.3.3负责对本单位员工的基本情况、工作年限、劳动合同期限、劳动合同中的约定条款等进行动态管理，并记录员工履行劳动合同情况。

　　4.3.4 随时对本单位合同到期员工进行跟踪管理，及时做好续签的相关准备工作。

　　4.3.5负责监督管理本单位人员劳动合同执行情况，对在执行过程中出现的问题及时进行指导纠正，及时向上级领导汇报难以解决的问题。

　　4.3.6负责向集团劳动合同管理部门汇报本单位劳动合同管理执行情况、信息接洽等日常事务。

　　4.3.7劳动合同管理人员变动时，需根据《工作交接制度》相关规定，认真做好本单位劳动合同管理交接工作。

　　5 劳动合同的订立

　　劳动合同以书面形式订立。劳动合同的样本参照《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》、当地劳动部门的相关规定及集团有关劳动合同规定并结合各单位(公司)的实际情况制定。

　　6 劳动合同条款设置

　　具体包括以下内容：

　　(一)用人单位名称、单位性质、单位地址、法定代表人、委托代理人;

　　(二)劳动者姓名、住址和居民身份证或者其它有效身份证件号码;

　　(三)劳动合同期限;

　　(四)工作内容和工作地点;

　　(五)工作时间和休息休假;

　　(六)劳动报酬;

　　(七)社会保险;

　　(八)劳动保护、劳动条件和职业危害防护;

　　(九)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。

　　7 劳动合同的签订时间

　　7.1新员工

　　劳动合同的签订时间

　　公司新录用的员工，主管级以上岗位人员需提供离职证明或失业证明后,在上班一周内签订劳动合同，劳动合同生效时间按照员工办理入厂手续的日期进行约定。

　　7.2续签劳动合同的签订时间

　　员工劳动合同到期，公司愿意继续聘用与之续签合同的，须提前一个月发放《劳动合同续签意见征求通知书》(见附件3)。未按照公司指定时间、指定地点进行劳动合同签订的，则视为员工不愿意续签劳动合同。公司未继续聘用及不愿意续签劳动合同的，原劳动合同按期终止。

　　8 劳动合同签订地点

　　根据劳动合同法规定：订立劳动合同，应当遵循合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用的原则。为防止代签、非自愿签订等现象发生，避免因劳动合同签订造成的劳动纠纷，要求各单位劳动合同签订时，在公司指定的地点进行，并要求指定地点有录像监控，并由相关部门保留监控记录。未在公司规定地点签订的劳动合同属于无效劳动合同。

　　9 劳动合同的签订要求

　　9.1各单位(公司)的人力资源部门指定专人作为公司代表与员工面对面现场签订。不允许员工将劳动合同带回自行签订。

　　9.2员工在签订劳动合同时必须持本人身份证，并由指定的公司代表对员工身份进行核实后现场签订劳动合同。

　　9.3各单位在组织员工签订劳动合同前，需组织相关人员认真学习劳动合同内容及本制度规定。

　　9.4劳动者未按照以上要求进行学习、身份证件检验及劳动合同签订的，属于无效劳动合同。

　　10 劳动合同的填写要求

　　劳动合同上填写的内容要真实、准确，用黑色签字笔或钢笔工整书写正楷字体，具体填写规范如下：

　　(1)、甲方资料：用人单位、通讯地址、法定代表人根据企业营业执照内容填写。 委托代理人：法人单位第一负责人或公司指定代理人。

　　(2)、员工编码：一卡通编号。

　　(3)、身份证号码：如实填写，如无身份证号码，可以填写其他有效证件号码，但不可缺项。

　　(4)、家庭住址栏指现长期居住地地址，户籍地址指户籍所在地地址，以上两项内容填写格式为：__省__市__区(县)__镇(乡、街道)__村(小区)。

　　(5)、劳动合同类型与期限：有固定期限、无固定期限两种劳动合同类型，各岗位需按实际情况选择其中一种。

　　(6)、根据劳动合同法规定：劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月;劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月;三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。

　　同一用人单位与同一劳动者只能约定一次试用期，且试用期包括在劳动合同期限内。

　　(7)、工作内容：根据公司员工工作内容，按照以下几种类别填写：

　　1、高级管理人员

　　2、营销类

　　3、生产类

　　4、生产辅助类

　　5、后勤服务类

　　6、行政人员

　　(8)、工作地点：统一填写为：工作岗位所在地。

　　(9)、工作时间：根据公司生产经营情况及员工工作岗位性质，按照以下几种工时工作制填写。

　　1、营销、高级管理人员执行不定时工作制;

　　2、生产类、生产辅助类及后勤服务类人员执行综合工时制;

　　3、行政人员执行标准工时制。

　　(10)、乙方发生符合劳动合同变更书相关的条款时须签订劳动合同变更书。

　　(11)、签订劳动合同时，先由劳动者签字摁手印，然后由法定代表人或委托代理人签字或盖章，最后由用人单位盖章生效。

　　11 劳动合同的审核流程

　　11.1各单位劳动合同管理人员必须严格审核员工劳动合同的填写是否规范，对于书写潦草、填写不规范的劳动合同不予接收。

　　11.2集团人力资源部审核集团公司总监级以上及协议工资人员的劳动合同，确认无误后盖集团公司公章及法定代表人印章。

　　11.3各中心、部门(公司)劳动合同管理人员审核本单位人员的劳动合同并上报人力资源部。

　　11.4集团人力资源部对各单位劳动合同签订情况进行抽查审核，对发现不符合劳动合同管理要求的重新签订;审核通过的返回原单位加盖法定代表人印章及具有法人资格公司的公章。

　　11.5各单位劳动合同管理人员根据劳动合同审核流程，将所属部门人员当月盖章生效的劳动合同在系统中进行审核维护;并需在员工档案中体现员工签订的现行有效劳动、合同的起止时间及合同期限三项内容。

　　11.6集团人力资源部劳动合同管理员必须定期检查集团公司员工合同到期情况，将各类人员的合同到期情况提前一个半月提供给各单位第一负责人，由人力资源部门负责人与各用人部门负责人讨论是否续签，并将是否续签合同通知提前一个月通知员工本人，以便及时办理合同续签手续，避免劳动争议的发生。

　　12 劳动合同的存档

　　劳动合同签订一式三份，劳动合同签订后一周内返回员工本人保存一份，各单位劳动合同管理人员保存一份，集团人力资源部(公司)档案管理部门保存一份。总监级以上及协议工资人员劳动合同由人力资源部统一存档。

　　根据劳动合同法的要求，用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。

　　13 考核细则

　　13.1各单位未按照要求组织员工学习本制度及相关要求的，对其单位负责人负激励200元。

　　13.2因公司劳动合同签订人员未按照本制度相关签订要求进行签订或劳动合同管理人员审核不到位，造成无效合同签订的，经举报或监督部门发现未造成劳动纠纷的，责令其重新签订，并在公司范围内予以通报。

　　13.3因各单位劳动合同管理人员审核不到位，发生劳动纠纷等负面事件的，对劳动合同管理人员处以不低于300元的罚款，对单位第一负责人处以不低于500元的罚款，并在公司范围内予以通报。

　　13.4因各单位劳动合同管理人员对劳动合同文本保存不善或工作交接不到位，导致资料不完整及丢失的，每有一例，对相关责任人处以50元罚款，并对其直接上级处以100元连带处罚。

　　14 附则

　　本制度自下发之日起执行，原与之冲突的劳动合同相关规定同时废止。

合同管理制度参考

　　1.目的

　　为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于公司、所属各公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。

　　3.职责

　　3.1公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批;

　　3.2 公司办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是：

　　3.2.1负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同;

　　3.2.2负责制定销售、采购合同统一文本;

　　3.2.3负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理;

　　3.2.4负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查;

　　3.2.5负责经济合同纠纷的处理;

　　3.2.6负责经济合同的档案管理;

　　3.2.7负责本制度的监督执行。

　　4.合同的签订

　　4.1合同的主体

　　订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。

　　订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。

　　公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。

　　4.2合同的形式

　　订立合同，除即时交割(银货两讫)的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。

　　“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等)，除情况紧急或条件外，公司一般要求采用正式的合同书形式。

　　4.3合同的内容

　　4.3.1当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。

　　4.3.2合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。

　　4.3.3数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式(如电报、传真、送货单、等)。

　　4.3.4质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号;化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。

　　4.3.5价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。

　　4.3.6履行期限、地点和方式

　　履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式;

　　合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;

　　买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。

　　4.3.7合同的担保

　　合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。

　　4.3.8合同的解释

　　合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。

　　4.3.9保密条款

　　对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。

　　4.3.10合同联系制度

　　履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。

　　4.3.11违约责任

　　根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。

　　4.3.12解决争议的方式

　　解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方对仲裁机构不能达成一致意见的，可选择第三地仲裁机构。

　　4.4签订合同的工作程序

　　4.4.1签订合同前，业务人员或公司指定的其他谈判人员应按照本制度4.1条对对方当事人的有关情况进行审查，并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。

　　4.4.2销售、采购合同，由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室编写合同编号并加盖合同专用章，必要时，由总经理指定责任人员对合同进行合法性审查。

　　4.4.3除销售、采购合同以外的合同由总经理指定责任人员会同相关部门与对方当事人进行商谈，拟好合同条款，附合同会审表报总经理审批，由办公室加盖合同专用章。

　　4.4.4法律、行规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。

　　4.4.5合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管外，应当随合同会审表交存公司办公室一份备案。

　　5、合同的变更、解除

　　5.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。

　　5.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同

　　5.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的;

　　5.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务;

　　5.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行;

　　5.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;

　　5.2.5法律规定的其他情形。

　　5.3变更或解除经济的，应当采用书面形式(包括书信、电报);

　　5.4变更或解除经济合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理;

　　6.合同的履行

　　6.1公司及所属公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。

　　6.2在合同履行过程中，对本公司的履行情况应及时做好记录并经对方确认。

　　履行销售合同交付货物时应由对方当事人签署一式二份的收货单，一份留存对方，一份交销售部门备查。向对方当事人交付时应由对方当事人出具收条。

　　履行采购合同付款时应由对方当事人出具收款收据或收条，公司原则上只开具性抬头的转账支票，不允许以现金形式支付。

　　6.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司办公室处理，并报总经理。

　　6.3.1经营状况严重恶化;

　　6.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务;

　　6.3.3丧失商业信誉;

　　6.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形;

　　6.4债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认;

　　6.4.1在常年合同特别是常年销售、采购合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务;

　　6.4.2在对方当事人发生兼(合)并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。

　　7.经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼

　　7.1合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决;

　　7.2合同双方在一定期限(一般为一个月)内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告部门经理和总经理，并拟定处理意见，报总经理决定。

　　对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告公司办公室和总经理。

　　7.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报公司办公室。

　　8.合同的日常管理

　　8.1本公司实行二级合同管理，公司办公室全面负责公司的合同管理;销售、采购部门的业务人员负责所在部门的合同管理。

　　8.2公司的合同专用章专人管理，公司办公室、销售部、采购部各保管一枚，分别编号。公司的空白合同、授权委托书也由专人管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的空白授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。

　　合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、(已签订的合同)遗失的，应及时向当地机关报案，并登报声明。

　　8.3已签订的合同及送货回单，收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，销售、采购部门的业务人员应自行保管好;重要资料应将原件交公司办公室随合同保管。

　　8.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。

　　合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司办公室应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

　　9.考核与奖惩

　　9.1公司、所属各公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司办公室负责本制度执行情况的监督考核。

　　9.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。

　　9.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：

　　9.3.1未经授权批准或超越职权签订合同;

　　9.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书;

　　9.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同。

　　9.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：

　　9.4.1因工作过失致使公司被诈骗;

　　9.4.2公司履行合同未经对方当事人确认;

　　9.4.3遗失重要证据;

　　9.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的;

　　9.4.5合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告;

　　9.4.6其他违反公司相关制度的。

　　9.5公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。

　　10. 附则

　　本制度从 年 月 日开始执行。

合同管理制度参考

　　总 则

　　为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。

　　一、公司对外签订的各类合同一律适用本制度。

　　二、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。

　　合同的签订

　　三、合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。

　　四、签订合同必须遵守国家的法律、及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。

　　五、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。

　　六、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。

　　七、合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。

　　八、合同对各方当事利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。

　　合同内容应注意的主要问题是：

　　1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点;

　　2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应等。

合同管理制度参考

　　为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制定本制度。

　　一、请购及其规定

　　1. 请购的定义

　　请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

　　2. 请购单的要素

　　完整的请购单应包括以下要素：

　　⒂ 请购的部门; 请购物品所属项目; 请购的用途; 请购的物品名; 请购的物品数量; 请购的物品规格; 请购物品的样品、图纸或技术资料等; 请购的物品的要求时间; 请购如有特殊需要请备注; 请购单填写人; 请购部门主管; 请购单审核人; 采购副总审核; 财务审核人; 公司总经理。

　　3. 请购单及其提报规定

　　⑴ 请购单应按照要素填写完整、清晰，由公司领导审核批准后报采购部门; ⑵ 固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报;

　　⑶ 其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表)的格式填写提报; ⑷ 日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报;

　　⑸ 请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份;

　　⑹ 涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

　　⑺ 遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，

　　征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。

　　⑻ 如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 ⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

　　4. 公司物资请购单的提报部门

　　⑴ 公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报;

　　⑵ 公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报; ⑶ 公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

　　二. 请购单的接收及分发规定

　　1. 请购的接收要点

　　⑴ 采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;

　　⑵ 接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资

　　料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

　　⑶ 通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

　　⑷ 对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

　　2. 请购单的分发规定

　　⑴ 对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理;

　　⑵ 对于紧急请购项目应优先处理;

　　⑶ 无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

　　⑷ 重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

　　3. 采购周期的规定

　　⑴ 单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

　　⑵ 单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天; ⑶ 请购部门应按照以上规定的时间提前提报请购单采购部如未能按时完成采购任务

　　时应向领导说明原因;

　　⑷ 遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略。

　　三. 询价及其规定

　　1. 询价前应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

　　2. 属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

　　3. 对于紧急请购项目应优先处理;

　　4. 所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介结构询价;

　　5. 对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

　　6. 询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

　　7. 在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

　　四. 比价、议价

　　1. 对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

　　2. 对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

　　3. 收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格。

　　4. 重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

　　5. 参考目标价格与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

　　五. 比价、议价结果汇总

　　1. 比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

　　2. 比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

　　3. 如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

　　六. 合同的签订及其规定

　　1. 合同：是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。

　　⑴ 合同正文应包含的要素

　　1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;

　　2) 采购物品/项目的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分;

　　3) 包装要求;

　　4) 合同总额应含税，特殊情况应注明;

　　5) 付款方式;

　　6) 工期;

　　7) 质量保证期;

　　8) 质量要求及规范;

　　9) 违约责任和解决纠纷的办法;

　　10) 双方的公司信息;

　　11) 其他约定。

　　⑵ 合同签订及其规定

　　1) 如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任;

　　2) 拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

　　3) 为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价清单;

　　4) 遇货物订购数量较大且价格较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点;

　　5) 质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品保质期;

　　6) 详细约定的提供时间及要求;

　　7) 与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款;

　　8) 违约责任一定要详细、具体;

　　9) 比价汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

　　10) 合同签订应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查;

　　11) 合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;

　　12) 签订的所有合同应及时报送财务部门。

　　七. 付款及合同执行

　　1. 付款规定

　　⑴ 按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

　　⑵ 按照贵公司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)，该审批单巡签我那比后提交财务部付款;

　　⑶ 财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况狂延期付款的应及时通知采购部并汇报公司领导。

　　2. 合同执行

　　⑴ 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;

　　⑵ 已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;

　　⑶ 合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

　　八. 报验与入库

　　1. 报验

　　⑴ 供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收;

　　⑵ 对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行;

　　⑶ 达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收; ⑷ 质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质

　　检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任;

　　⑸ 用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

　　2. 入库

　　⑴ 公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收; ⑵ 合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运;

　　⑶ 质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受;

　　⑷ 质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单;

　　⑸ 质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定入库。